企业档案管理的现状与对策

贾燕

【摘要】企业是市场经济运行中的主要载体，而企业档案管理对于企业的发展有着重要意义，当下企业档案管理机制与企业发展狀况不相协调，从而导致企业经济发展状况不佳。本文重点探究了企业档案管理情况，并且对企业档案管理工作中的问题展开探讨，根据现代企业信息化工程的相关要求，进一步分析如何有效运用好档案信息资源，提高企业档案的科学化和程序化效果，希望可以给相关工作人员一些建议和帮助。

【关键词】企业;档案;管理;现状;对策

企业档案诞生于市场经济化模式下，企业信息资源朝着多元化和多样化方向发展，企业档案管理工作也显得尤其重要。企业档案和一些经济信息、情报资源组合在一起成了重要的信息资源，有助于企业更好地选择工程项目、选择运营模式，并且开展市场的定位以及营销策略的制定工作。现代企业机制之下，企业档案不是以往那种死板的记录模式，应该结合时代发展特点不断创新和改善，也就是作为一种科学技术的有效运用，并且重新定位企业档案的位置，从而真正确定企业档案的地位和作用，这样也就可以更好地建立起有效的档案管理机制，并且进一步推动企业经济利益的增长。本文重点分析现代企业如何做好企业档案管理工作，并且采取有效的管理对策，促进企业档案管理的科学化和合理化。

一、企业档案管理的发展情况

这些年来，我们国家经济条件取得了较大改善，如今市场经济体制日趋完善，企业档案管理工作对于企业有着特殊的意义，但是档案管理工作处于长期滞后的状态，难以有效地提升企业整体竞争实力。另外，我们国家企业档案管理水平各有区别，具体表现为这些方面：首先，国有企业的档案管理工作相比于民营企业的档案管理工作更好一点，因为国有企业具有较好的基础，可以借鉴国家机关事业单位的管理方法，还可以得到档案局的帮助。但是民营企业目前还是处在一个初级阶段，甚至谈不上是真正的档案管理工作，可是有些民营企业档案管理工作仍取得了较好的成果;至于国有企业的主动性与体制等方面仍然需要创新，这样才可以更好地提升国有企业的档案管理效果。由于不同行业的发展水平存在较大差距，一些建筑行业的发展情况比一般的生产制造业发展情况更好，因为生产制造企业的档案管理意识不足，决策人员没有真正地认识到档案的地位和作用，也没有意识到企业档案的使用价值，所以就没能有效地运用好企业档案，从而造成企业档案管理工作效果不佳。但是建筑企业在国家档案管理部门的规范下，对企业档案管理工作有了进一步调整，从而更好地提升了企业档案的管理水平。

二、企业档案管理过程中存在的问题

（一）档案管理人员的素质较差。根据一些资料和信息可以发现，大部分企业档案管理人员是兼职人员，尤其是一些企业没有重视档案管理人员的聘用和选配，也没有重视培养档案管理人员，而且计算机、网络管理以及档案工作软件运行等专业人士比较少，当下，企业档案内容和以前相比更加丰富和完善，资料载体以及形态也得到了一定的拓展，但是一些档案管理人员的思维模式和知识结构仍然没有更新和完善，从而影响了企业档案管理工作的有效开展。

（二）未及时创新管理方法。当前，我们国家正处于信息化飞速发展之中，企业档案管理也逐渐转向信息化管理，许多电子信息要以档案的形式存档下来，大量的档案信息需要借助信息管理系统，这样才可以提高企业档案管理的质量和水平。然而，企业档案管理工作中，管理工作人员还是采用以前的管理模式，也就是通过人工记录的手段和人工查阅档案统计册的方式，对于卷宗的日常管理也存在一些问题，所以造成很多档案的利用效率较低，重要的档案文件未能及时有效保存下来。

（三）档案管理机制不够健全。当前，有些企业档案管理机制不够健全，企业档案管理部门难以有效地运用好档案资源。企业在制定规章制度与责任体系的时候没有考虑周全，主要是档案的保存、鉴定、使用和转交这些方面存在较大问题。而且有些大中型企业在开展档案管理工作的时候没有按照具体要求执行和开展工作，对于问题的根源并没有仔细探究，管理人员也没有重视起档案管理的重要性。

