新校区基建档案归档及管理探研

杨力

摘 要：目前，我国教育事业发展迅速，高校在基础设施建设方面也给予了大力的支持，在新校区建设中做好基建档案归档与管理工作能够为后续活动提供有力的参考依据。鉴于此，文章结合基建档案管理现状对相关工作提出一些建议。

关键词：新校区;基建档案;高校档案;档案管理

基建档案管理是保障高校基本建设工作顺利实施与开展、避免出现重大失误的管理措施。在目前的高校中，学校更加注重对学生学习的管理，而忽略基础建设的管理，基建档案的管理工作也相对滞后。因此，往往有学校会由于基礎建设不合理导致学生学习效率受到明显的影响，从而使得学校整体教学能力和质量得不到提升。

1 高校基建档案的特性

第一，专业性。高校基建档案形成于高校基建活动的过程之中，涵盖地质勘查、主体建筑等工程活动中形成的行业专业内容，涉及建设单位﹑设计单位﹑地质勘探单位﹑施工企业﹑监理企业等多部门和单位，每个单位都会形成各自的材料，而材料又涉及地质、气象、环保、建筑﹑结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多方面的学科知识，这些都决定了基建档案内容具有专业性。第二，整套性。一个基建项目从项目计划到工程竣工验收，需要经过政府部门审批、设计部门论证设计，才能交由施工单位开始进行建设，在建设过程中还要接受监理单位监理、质检部门质量监控等，每一个环节中都会形成相应的材料，这些材料是相互关联的有序的一个整体。唯有将这些数量庞大、形式和载体多样且内容复杂的材料综合起来，才能完整而全面地记录整个基建项目的全过程。因此，高校基建档案具有整套性的特点[1]。第三，周期长。高校基建档案包括了一个基建项目从建设﹑立项﹑设计﹑施工﹑竣工等的所有档案资料，需要多个部门共同参与、相互协作才能完成。很多基建项目都要经历不止一年的时间，而是需要跨年度才能彻底完成，导致基建档案的收集整理也需要较长的一段时间，按要求基建项目要在竣工验收后五个月内完成归档工作。

2 新校区基建档案归档及管理可能存在的问题

2.1 档案管理模式陈旧

高校基建档案管理工作是一个与时俱进的工作。随着现代化建设的不断推进，学校教育中广泛应用计算机科学技术强化了教学工作的信息化建设。但是，基建档案管理工作的信息化建设水平却不高。目前，某些高校基建档案管理工作仍采用比较传统的管理模式，档案保存方式也大多以纸质版保存。纸质版保存方式具有许多弊端，会影响档案的正常使用及其有效性。同时，尚有一些学校的档案使用人工手写方式进行记录。人工记录不仅影响档案的质量，也容易出现一些失误，从而影响基建档案的质量。

2.2 工程档案管理人员专业化程度不够

基建档案涉及种类繁多，例如施工图纸、设计变更、材料进场复检报告、现场签证、会议纪要等方方面面。高校基建档案管理人员即使在档案管理方面综合能力较强，但对建筑工程方面的专业知识及建设模式了解程度不够，致使无法鉴别提交的档案质量，只是被动地接收。对哪些档案应该归档、归档材料包含哪些内容、内容的支撑材料没有清晰的认识，导致收集到的档案信息不全、深度不够、质量不高[2]。

2.3 管理手段脱节，制度体系欠缺

在项目档案管理的多数时间里，档案人员基本是处于单枪匹马状态，项目档案的收集、整理、整改、立卷、归档全部大包大揽。但是由于档案人员专业知识仅限于档案相关部分，对于项目资料内容的准确、完整方面无从下手。收集的档案在后期的检查中问题多多，而相应的监管、检查的责任主体却没有发挥自己的作用。

