浅谈会计档案管理方法与现实意义

王平

摘要：根据《会计法》的规定，各单位对会计凭证、会计帐薄、会计报告和其它会计核算资料应当建立档案，妥善保管。会计档案是记录过去的各单位经济活动，它以所有的原始数据为各单位提供可靠的信息，为各单位制定详细财务规划、计划、调查取证以及进行财务决策提供重要依据。因此，它必须引起各级部门及单位的高度重视，为搞好会计档案管理工作，建立健全了各项规章制度，要明确专人管理，对会计档案工作实行规范化管理。

关键词：会计档案管理；特点；重要性

一、会计档案的概念及特点

（一）整体性。每一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表之间是相互紧密联系的整体，保持会计档案管理的整体性和连续性，是整理好会计档案的基础。

（二）稳定性。会计档案虽然形式范围广、内容和种类繁多，但它的基本成分：会计凭证、会计账簿、会计报表是具有稳定不变性的。

（三）规律性。每一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反应一项经济业务活动时，从业务发生到结束，都是连续不断的记录，具有相互牵制、紧密联系、环环相扣的规律性。

（四）专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

二、会计档案管理分类

会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。

（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿：总账、明细账、现金及银行日记账、固定资产卡片、及其他会计账簿。

（三）财务报表：财务报告、会计报表、及其他财务报告。

（四）其他类：如银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

三、归档前应做好以下几项工作

（一）账簿装订前的工作。首先按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符，账页是否齐全，序号排列是否连续；然后，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理好的账页顺序装订。

（二）活页账簿装订要求。将账页填写齐全，去除空白页和账夹，并加具封底封面；多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；在装订账页的封面上填写好账簿的种类，编好卷号，由会计主管人员、装订人或经办人签章。

（三）账簿装订后的其他要求。会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号要一年一编，编号顺序是总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；旧账装订完毕后，按规定要求进行保管。

四、加强会计档案管理还应做好以下几条

（一）准确立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证专用装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章，封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月先后顺序放入会计专用档案盒中，认真逐项填写档案盒面上的内容。年度结束封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。

（二）及时归档。会计档案是一种社会资源，为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全和完整，必须按规定交本单位档案机构或档案工作人员集中统一管理，任何个人都不得拒绝移交归档。《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可以由会计机构暂时保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一管理，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。确需个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（三）严格保管制度，确保安全。保管好会计档案是充分发挥会计档案作用的基础，各级会计部门和档案部门都应重视对会计档案的保管。按规定要求选配政治素质高、专业技能强的管理人员和保管人员；配置适当规模的档案库、档案架和其他必要的档案设施；配备防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和实施安全措施，实行电算化会计档案管理还要做防磁、防鼠咬等工作，逐步实现保管的规范化和标准化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。

（四）严格查阅制度。《会计档案管理办法》明确规定：各单位的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。会计档案是历史纪录的原始材料，在数量上一般都是单份，且很多内容有一定的机密性，这决定了档案提供利用时，应采取在档案室内查阅的方式。

（五）严格档案销毁制度。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。会计档案的销毁应按照下列程序销毁：

1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

4.监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

参考文献：

[1]艾文国.會计电算化[M].北京：高等教育出版社，2003.

[2]《中华人民共和国会计法》.2009.

[3]《会计档案管理办法》.2011.