石油机械制造零部件销售管理

吴静

摘要：从上个世纪七八十年代一直到本世纪初是国内石油机械制造企业积累时期，这个时期的国内石油机械制造企業主要是引进和吸收国外先进的技术和质量管理经验，经过几十年的自我创新和反复实践，如今的国内石油机械制造企业产品无论是技术水平还是质量都与国外发达国家的产品差距越来越小。中国制造的石油机械设备在国内及国际上的销售量和持有量飞速增长势必会推动零部件销售向信息化和专业化方向发展。过去，零部件销售业务是销售部门辅助业务，如今的销售部门零部件销售订单几十、上百倍增加，作为企业利润的重要来源，作为将企业，客户和最终用户之间真正连接在一起的纽带，企业管理层意识到零部件销售的重要性。国内大中型石油机械制造企业将销售部门的零部件销售与整机设备销售进行分离，设立了专门的零部件销售职能和零部件销售管理职能来帮助和扩大零部件销售，同时信息系统如ERP系统和办公软件如EXCEL数据表开始被运用到零部件销售业务管理中。

关键词：石油机械制造企业;零部件销售订单;零部件销售管理职能;ERP系统;EXCEL数据表

一、石油机械制造企业零部件销售管理职能概述

国内大中型石油机械制造企业将销售部门的零部件市场销售职能负责对外，由若干零部件销售人员组成，他们负责开拓市场和沟通客户，努力实现企业下达的零部件销售目标;零部件销售管理职能负责对内协调和管理，由若干零部件销售管理人员组成，他们负责零部件销售订单的排产，零部件收发料跟踪，零部件存货定期盘查等一系列在零部件订单交付给客户前的工作，工作目标是确保销售市场人员从客户那里获得的零部件订单按照合同规定及企业或销售部门的流程规定顺利按时生产出来并实现交付.

二、石油机械制造企业零部件销售管理使用的计算机软件

石油机械制造企业的零部件销售管理职能需要利用现代化的信息管理软件来帮助实现管理。利用各种软件对零部件销售过程中的活动进行记录，跟踪，总结，从而发现活动中的问题，为决策者和销售团队提供信息支持。目前常用的管理软件包括ERP系统和EXCEL办公软件。ERP系统是英文Enterprise Resource Planning的缩写，全称为企业资源计划。从概念上来看具体指的是在信息化在基础上，通过系统化管理思想的指导，为企业提供一个科学化的决策管理平台。ERP系统最早起源于20世纪60年代，最早应用于物料需求计划当中，之后在80年代中期又在制造资源计划当中得到了充分 的发展，在90年代的社会经济大变革当中真正走向技术上的成熟⑴。零部件销售管理人员通过ERP的部分功能实现零部件订单跟踪管理。ERP系统信息数据庞大，查询跟踪信息比较零散，销售部门零部件管理人员还需要使用EXCEL数据表来对零部件订单的相关信息进行整合。EXCEL专注于表格和数据的自动筛选和计算，功能强大，其中的函数功能适用于对整合在表中的信息进行统计、分析。

三、石油机械制造企业零部件销售管理

零部件销售订单管理包括以下四个方面的内容：零部件订单排产;零部件在库房的收发料跟踪，EXCEL表格在零部件销售订单排产和收发料及积压库存管理中的运用。

1.零部件订单排产

零部件订单的排产是在ERP系统的SD 模块（销售模块）中完成;按照ERP系统对生成销售订单的要求，须在ERP系统中输入订单的关键信息：买方在ERP系统中的代码，零部件编码，数量，价格，收料库房代码等，信息填入完毕后，ERP系统会生成一个系统内的销售订单号。

2.作为销售产品的零部件收发料;

