浅析民办高校档案归档范围中的问题

【摘 要】永久保存的档案。

【关键词】永久保存;最有价值;最重要的信息资料

在民办高校档案归档过程中，档案的归档范围是一个重要的问题，直接涉及到学校管理档案的水平。民办高校档案按照保管期限区分，可分为三种：永久保存的档案、保存30年的档案、保存10年的档案。其中，永久保存的档案是学校最有价值的档案，包含学校所有最重要的信息资料。所以，在确定档案的归档范围的时候，首先就是要准确界定——哪些档案需要永久保存。

目前，按照《档案法》、《档案法实施办法》、教办1993年429号文件《高等学校档案工作规范-高等学校档案实体分类法》、2003年发布的国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》、2008年发布的教育部和国家档案局27號令《高等学校档案管理办法》、2015年发布的《归档文件整理规则DA/T22-2015》等相关法律法规，结合实际工作中各个公办高校和民办高校的档案管理情况，笔者分析和归纳一下民办高校各部门档案归档范围中永久保存的档案，尤其是地位比较重要的党群档案和行政档案。厘清需要永久保存的党群档案和行政档案，对收集整理、分类、保管档案的工作来说至关重要。

首先，在所有党群档案中（分类号DQ），最有价值、需要永久保存的是下列档案——

一、在学院各种党委会议中，相关会议记录、纪要、决议、其他会议通过的文件（分类号DQ11）;

二、在学院其他会议上，中央、部级、省级、市级领导来学院做的重要报告记录和检查工作的会议记录（与党务工作有关，包含声像材料）（分类号DQ11）;

三、学院党委领导参加上级领导部门召开的各个会议中，收到的与本单位工作有直接关系、需要长期贯彻执行的文件（分类号DQ11）;

四、上级党委颁发的针对本单位工作的决议、决定、指示、命令、条例、规定、批转文、通知、通报等等文件，如果是针对本单位工作的，归入本年度永久保存的行政档案中去（分类号XZ11），如果是并非针对本单位、只是学院工作中必须长期执行贯彻的，归入本年度保存30年的行政档案中去（分类号XZ11）;

五、以学院党委名义下发的决定、规定、条例、批转文、通知、通报等等（分类号DQ11）;

六、以学院党委名义给上级党委的请示报告和上级的批复（分类号DQ11）;

七、学院党委和党委办公室下发的各类文件（分类号DQ11）;

八、学院党委、党委各部、委、办、各个党总支、直属支部的印模册（分类号DQ11）;

九、学院党委、党委各部、委、办、各个党总支、直属支部启用、销毁印章印模册的通知和实物（分类号DQ11）;

十、上级纪委、监察机关关于纪检工作的指示、决定、通知，如果是专门针对本单位的，归入本年度永久保存的行政档案（分类号XZ11），如果是并非针对本单位，只是一般普发性文件，归入本年度保存30年的行政档案中去（分类号XZ11）;

十一、上级召开纪检、监察、审计工作会议上我院人员代表我院的发言交流材料（分类号DQ12）;

十二、纪委、监察工作的计划、总结、报告、调查材料和重要统计（分类号DQ12）;

十三、学院党委党政年度学期工作计划、工作总结、报告简报等等（分类号DQ13）。

十四、上级关于任免本院干部的批复、通知、本学院上报的有关材料（分类号DQ13）;

十五、学院报上级备案的任免干部的报告和批复（分类号DQ13）;

十六、本学院出席上级党代会的代表名单和登记表等材料（分类号DQ13）;

十七、本学院各级人大代表、政协委员名单名册和上报审批材料（分类号DQ13）;

十八、学院党委对本部党总支、直属支部、党政部门任免干部的材料（分类号DQ13）;

十九、学院审批改选、建立、撤销下属各部门的支部的材料（分类号DQ13）;

二十、学院考核处级以上干部的材料、考察后备干部的材料（分类号DQ13）;

二十一、有关批准入党、转正、延期转正、退党、取消党员资格、保留党籍的处理材料和复查报告、旁证材料（包括关于入党积极分子、预备党员、正式党员的请示、决议、公告、通知、批复等等）（分类号DQ13）;

二十二、本学院党内情况调查报告、情况分析材料（分类号DQ13）;

二十三、本学院整顿党组织的工作中形成的重要材料（分类号DQ13）;

二十四、学院关于组织、统战工作的总结和重要汇报材料（分类号DQ13）;

二十五、上级召开组织、统战工作会议上代表我院的发言、交流材料（分类号DQ13）;

二十六、本学院党内表彰先进的决定、名单、总结和先进事迹材料（分类号DQ13）;

