不动产登记单位档案管理现状与改革方案研究

摘 要：为推动不动产登记单位档案管理领域的健康发展，笔者以《不动产登记单位档案管理现状与改革方案研究》为课题，从不动产登记单位档案管理现状入手，对其进行了全方位、深层次地剖析，并在此基础上全面而深入地探究了不动产登记单位档案管理改革方案。

关键词：不动产登记;档案管理;现状;改革方案

一、不動产登记单位档案管理现状

随着我国国民经济水平的不断提升和人们对保护不动产意识的不断觉醒，对国内不动产登记单位各项工作都提出了更为严格的要求。不动产登记关乎每个国民的根本利益，尤其是在当前的经济背景下，如何才能更好地保护国民的不动，并为国人提供更好的不动产登记服务成为每个不动产登记单位工作人员必须认真思考的问题。不动产登记工作内容非常复杂，而且工作内容也非常之多，这就使不动产登记单位在面临发展机遇的同时还需要迎接更为严峻的挑战。做好档案管理工作不仅是提高不动产登记单位工作效率和工作质量的基本要求，同时也是更好保护国民合法权益的必然选择。时代的进步也促使我国经济整体水平得到了提升，为了更好地在国家内部落实物权法规定，保护人民的合法财产，我国提出建立统一的不动产登记制度，有效地保护人民的不动产财产。然而，在实际工作中，因为很多人对于不动产登记制度并不了解，或者说了解的不够透彻，所以很多时候都不能与不动产登记单位档案管理人员有效配合，在很大程度上影响了不动产登记中心档案管理工作的效率和质量。总的来讲，当前国内不动产登记单位档案管理工作存在的主要问题有：

（一）不动产登记档案开发和利用环节存在问题

在当前的社会背景下，不动产登记单位档案的开发与利用环节同样存在着一些问题。我们正处于一些信息大爆炸的时代背景下，信息分享已经成为很多人的共识。政策的变动不但会给不动产当事人产生很大的影响，同时还会影响到不动产登记单位档案管理人员的工作。就当前的情况而言，档案管理人员在管理不动产登记档案而过程中仍然处于一个“半封闭式”的状态，也就是说，在这个过程中并没有对外完全开放，很多不动产登记档案只限于内部人员使用，而其他机构部门人员想要查阅这些档案时往往比较费时费力，甚至很多时候都不一定能获得批准。再应用不动产登记档案资源时，其整体的应用范围非常小，在档案的开发与应用方面还有很大的提升空间。从这里我们就可以看出，在对不动产登记单位档案进行管理时，由于部分单位和从业人员缺乏主动性，所以往往导致档案的利用和开发效率比较低，只能通过国家相关部门的政策指导，才能实施进一步的发展。

（二）不动产登记档案管理手段老套

不动产登记档案管理涉及到很多人的根本利益，而随着人们生活水平的不断提升，人们对于不动产登记档案管理的要求必然会越来越高。在这种情况下，如果档案管理部门不能改革管理方式，那么就只能通过增加人工成本来提高管理效率，那么这无疑会降低档案管理部门竞争力。当前国内不动产登记档案管理手段仍然比较老套，并未有效发挥出现代化不动产登记档案管理科技的作用和优势，致使档案管理信息化水平得不到有效提升，档案管理效率低下。我们知道，档案管理是一个细致性的工作，很可能会因为档案管理人员的一点疏忽大意而给用户带来很多的问题。大数据技术、云端技术、人工智能技术等新兴技术已经在很多领域被有效利用，很多不动产登记档案管理部门似乎并没有将这些前沿技术引入到实际工作当中，而传统的档案管理方式对提高档案管理质量的效果并不明显，这都显露出不动产登记档案管理手段老套的现状。

