凭证影像化视角下高校会计档案管理模式研究

韩凤英

【摘要】会计档案管理是高校财务管理重要的基础性工作，随着高校教育事业的跨越式发展和政府会计制度的全面实施，传统的纸质会计档案管理模式已不能满足现代化财务管理信息化的需求，基于凭证影像化的电子档案管理创新势在必行。本文结合高校实际情况，通过对比分析纸质档案和电子档案的优劣势，分析研究了凭证影像化会计档案管理工作模式，探讨了凭证影像化管理相关流程，以期对高校会计电子档案体系的构建与应用提供些许参考。

【关键词】会计档案管理;凭证影像化;高校

随着我国经济体制改革的不断深化，高校运行环境也发生了很大的变化，2019年政府会计改革全面实施后，强化财政资金目标绩效管理，高校业绩考核逐步由抽象绩效目标向具体财务数据转变，意味着高校将会更加频繁地应对来自各级主管部门和监管机构的检查。会计档案在学校预决算财务分析、绩效考核评估以及外部的检查审计中都发挥着重要作用，高校必须加快适应经济业务发展和政府会计改革的需要，通过先进信息技术手段有效实现会计档案管理的创新发展。

一、高校会计档案管理影像化需求的背景及必要性

目前，大多数高校会计档案管理仍处于传统纸质档案管理阶段，每个环节均是手工管理。国家对高校教育经费投入的不断加大，其发展日益呈现出经济业务复杂化、资金来源多元化，内外部交易多样化的态势，财务审核的精细度、复杂度有了大幅度的提升，纸质财务原始凭证及附件的总量和种类不断增加。在此背景下，传统会计档案手工管理方式的弊端愈发明显：一是纸质档案保管难度加大，大量规格、标准不一的附件整理装订需耗费众多人力物力和时间，在查阅和传递过程中也极易掉落、损坏甚至被更改。二是纸质档案信息留存质量不高，原始凭证一般以打孔的方式进行线装或胶装，这必然会改变附件的原始状态，同时也不利于翻阅或影印，尤其是为了凭证装订的整齐美观还会修剪破坏部分附件，不可避免会遗失某些重要财务信息。三是纸质档案查询效率低下，财务系统中的记账凭证信息量有限，而频繁借阅的纸质档案只能靠人工方式查找，实际工作中经常会出现排队等待查凭证的各项目审计人员。四是纸质档案信息无法实现信息共享，纸质原始凭证没有电子化或影印化的副本，这种唯一性不能与其他相关业务部门在统一平台共享信息。随着财务信息技术的广泛应用，会计档案的存在形式开始发生根本性的变化，由纸质载体的处理方式逐步向纸质与电子处理并存的方式转变。2016年实施的新《会计档案管理办法》提出单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案，肯定了电子会计档案的合法效力。电子档案的处理主要是对财务各类凭证资料以数字或图像文件的方式进行数据扫描，形成可视化的电子数据收集、存储以及查询共享，也就是影像化管理会计凭证档案。商业银行在凭证档案影像化管理方面有着较成功的经验，影像管理系统极大方便了银行人员对客户信息的核实和相关部门的监管，国内部分高校也已经开始实施或着手进行会计凭证影像化，传统的会计档案管理模式已不再适应高校教育发展的需要，凭证影像化档案管理成为高校财务管理改革的必经之路。

二、高校会计档案影像化的核心优势

会计原始凭证本身的属性决定了其内容不能直接以信息化的方式录入财务系统，因此要实现会计档案电子化，凭证影像化成为最高效可行的方式。相较于传统会计档案管理模式，会计档案影像化管理的核心优势主要有以下几个方面：

（一）极大方便了档案保管与查阅，提高工作效率的同时降低了财务管理成本。以笔者所在的S高校为例，学校会计凭证数量逐年增长，管理人员每年要对数以百万计附件的凭证进行装订和保管，查阅时需耗费大量的时间和精力翻阅数万册会计凭证。会计档案影像化最显著的优势就是大大提高了凭证查询的效率，减少了档案管理工作的时间和人力成本，获得授权的查阅人员直接线上查询电子档案，查账将会非常的便捷高效，特别是在经费审计高峰期将不会再出现排队等待和凭证满地堆放的窘状。此外在查阅凭证时翻查的是影像化电子资料，降低了纸质档案在重复查阅和传递过程中发生损坏、丢失和被篡改的风险。

（二）电子档案使会计档案管理真正实现了自动化和集约化，可实现线上信息共享。影像化的会计档案与财务系统中的记账凭证自动建立了对应索引关联，财务系统可以完整、准确地接收、读取和管理影像会计信息。电子数据的深度开发利用和共享，除方便财务内部检索调阅及数据分析，还能够为学校内部各部门院系提供更多维度、更加全面的财务信息，实现管理平台的自动集约化。同时，影像化会计凭证线上共享也能够满足S高校一校两地多校区办学模式的需要，完美解决了财务凭证的异地调取档案的困难。

（三）有效提高了会计档案的信息质量，使得会计信息的查阅更加真实完整。传统纸质载体的凭证档案装订无法长期保存附件的原始状态，而凭证影像化是在装订前利用高速扫描仪对原始凭证进行扫描成像，图像质量清晰且保留了会计凭证的原始全貌。