离散型制造企业的库房种类很多，根据零部件的生产状态可分为在制品库和产成品库;产成品库根据来源又可分为自制品库和外购件库;外购件库还可以按照零部件属性进行细分，如国产件库和进口件库，钢材库和工具库等等;对于零部件销售管理人员而言，以上这些分类的库房统称为发料库房，即可以不用进入加工环节而直接从这些库房将零部件领到包装库。包装库是企业专门为零部件销售业务而设置的特殊库房，顾名思义，包装库房是用于暂时存放等待包装和发运的零部件产品，销售部门会根据客户的要求来确定何时发运哪些零部件。企业为零部件销售业务还设置了另一类特殊库房即外埠库房，从企业包装库房发运后但还未完成开具增值税票或做收入等财务结算的零部件需要暂存在外埠库房，寄售在客户地点的库房也属于外埠库房。外埠库可以是真实也可以是虚拟库房;无论是真实的外埠库还是虚拟的外埠库，外埠库的存在都表示零部件已经离开了企业，但是还未做财务结算。综上所述，发料库——包装库——外埠库是直接作为产品销售的零部件的三个停留点或追溯位置，跟踪零部件的收发料状态也就是了解零部件处在哪个位置。在ERP系统会为每个库房设置库位代码来表示。在EPR系统MM模块（物资模块）中，零部件从发料库转到包装库，包装库转到外埠库等一系列动作都是由物流部门来操作完成的。销售部门可以通过MM模块的查询功能，跟踪了解零部件所处的状态。

3.EXCEL表格在零部件销售订单排产和收发料及积压库存管理中的运用

通过ERP系统排产零部件订单及查询零部件订单生产和收发料只能针对某一个或几个订单进行查询和跟踪。实际情况是销售部门的零部件订单非常多，而且单个订单里面的项目也多少不一，少则一两项，多则几百项。销售部门为了了解或统计当月或者全年的零部件排产、发运及存货情况，最简单和经济的方式是采用EXCEL表格将每个订单的主要信息进行整合，统一录入和管理。EXCEL表强大的统计和计算功能可以方便快捷地将零部件的生产销售情况进行跟踪和管理。

销售管理职能的订单排产信息，订单生产跟踪信息和订单收发料信息可以整合在一个EXCEL表里，多人共享，销售人员可以实时跟踪了解所有零部件订单直到发运前的任何状态或节点的信息。

第一列为零部件订单编制的排产序号，排产序号的编制规则是月份+顺序。

从这个EXCEL编制的零部件订单台帐中，可以发现EXCEL将订单的信息，ERP系统中的信息，以及收发料零部件的移动信息都整合在了一起，零部件销售管理人员通过实时录入和维护这个台帐，可以方便销售人员和销售部门经理随时了解零部件订单的情况。

零部件订单的收发料监控还包括对包装库库房和外埠库库房的零部件数量的监控。销售部门负责的库存可以理解为生产完成并从发料库房领到包装库的零部件以及从包装库发到外埠库没有完成开票做收入的零部件。为了保证零部件存货正常的流动性，企业往往会要求在包装库及外埠库的库存不能存放超过二个月。但实际情况是，企业存放在包装库及外埠库的存货超过一年以上的情况也有很多。因此销售管理人员需要对销售部门负责的包装库和外埠库的零部件存货进行监控，存放时间过长的零部件需要反馈给销售人员分析原因并及时进行清理。和前面的零部件订单排产和收发料管理一样，依然可以利用ERP系统和EXCEL办公软件进对零部件库存进行跟踪和管理。

通过EXCEL中的函数Vlookup将截止到6月底的库存数量导入，从而得出7月新增存货的情况和减少的存货数量。销售管理人员与库房收发料人员每月对帐，可以将每项库存物料对应订单号，入库时间和销售人员姓名等信息整合到同一表中。

石油机械制造企业的零部件销售管理的核心目的是支待零部件销售，因此未来还可以进一步扩大职能内容，比如将零部件的成本价格，零部件订单的应收帐款等重要内容纳入到零部件销售管理职能范围内，除了ERP系统和EXCEL数据表，后期还可以利用VB等与数据自动化处理和编程软件建立更宠大精确的零部件销售数据库。

参考文献：

[1]李攻，浙江中小企业ERP应用现状分析与对策思考【J】华东经济管理，2008.22（1）：24-27

[2]诺立教育. EXCEL 数据处理高手.北京：机械工业出版社，2017：237-238