二十七、上级党委表彰的本学院优秀共产党员、优秀党务工作者（分类号DQ13）;

二十八、本部历年党员名册、新党员名册（分类号DQ13）;

二十九、上级机关关于组织、统战工作的指示、决定、通知，如果是针对本单位的，归入本年度保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是一般普发性的，归入本年度保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

三十、学院宣传工作计划、决定、情况汇报、总结、简报（分类号DQ14）;

三十一、国家、部级、省级、市级上领导来学院视察的材料，包括照片、录音等等声像材料（分类号DQ14）;

三十二、反应学院历史发展的重要活动（包括名人纪念活动）中形成的有保存价值的文字和声像材料（分类号DQ14）;

三十三、上级有关宣传工作的重要指示通知，如果针对本单位的，归入本年度保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是一般普发性的，归入本年度保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

三十四、学院工会年度工作计划和总结（分类号DQ15）;

三十五、学院工会工作的重要统计材料、财务预算决算报表（分类号DQ15）;

三十六、教职工被授予全国、省级、市级劳动模范、劳动奖章获得者、优秀教师、优秀教育工作者、教书育人先进工作者、先进工作者、三八红旗手的名单和事迹材料（包括荣誉证书和公告通知等等）（分类号DQ15）;

三十七、教职工被授予其他全国、省级、市级荣誉称号的名单和事迹材料（包括荣誉证书和公告通知等等）（分类号DQ15）;

三十八、本学院工会干部名册、会员名册、会议记录、规章制度、工作职责、岗位责任制度、历史沿革等等（分类号DQ15）;

三十九、评选学院以上先进工会集体和优秀工會积极分子的材料（分类号DQ15）;

四十、对学院工会会员纪律处分的材料（分类号DQ15）;

四十一、学院工会参加校外省级市级活动时候得到的荣誉证书和名次成绩（分类号DQ15）;

四十二、学院工会承办省级市级活动的时候，得到的荣誉证书和名次成绩（分类号DQ15）;

四十三、本学院工会向党委、上级工会的请示和批复（分类号DQ15）;

四十四、学院党委有关工会工作的重要指示、工会贯彻的计划（分类号DQ15）;

四十五、上级机关关于工会工作的重要指示、决定、通知，如果是专门针对本单位工会的，归入本年度保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是一般普发性的，归入本年度保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

四十六、学院团委工作计划、总结、重要汇报材料（分类号DQ16）;

四十七、团代会学代会形成的材料（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）（分类号DQ16）;

四十八、全学院团干部名单、团员名单、团内情况统计年报表（分类号DQ16）;

四十九、批准入团、离团材料和名单（分类号DQ16）;

五十、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料（分类号DQ16）;

五十一、学生社团、学生管理章程和统计材料（分类号DQ16）;

五十二、团委部门职责、学生会部门职责、岗位责任制度、机构沿革等材料（分类号DQ16）;

五十三、学院团委组织参加的校外市级省级全国的活动的时候，得到的荣誉证书（分类号DQ16）;

五十四、学院团委承办的校外市级省级全国的活动的时候，得到的荣誉证书（分类号DQ16）;

五十五、上级机关关于共青团工作的重要指示、决定、通知等，如果是专门针对本单位工会的，归入本年度保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是一般普发性的，归入本年度保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

五十六、学院有关学生思想政治工作的计划和总结（分类号DQ16）;

五十七、学院有关学生思想政治工作的重要决定、通知、条例，但是如果是学院用正式发文形式形成的与学生思想政治教育有关的文件，有具体文号，是嘉南院学[XX]XX号这种模式的，归入本年度保存永久的行政档案（分类号XZ11）;

五十八、上级机关关于学生思想政治工作的文件，如果是专门针对本单位的，归入本年度保存永久的行政档案，如果是一般普发性的，归入本年度保存30年的行政档案;

说明：凡是以学院正式发文形式形成的党群档案，拥有嘉南党[XX]XX号、嘉南纪[XX]XX号、嘉南党宣[XX]XX号、嘉南工[XX]XX号、嘉南团[XX]XX号等文号的，都是永久保存的党群档案，分类号DQ11-16。

其次，在行政综合档案中（分类号XZ11），最有价值、需要永久保存的是下列档案——

一、上级单位颁发的、针对本单位本学院的重要方针政策的有关指示、决定、命令、条例规定、办法、通报、重要通知等等;

二、学院和学院办公室印发的各类文件;

三、学院教育事业规划计划方案、报告、上级批复、各部门的请示、学院的批复;

四、学院学年学期的工作要点和工作总结;