三、会计档案影像化管理工作模式应用研究

会计档案影像化并非简单的扫描、上传，而是涉及财务管理各环节和学校各部门协同作业的信息化管理模式。本文在借鉴企业和部分高校凭证影像化管理成功经验的基础上，结合笔者所在S高校档案管理的特點，分析研究凭证影像化会计档案管理工作模式，以满足日益增长的各类信息查阅和审计检查的需求。

（一）引入会计档案影像化管理模式的总体规划与实施路径。高校会计档案影像化顺利实施的重要前提是建立高水平会计档案信息化管理体系，并配套相应的硬件设施及软件系统。纸质会计档案转化为电子档案，需要进行全过程的电子化识别、跟踪和关联，管理人员只有借助于适合高校会计凭证特点的可批量扫描成像的高速扫描影印系统才能实现。在凭证影像化管理模式大规模应用之前，财务部门需设置专职负责电子会计档案的管理岗位，为使凭证信息采集准确无误，须经过初始采集岗和复核采集岗的双重检验，才能完成最终的影像化档案上传工作。财务部门还应提前做好管理人员上岗前的培训，提升信息化工作技能，以保证高质量完成首次凭证影像化采集工作。影像化将很大程度上改变传统的票据整理粘贴方式，S高校为推广会计档案影像化，在2018年下半年就已发出A4版式财务票据粘贴的通知，广大师生在理解的基础上慢慢接受新的财务报销模式后，采用先行试点积累经验形成较为成熟的影像化管理模式，再逐步全校范围内全面推广实施。

（二）会计档案影像化管理工作流程。1.凭证影像化信息采集。信息采集可通过记账前、记账中和记账后三种方式进行。记账前采集是师生通过预约系统填写报账信息时，使用自有的手机、计算机等设备将原始凭证拍照上传到网上预约系统中，会计人员制单审核完成后，影像信息可自动与记账凭证产生索引关系，从而形成电子档案;记账中采集是在会计人员制单时，利用专用设备将纸质原始凭证的信息进行影像化处理。这两种信息采集方式都有着明显的缺陷：首先，受制于设备、人员等各种因素，记账前采集获取的影像化信息质量很难保证，还增加了师生的报销负担，同时加大了会计人员的图像信息比对审核工作量。其次，记账中采集会极大降低凭证审核效率，影响财务服务水平。记账后信息采集是批量集中采集的方式，可有效规避以上两种分散采集的缺陷。师生和凭证审核人员原有的报销模式不变，财务配备专门的影像化采集设备和凭证影像信息采集人员，全部报销流程结束后，集中批量进行原始凭证的影像化。制单时财务系统将唯一的记账凭证编码形成二维码或条形码，通过扫描设备及系统软件转化为电子化影像，并自动关联凭证信息和图像信息。2.凭证影像化数据的质量检验和索引。会计档案管理人员须对影像化采集结果进行数量、金额等信息的完整性检测，从而保证数据传输的一致性和有效性。在批量高速扫描纸质凭证的过程中，不可避免会造成图像无法识别的情况，因此凭证影像信息采集人员需要通过专门的技术手段对影像化的资料进行复核检验，出现图像不清晰、未识别等情况必须要及时重新扫描。对于检验成功后的影像化数据，还要审核文字识别软件识别出的记账凭证各要素，自动建立精确的索引。如出现异常情况，无法自动索引时可通过手工核对建立索引。3.凭证影像化数据信息的传递和存储。对于体量巨大的高校财务会计档案而言，将海量的影像化资料以图像文件的形式存储，不仅效率低下，而且还不易操作。要实现高校会计档案查询功能，可利用先进的非关系型数据库技术，将已采集的影像化文件以安全连接和加密签名编码的方式，实现影像化文件的安全传递及存储。影像化信息采集时收集的图像文件，可作为传递之前的缓冲文件，临时储藏在客户端的硬盘上。在凭证影像化数据信息传递完成后，缓冲文件可依据实际工作需要进行删除或移动，以保证采集端的数据存储空间和处理效率。4.凭证影像化数据信息的查询。电子档案自身的特殊性要求所有凭证查询人员都必须要进行规范化的授权，档案管理人员严格监督操作人员可访问数据的范围，对数据信息的查询进行全过程记录，以防止信息泄露的风险。电子档案查阅人员获得授权后，可通过多维度检索方式对电子会计档案进行在线查询，同时完成所有凭证资料的数据分析、复制、调取等整个流程的工作。5.会计档案影像化财务信息共享。大数据、云平台等网络技术的发展促进了业财融合，实现了从业务到财务的信息共享一体化处理，凭证影像化管理是建立财务共享服务平台的基础。电子档案管理系统对接入财务共享服务平台，同时与学校其他部门管理系统相关联，根据不同师生的需求设置不同的权限，使得会计信息能够在不同地域之间共享，实现实时查询、学院各部门异地协同办公等功能。

四、结语

综上所述，会计档案影像化管理顺应了现代信息化的发展要求，极大提高了会计档案管理的工作效率。现阶段已实施会计凭证影像化管理的高校数量较少，关于电子档案的研究与应用尚处在初期探索阶段。作为高校财务管理信息化发展的新方向，学校相关责任人应高度重视会计档案影像化管理制度体系的建设，加大资金投入力度，提供先进的信息技术支撑，构建有效的信息安全风险防范体系。同时严格会计档案管理人員的入职资质并加强人员培训，培养一支既精通财务知识又熟悉档案管理，还掌握信息处理技术的综合性人才队伍。

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