新时代医院人事档案管理工作有效性研究

张国栋

【摘要】随着公共医疗卫生事业改革的不断深化，医院改革也进入了关键期。医院人事档案管理工作，在医院管理工作中发挥着重要的作用，在新时代，医院面临着全新的挑战与全新的机遇，提升人事档案管理工作的质量，实现创新的管理模式，使其更高效、更科学地支持医院的医疗工作。笔者凭借多年的工作经验，对人事档案工作进行了总结与归纳，并提出了具体的工作措施，希望对同行有所助益。

【关键词】医院人事档案;人事档案管理工作;新时代

在我国，人事档案管理概念已经有了很长的发展史，简而言之，人事档案管理就是以个人为单位，通过档案学管理制度，对个人档案进行归纳与保管的过程。人事档案的有效管理，能方便单位或企业对员工更好地考核与评价，确保员工管理的有效性。只有真正发挥档案管理工作的作用，才能有效地管理队伍的建设，才能让医院在可持续发展的道路上越走越远。

一、人事档案管理工作存在的主要问题

（一）档案资料内容质量问题。现阶段，很多医院整理与留存的人事档案大多是个人经历、学历、政治面貌等有关内容，与简历没有太大的差别。而这样的人事档案管理不能全面反映个人发展的状态，不利于企业对员工的评价与考核。

（二）管理手段落后、管理设备缺乏。人事档案资料内容丰富、种类繁多，而且具有一定的复杂性，然而管理手段的落后，不仅违背了时代的发展要求，同时，也没能充分利用科技带来的诸多便利，尤其是硬件设施水平的落后，直接制约了人事档案管理工作的效率，造成了管理的无效性或者低效性。

（三）档案管理人员的素质有待提升。人事档案中涉及了很多个人隐私问题，这就要求管理有着较高的专业素质与政治素质，对其隐私问题进行保密。除了档案安全性问题，要求档案管理人员有着熟练的专业技能，因此，加强档案管理人员的专业素质，提升档案管理人员的业务水平，能让医院的档案管理达到崭新的高度。

二、医院档案管理工作的重要性

（一）人事档案为人才信息和人才的培养提供依据。医院管理者为了提升医院的管理与服务水平，通常会建立多个年龄结构、学历组成、专业技能基本一致的医疗队伍，通过团队合作的方式服务于更多的患者。这就要求人事部门对团队的人员构成有着充分的了解，包括但不限于年龄结构、知识水平、综合素养、工作经验与能力等因素，而这些因素的重要来源，是通过人事选拔实现的。在医疗队伍组成后，管理层依据人事档案中的重要数据，做出科学合理的判断，有利于高质量的队伍建设。

（二）人事档案为薪酬制度提供依据。医院的薪酬制度比较特殊，会根据医院具体的运营情况而改变，这种变化也是医院自我完善的过程。薪酬的制定一般需要通过三个环节，前期规划、中期修正、后期论证，新的薪酬制度只有通过科学论证后才能进入实施阶段。薪酬制定的过程中，需要依据每一位员工的工作经验、工作水平、职务、学历、岗位进行充分的考虑后，在原有薪酬的基础上进行全方位的考量，而人事档案的有效管理，是完善薪酬制度的基础。

（三）人事档案为人才开发提供依据。人事部门对人事档案进行充分的考虑与研究，通过各个方面信息的汇总，能更好地了解个人的发展情况，对个人的品德、才能、出勤、绩效等方面有着充分的了解。同时，人事档案可以深层次了解人才队伍的构成，为人才的开发与培养提供依据。通过对人事档案的有效研究，为不同专业配备不同的专业人才，平衡不同专业之间的构成，促使各个专业之间平衡发展。

三、改进人事档案工作的有效途径

（一）采用现代信息技术，让档案管理工作与时俱进。随着科学技术的不断发展，信息技术已经渗透到了各行各业。档案管理工作利用传统的技术手段，已经适应不了时代的发展，只有充分利用信息化的管理模式开展档案管理工作，才能让最大限度地发挥档案管理的重要作用，才会让档案管理充满活力，凸显价值。通过信息技术手段，为现有管理人员创建个人档案，通过多科室协作的方式进行电子文件归档，依靠医院中心档案室纸质档案进行立卷。同时，医院要重视档案归档工作的重要性，建立专业队伍，通过组织培训与学习，提升档案管理队伍的专业技能与专业素质，培养能独立承担电子档案归档工作的人才。充分利用现代信息技术，让档案管理工作做到与时俱进。

（二）加强与职能部门的沟通，提高档案管理效率。尽管人事档案托管到了人事档案代理机构，却并不意味着减少了医院档案管理人员的工作量，某种意义上来讲，反而增加了医院档案管理人员的工作任务，除去日常处理工作外，医院档案管理人员还要对人事档案代理人员的档案材料进行归类，按照科学的分类方式录入移交档案材料表后，才可以将档案转交人事档案代理机构。而且，人事档案代理人员所需要的任何材料，都需要通过查阅档案内容后，到人事代理机构处办理，繁琐的查阅与审判工序，使得档案管理人员在医院与人事代理机构之间经常性的往返，进而增加了档案管理人员的工作量。因此，医院不仅要注重档案收集工作，还要加强信息沟通渠道，建立完善的人事档案交换制度，人事档案代理机构应与医院共同建立人事档案材料收集系统，将收集资料的内容以书面形式下发到医院。医院档案管理人员及时收集档案代理人员的相关材料，人事档案代理机构与医院按照固定的时间点进行档案的转交工作，确保档案代理人资料的完整性与真实性。通过对档案材料收集渠道进行有效梳理，加强档案代理机构与医院的定期联系，进而提升人事档案的使用价值，充分发挥人事档案对医院的指导性作用，最終达到完善档案管理工作的目的。

（三）探索和开发人事档案信息资源。随着社会的高速发展，大大加强了人才的流动性，以至于人才档案的资源越来越多，完善的档案管理工作，能让医院及时发现人才，及时培养人才，促进了医院的持续性发展。完善的档案管理工作的前提，丰富人事档案的内容，增加有关人才的实质性内容，比如专业技术人员的特点、个人道德品质，以及工作业绩与突出的工作成绩等。完善的档案管理工作，还需要对档案资料进行有效提取与排除，对于没有任何参考价值的内容进行剔除，将有利于个人发展的精华部分进行保存。通过对程序的简化，不仅有助于档案的查阅，还能极大程度的提升工作效率。医院也可以考虑建设区域性人事档案中心，将个人材料通过科学的分类进行整理与归纳，有利于人事档案更好地发挥工作效率。

（四）提高档案管理人员的职业素养。档案管理工作的有序开展得益于档案管理人员崇高的职业素养，然而，很多医院内部档案管理人员的职业素养都没有达到优秀的标准。在实际的工作过程中，医院可以通过提升门槛、培训与学习、加强考核力度等措施，提升档案管理人员的职业素养，进而实现对人事档案的有效管理，让档案充分发挥应有的作用。

四、结束语

综上所述，医院的人事档案管理工作，一定要通过在不断的创新与不断完善的过程中，走上持续发展的路径。因此，大力推动人事档案的信息化管理、完善档案管理内容、提高档案管理人员的职业素养等方面进行拓展，探索符合我国医院人事档案管理的模式。除此之外，档案管理人员还应该不断地学习先进的管理技术，通过不断自我完善，实现医院档案管理的充分发展。

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