（三）不动产登记档案管理制度不够完善

正如前面所论述的那样，不动产登记档案管理是一个非常复杂的工作体系，不仅对档案管理人员的综合能力和综合素养有很高的要求，同时还要求有完善而有效的档案管理制度作为基础。档案管理制度不但能够为档案管理人员指明工作方向、提出工作要求，同时还可以明确他们的责任和义务，避免档案管理人员消极怠工、得过且过。在不动产登记档案管理工作中，常常会存在这几种情况：一是，不动产登记档案在进行移交的过程中由于信息传达不到位而出现档案遗漏或者混乱的情况，给后续的档案查找和分类带来很多麻烦;二是，在对不动产登记档案进行备案时有时候会产生遗漏的问题，致使这些档案存在漏洞、不健全，信息出现严重的缺失;三是，在承接不动产档案时产生纰漏，影响了人们对不动产登记单位档案管理工作的满意度，同时还使国民的不动产面临安全问题。虽然说档案管理过程中出现的这三个问题最为常见，但是导致这些情况发生的因素却并不是单一的，而是受到较多因素而影响。比如，由于不动产登记单位不同部门进行人员整合，而任务交接环节不够细致就会导致档案管理出现问题;还有就是那些从事档案管理而工作人员由于工作能力不足，或者缺乏高尚道德职业道德素养，没有严格按照相关规定开展工作，所以达不到档案管理的实际要求，导致档案管理出现遗漏和管理混乱等现象。因此，要想避免这些情况的发生，就必须要完善而制度作为保证。

二、不动产登记单位档案管理改革方案

为了更好地为广大人民群众提供不动产登记服务，同时推动不动产登记单位档案管理领域的健康发展，我们除了要清楚地认识到当前不动产登记单位档案管理工作中存在的问题以外，更重要的是针对这些问题提出相应的改革方案，以科技在手段促进不动产登记单位档案管理工作的发展。

（一）积极开发不动产登记单位档案并提高其利用率

在当前的社会背景下，不动产登记单位档案已经成为一种非常重要的资源。开发不动产登记单位档案不仅能够为更好地服务公众奠定基础，同时还可以让公众更清楚地了解到国内不动产登记单位档案信息，使他们知道如何才能更好地保护自己的不动财产。当然，提高对不动产登记单位档案利用率也是推动不动产登记单位档案管理工作改革、更好服务群众的强有力手段。作为不动产登记单位档案管理人员，对于一些不重要或者不涉及客户隐私的档案信息他们就可以根据查阅档案对象的身份给予他们权力，让这部分人有使用档案信息的权利，提高不动产登记单位档案利用率。只有合理、有效地利用这些档案信息，档案管理工作才有意义，才能为人们服务。

（二）用科技引领不动产登记单位档案管理工作发展

科学技术永远是第一生产力，而在科学技术的带动下，与过去相比，企业的科技感越来越强、自动化水平也越来越高。不动产登记单位档案工作非常复杂，而且每天都有新的档案信息产生，如果单纯地依靠人工对档案信息进行归类、选择，那么就不能有效降低档案管理人员的工作负担和工作压力。在这个过程中，我们完全可以将大数据技术、人工智能技术引入到不动产登记单位档案管理工作，用科技带动档案管理工作的发展。大数据技术是目前应用范围最为广泛的科学技术之一，已经成为很多领域不可或缺的重要工具。大數据技术能够帮助人们筛选信息、管理信息、应用信息，从那些错综复杂的档案信息中找到最有价值的信息，从而更方便人们进行档案管理。用科技引领不动产登记单位档案管理工作发展不仅是时代赋予给该工作体系的“权力”，更是现代人对不动产登记单位档案管理工作提出的新要求。可以说，只有在不动产登记单位档案管理工作中融入更多的科技元素，整个工作才能更有序、更规范化地进行。

（三）完善不动产登记单位档案管理制度

有效的档案管理制度不仅有利于规范管理人员的思想和行为，同时也是提高档案管理质量和管理效率的重要基础。制度不完善就会导致档案管理工作产生混乱，并可能会产生一些其他负面影响。因此，政府相关部门要发挥出自己的作用，及时承担自己的责任和义务，以国情为基础加强不动产登记单位档案管理制度建设，并秉承以人为本的服务理念，切实维护公众的根本利益，提高人们对不动产登记单位档案管理工作的满意度和认可度。当然，公众也可以进行监督管理，针对当前不动产登记单位档案管理工作存在的问题给出合理性的建议。

三、结语

综上所述，从当前不动产登记单位档案管理现状来看，当前国内不动产登记单位档案管理工作存在着一些问题，这些问题的存在推动不动产登记单位档案管理领域的健康发展。为了更好地为广大人民群众提供不动产登记服务，促进其不动产登记单位档案管理领域的健康发展就必须针对其存在的问题进行改革与创新。

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作者简介：徐波（1971-），女，汉族，吉林敦化人，大专，（档案类）中级馆员，研究方向：档案管理。