3 新校区基建档案归档及管理的改善措施

3.1 加强基建档案管理的信息化建设

为避免高校基建档案管理工作由于管理模式落后而造成管理质量下降的现象，高校应注重加强基建档案管理信息化建设，保障高校管理工作的正常有序进行。加强信息化建设，可以积极引进先进的管理设备，利用计算机网络技术对基建档案进行管理，将档案转化为容易被调取查看的数字化形式，从而保障档案质量不受损害，也能在需要时尽快调取。同时，要做好档案备份，全面提高档案管理的科学性。

3.2 规范工作流程，加强队伍专业化建设

依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设工程程文件归档整理规范》等相关要求，结合工作实际，对合同类文件、图纸类文件、伴随现场施工出现的文件等进行分类，对于较为统一归档的文件应制成标准化表格，并规定归档时限，痕迹化管理，责任到人。同时档案管理人员要不断加强对档案知识、建筑知识的学习，不断丰富知识储备，随着工程的进行，提高管理水平，提升综合素质。

3.3 遵守档案基础建设的原则

坚持建设档案是对基本建设全程的记录的原则，需要基础建设的相关管理人员，严格遵守工程的建设管理和档案管理的相关标准和规定，对基础建设工程项目从提出、立项、审批、施工、竣工的过程有一个清晰明了的规划和认识，并且，将这些过程及其内容进行详细的记录和及时的保持归档，以方便日后相关工作人员进行查阅。同时需要相关工作人员对其保持较高的重视程度，将其中的细节和环节进行清楚的记录，避免出现遗漏的内容[3]。高校基础建设工作主要包括教学设施的完善、教学环境的创造以及学校周边设施的建设等，高校基建档案管理要将这些档案进行一定的分类保存，确保档案管理工作的科学性。

3.4 提高档案利用效率

首先要领导重视，加大资金投入，为数字化建设提供相应的资金保障，提供完备的网络设施、必备的计算机设备和规格较大的扫描仪，以确保数字化建设的有效开展。其次，不管是档案资料的收集整理，还是日常管理，最终还是为了档案利用。高校基建档案管理应将建校以来所有基础建设的相关档案进行管理与保存，因此，基建档案在一定程度上也彰显了高校的历史底蕴。基建档案越完善系统，则高校管理方式越合理。同时，良好合理的基建档案管理体系能为学校进一步发展与教学创新提供平台，保障学校基础建设的合理性，也能为学生营造更加良好的学习环境，提升学校人才培养的效率。

3.5 完善管理机制

首先是加强对档案的收集，档案产生于整个工程之中，所以档案的数量有很多，并且目前档案的存在形式也更加的多样，所以在档案的整理之前，需要对所有的档案进行收集，保证档案的准确和完整，可以成立专门的档案收集小组，并且给每个人派分详细的收集工作，还可以建立赏罚制度，档案的收集做到效率高质量好的可以适当地进行奖励，而没有完成工作或者收集的档案不完整不准确，就要受到一定程度的惩罚。其次，还需要提高档案管理的工作设施，具体的做法可以增设计算机终端，实现档案管理的信息化电子化，不仅可以减少档案储存的区域面积，还能够得益于网络的安全性，使得档案管理的安全系数得以提高;还可以进行区域互联网的建设，使档案在以后的使用中可以更加的方便，提高档案的使用率。

4 结语

总而言之，高校基础设施建设是保障高校教学工作顺利开展、培养更多高素质高技能人才的条件，基建档案又是所有基础建设工作相关资料的体现。因此，高校基建档案管理工作应该加强信息化建设，构建完善的安全系统，完善管理机制，通过多方面努力提高高校基础设施建设档案管理水平。

参考文献

[1]施秀平.数字化转型大背景下的高校基建档案管理工作[J].城建档案，2017（5）：60-61.

[2]章志勇.基于高校基建档案管理的进一步思考[J].科教导刊（上旬刊），2014（11）：17-18.

[3]秦红.浅谈高校基建档案信息化建设[J].办公室业务，2018（19）：189.