加强和改进机关档案收集工作的思考

肖静

【摘要】机关档案收集工作是档案工作的起点，高质量的机关档案收集工作对档案工作起着至关重要的作用。本文在对档案收集工作的重要意义和现状、原因进行分析研究的基础上，提出加强和改进机关档案收集工作的对策和建议，以期提升档案收集的效果，增强档案管理工作质量。

【关键词】档案;收集;归档

档案工作是维护历史真实面貌、服务经济社会发展的一项重要事业。广义的档案工作包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又密切相关的工作。档案事业管理包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作。档案资源管理是对各种形态的档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。狭义的档案工作主要指档案资源管理。本文中所指的档案工作是指狭义上的档案工作。

一、档案收集工作的概念

档案收集工作就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到各级各类档案保管机构进行科学管理。机关档案收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关各部门按照规范要求整理归档，把分散在机关各部门和个人手中的档案集中到机关档案部门统一保管。对于机关档案部门工作人员来说，这项工作称为档案收集;对于机关其他部门工作人员来说，这项工作就是档案归档。

二、做好档案收集工作的重要意义

（一）档案收集工作是整个档案工作的基础。档案工作的具体内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等。从档案工作包含的内容可以看出，档案收集工作处于档案工作的起点，如果没有档案收集，那么一切后续工作将无从谈起，档案工作将成为无本之木、无源之水。因此，档案收集工作是整个档案工作的基础。

（二）档案收集工作在整个档案工作中发挥着深远影响。档案收集完成只是说明档案工作的开展有了“物”的条件和基础，但是，档案收集工作的质量，却因为种种原因参差不齐。档案收集工作质量的高低，将在效率和质量上直接影响档案整体工作开展。档案收集的齐全与否，最终将直接影响社会各方面对档案的有效利用，对整个档案工作将发挥深远的影响。

（三）档案收集工作是提升档案工作质量的重要抓手。档案收集工作的质量，很大程度上取决于各业务部门归档的质量。档案收集的过程，也是档案工作部门宣传档案意识、普及档案知识的重要契机。档案部门工作人员可以通过有效利用档案收集工作这一抓手，推动档案工作整体质量提升。

三、档案收集工作存在的问题

近年来，随着全社会档案意识的不断增强，在档案部门工作人员的不懈努力下，档案收集工作的质量不断提升，取得了长足进展，为档案工作的开展乃至最终有效利用打下了坚实的基础。但是，在实际工作中，档案收集工作仍然存在一些问题，离档案工作高质量发展的要求还有一定距离。

（一）业务部门归档问题。1.归档缺乏主动性。各业务部门普遍归档意识不强，把归档看作是档案部门的硬性任务，没有把“要我归档”变为“我要归档”。这样容易导致部分部门该归档的文件、资料等久拖不归，也可能造成一些零散文件、“账外”文件、专门文件、重大活动文件等不能按规定及时归档，使归档文件不齐全、不完整。2.归档存在突击性。在日常工作中，许多部门都把归档当作一时、一阵的事，存在应付心理，没有养成平时收集的习惯，只在每年要求集中归档时，突击性地搜集各种归档文件、资料等，容易造成错漏。比如一些重大活动完成后不及时装订档案资料，而是等到要归档时“临时抱佛脚”，既影响归档效率又影响归档质量。3.归档具有随意性。归档的随意性大，一些该归档的没有归档，不该归档的却归档了。对保管期限的把握不严谨，没有经过认真权衡把握档案价值就确定保管期限。只注重文书档案归档，而对音像档案、实物档案等其他形态的档案则归档较少。

（二）档案工作部门问题。1.档案管理制度不完善。很多单位或部门虽然建立了相应的档案管理制度，但并不健全。针对文书档案提的要求多，对科技档案、专门档案相对忽视，尤其是音像档案、电子档案的收集归档没有得到有效重视。对于哪些该归档、哪些不在归档范围，操作性还有待增强。针对档案工作的考核细则较少，甚至有的单位没有将档案工作纳入年度绩效考核内容。2.档案工作人员主观能动性不强。档案工作人员认为自己所从事的工作不被单位领导重视，在工作中处于消极态度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活动中产生的资料形成“你交我收、坐等上门”的封闭工作状态，对其他部门主动跟踪指导不多，常使一些有价值的资料失去收集的机会。

四、产生档案收集问题的原因

（一）对档案工作重要性认识不足。档案工作与其他的业务工作不同，不显山漏水，没有轰轰烈烈的业绩，只有默默无闻的工作。许多人没有充分认识到档案工作在服务单位和经济社会发展中发挥的重要作用，认为档案工作没做好也不会影响业绩，做好了也不能出成绩，尤其是一些业务工作任务比较重的部门，更是认为档案工作会耽误业务工作。因此，普遍存在重业务工作、轻档案工作。              （下转第117頁）（上接第115页）

（二）档案知识缺乏。没有深入了解党和国家关于档案工作的有关规定，没有精准把握《档案法》的相关要求，认为档案工作做得好与不好都是单位内部的问题，可以协调一下，缓一缓、拖一拖不要紧，应付一下也没什么问题。认为档案工作是个简单的工作，不需要学习太多的专业知识和技能，放松了档案专业知识学习，致使工作能力不强。

（三）档案工作责任落实不到位。许多单位没有建立完善的档案工作网络，部门负责人没有切实担负起部门归档工作第一责任人职责，极少过问本部门归档工作，更谈不上指导，归档工作几乎就是部门档案工作联络员一个人的事。

五、加强和改进机关档案收集工作的对策

（一）加强宣传，强化归档意识。思想是行动的先导。要做好机关档案收集工作，首先要各业务部门牢固树立强烈的归档意识。归档意识的提高，很大程度上要靠档案宣传工作来推动。要通过大力宣传档案在服务历史、服务社会、服务经济、服务民生等方面的新经验、新举措、新成绩，以及宣传《档案法》及其他档案规定规范，形成人人重视档案工作的良好氛围，提升档案工作影响力。

（二）健全制度，全面压实档案收集工作责任。完善档案收集工作考核细则，强化归档工作领导，明确归档工作责任，督促归档工作第一责任人和相关责任人认真履行职责。将档案收集工作纳入年终绩效考核内容。不断总结档案收集工作中出现的新问题，继续完善档案收集相关制度规范，增强制度的指导性和可操作性。

（三）加强队伍建设，提高档案收集工作技能和水平。一方面，针对档案的归档、分类、档案接收等工作规范以及实物档案、照片档案、档案数字化工作的相关要求开展业务知识培训，并组织学习《档案法》及国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限归档》等有关档案管理的法律法规，从源头切实提高各部门档案管理人员综合素养，提升业务能力和专业水平;另一方面，提升档案工作人员的职业自信，增强档案工作人员的光荣感、责任感、使命感和成就感，鼓励档案工作人员参加各种专业知识培训，深化档案专业知识，提升档案工作能力。

（四）创新收集方法，提高收集效果。改变被动式收集办法，综合采取日常收集、专题收集、集中收集、跟踪收集等办法。面对档案管理信息化的新趋势、新要求，不断研究、探索建立信息化收集渠道，在确保档案信息安全的前提下，使档案收集更趋于便捷、高效、及时。

【参考文献】

[1]黄志康.新编文书与档案管理教程[M].湖南科学技术出版社，2007.

[2]刘莉.当前档案收集工作存在的不足及对策研究[J].办公室业务，2016.