（四）企业档策管理水平良莠不齐。企业在经营管理的时候没能充分地重视档案管理工作，导致企业的档案管理水平不高。企业管理人员对于档案馆的重视程度直接影响企业档案管理工作的开展情况，如果档案管理人员没有重视起档案工作，那么就会严重影响相关工作的有效开展，也会直接影响档案管理工作质量和水平，甚至出现企业衰败或倒闭的严重后果。

三、处理档案管理问题的有效对策

（一）强化档案工作的培训。企业档案管理人员要具备完备的档案管理知识，还要具备较强的档案管理意识，所以企业要对档案管理人员进行培训和教育，并且号召企业全体员工都参与到学习和培训中来，档案工作人员还应该学习一些档案管理方法，学习和了解企业档案管理机制，清楚自身的职责。这样才可以更好地提升企业员工的素质和能力。另外，企业还要为档案工作人员建立晋升机制，促使档案管理人员主动学习档案管理知识。

（二）强化对档案管理的认识。企业管理人员要真正地认识到档案管理的重要性，也就是企业管理人员要正确认识和知晓档案管理的内容和意义，还要依照相关的管理规范和内容开展工作，定期监察好档案管理工作。企业还要自上而下地开展档案管理知识的培训工作，强化管理人员技术和能力上的培训，这样可以提高档案管理的规范化和标准化程度，从而更好地满足现代化经济发展的需要。

（三）建立健全完善的档案管理机制。企业档案管理工作具有综合性与复杂性特点，企业开展档案管理工作的时候应该采取动态管理模式，目前，企业档案管理工作中的问题主要在于机制问题，企业要先制定完善的档案管理机制，不同地区的企业要结合自身情况，不断地细化管理机制和内容，并且从每一条细则入手，不断地建立健全企业档案制度。除此之外，企业管理层还要设立责任追究制度，确定档案管理人员的职责，从而更好地提高企业档案管理质量和效果。

（四）依照法律法规治理档案管理行为。如今，我们国家实行市场经济制度，而市场经济也属于法制经济，企业的档案管理工作需要依靠相关的法律法规有序开展。目前来看，全新的管理制度需要档案行政管理部门依照法律法规执行好，并且依照法律法规监督好各项行为，要将企业档案工作归类到企业法人行为当中。因为原有的法律制度需要更改，之前的那套档案管理法规已经过时了，所以企业要结合现代化企业治理规范和要求，设立全新有效的管理制度和规范。适当地减少一些档案法规性条款，增加一些可操作性条款，这样能够促进现代企业档案工作行为的合理改善，也可以督促行政管理人员严格依照法律办事。市场经济体制下企业开展档案管理工作需要自觉地依照法律开展相关工作，并且坚持严格治理档案管理中的不良行为，使用档案行政管理部门或相关行业规范来要求自己，自觉接受相关部门的监管。另外，档案管理部门还需要明确行政执法和业务指导之间的联系，依照所有制的多元化特征，合理地分类并且引导档案管理工作。也可以通过制定一系列制度的方式来创新监督方式和内容，从而更好地提升档案管理工作的质量和水平。企业还要将依法管理和有效服务相结合，站在企业长远发展的立场，进一步规范企业的档案管理工作，还要为企业提供科学有效的法律规范，设立相应的政策咨询或技术指导等服务。档案管理部门还要重视国有企业的经营管理模式变革，避免国家企业档案在资产重组或产权变动中遗漏 。

四、结束语

企业要想进一步提升档案管理质量和水平，就应该从企业档案管理现状出发，并且根据管理过程中的问题，采取有效的解决措施。企业还要进一步完善好相关的制度，明确好档案管理人员的责任，努力提升管理人员的综合素质，从而更好地提升企业档案管理质量。

【参考文献】

[1]张莉.论企业档案概念的理论价值[J].档案学通讯，2006（2）：11-13.

[2]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）：24-25.

[3]黄世吉.现代企业制度下企业档案管理研究[J].档案学通讯，2006（3）：10-12.

[4]范世清.民营企业档案工作动力机制研究[J].档案学通讯，2006（3）：20-21.