五、学院历史沿革、概况、介绍、各类信息刊物、大事记、校史材料;

六、学院的评估材料;

七、国家、省级、市级领导来学院视察的讲话记录等等材料;

八、院长办公会议的记录纪要、讨论材料;

九、院长召开的有各个部门主要负责人参加的会议的记录;

十、学院一般工作会议的记录和讨论材料;

十一、院领导外出参加上级机关召开的高校工作会议中代表学院在会上的发言;

十二、学院各类委员会、领导小组成员名单;

十三、学院机构设置调整、更改名称;

十四、学院和各个部门启用、销毁印章的材料和实物;

十五、学院统计年度报表、统计材料分析汇编等材料;

十六、学院与国内外有关单位签订的合同、协议等文件材料;

说明：凡是以学院正式发文形式形成的行政档案，拥有嘉南院[XX]XX号、嘉南联发[XX]XX号、嘉南函[XX]XX号、嘉南院办通[XX]XX号等文号的，都是永久保存的行政档案，分类号XZ11。

再次，在行政人事档案中（分类号XZ12），最有价值、需要永久保存的是下列档案——

一、学院人事工作计划、报告、总结、调查材料;

二、关于机构、编制规划、计划报告、上级批复;

三、关于学院内部机构设置、变化的文件材料;

四、人事、劳动工资统计报表;

五、学院历年教职工名册、登记表;

六、上级有关人事工作的文件，如果是专门针对本单位的，保存永久，如果是一般普发性的、不针对本单位的，保存30年;

七、学院人事工作的规章制度、会议记录;

八、学院各部门的职责、岗位责任制度、机构沿革、大事记等材料;

九、师资培养、管理工作计划、规定、总结;

十、表彰奖励先进集体、先进教职工的材料;

十一、处分教职工和复查、撤销处分的材料;

十二、录用博士、硕士、本科、大专、中专毕业生的名单和材料;

十三、调入人员的批件、报到介绍信、工资转移介绍信;

十四、教职工调出的材料，包括转移行政、工资关系介绍信的存根;

十五、教职工学院内部调动材料;

十六、合同制职工的合同、解除合同的报告、决定、通知等有关材料;

十七、教职工辞职、申请自费留学的报告、批复、有关材料;

十八、本学院有关教师、其他专业技术人员、行政人员评审职务、晋升职务的文件、规定、重要会议记录、学院领导的批示、工作总结、统计材料;

十九、上级机关下发的有关教师、其他专业技术人员、行政人员职务评审、晋升的文件，如果是专门针对本单位的，保存永久，如果不是专门针对本单位的、一般普发性质的，保存30年;

二十、教师、其他专业技术人员、行政人员评审、晋升职务的审批表;

二十一、聘任工人技师、高级技师的文件、人员晋升名单、申报表等材料;

二十二、本学院聘任兼职教授的记录和有关材料;

二十三、本学院教授被外单位聘任为兼职教授的有关函件;

二十四、本学院调整工资的文件规定;

二十五、上级机关有关调整工资的文件，如果是专门针对本单位的，保存永久，如果不是专门针对本单位的、一般普发性质的，保存30年;

二十六、本学院人员晋升职务、调整职称和工资的汇总表、工作总结;

二十七、录用人员的起薪通知单子;

二十八、各类人员的转正定级名单和有关材料;

二十九、为学院做出突出贡献的专家名单、享受特殊津贴人员名单、相关申报材料;

三十、职工出国、离休退休、死亡的停薪通知单;

三十一、教职工福利、困难补助（包括遗嘱补助）等工作规定和申报表;

三十二、教职工丧葬费、抚恤金记录的有关材料;

三十三、教育事业单位因公受伤的审批材料，如果是一般的因公受伤，保存30年，如果是因公受伤致残，保存永久，具体材料包括医院诊断、证明材料、学院报告和审批意见等等;

三十四、学院关于经济管理的办法，包括發放奖酬金、津贴的办法。

说明：凡是以学院人事处正式发文形成的文件，拥有嘉南院人[XX]XX号这样的文号，是永久保存的行政档案，分类号XZ12。

最后，学院各个分院和基础教学部有各自的行政综合档案（分类号XZ11），一般来说是保存30年，但是如果是以学院各个分院和基础教学部正式发文形成的文件，拥有嘉南XX（分院代号）[XX]XX号、嘉南基[XX]XX号这样的文号，都是永久保存的行政档案，分类号XZ11。

作者简介：

蒋斯茵，1979年2月12日出生，女，汉族，上海市，本科，助理馆员，研究方向：行政管理。

（作者单位：上海交通大学嘉兴南洋职业技术学院）