铀矿地质勘探设施退役整治档案管理

梁建胜

【摘要】铀矿地质勘探设施退役整治工程的目的是消除安全隐患，实现退役工程的安全处置，所以不仅对野外施工、环境监测要求严格，而且对项目的档案管理也提出了更严格的要求，从项目立项、施工、监理、竣工验收等各个阶段，及时收集相应的文件资料项目档案，按照科技档案的归档要求，对文字材料进行分类、组卷、编制卷内目录，确定密级和保管期限。所有的项目文件材料、管理文件、施工和监理文件及资料、照片及声像资料按科技档案的要求进行分类归档，并建立电子档案数据库，利用软件查询功能，能迅速对项目所有资料进行检索，为今后的档案管理工作提供了宝贵的经验。

【关键词】地质勘探设施;退役整治;档案管理

铀矿地质勘探工作为时代的发展作出了不可磨灭的贡献，但同时也带来了一定的环境安全问题，对当地生态环境和居民生产、生活安全造成了一定的影响。比如地质勘探遗留的坑口、浅井，会因误入或坠落而给人畜带来安全隐患;堆积在地表的废石，常年裸露，不适宜植被的生长，给周围自然和生态环境带来一定的负面影响，随着国家政策的逐渐调整，对原有的地质勘探设施进行退役整治。在退役整治过程中，档案资料的整理是整个退役整治过程中不可缺少的一环，是整个退役整治过程的历史见证，并为不断完善的退役整治提供坚实的基础和借鉴。对于地质勘探退役整治的档案管理应把握好以下几个方面：一是加强档案管理制度，做好退役整治资料的收集。加强档案管理领导组织机构，落实档案管理责任制，保障退役整治档案管理的规范化和标准化。在整个退役整治过程中，档案资料的形成需要建立一个纵横交织的管理网络体系，并结合各涉及单位自身的管理体制，协调各单位，从上到下、互相协作，才能做好档案收集工作。在退役整治档案资料收集中，要做到主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。档案管理还要针对整个退役整治工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，对需要收集存档的资料及时提醒各单位，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案资料的流失。只有做好了退役整治资料的全面收集，才能够为档案管理打下良好的基础。二是重视退役整治的档案管理工作。档案管理工作虽然是一项普通的工作，但是档案管理的重要性却是不容忽视的，是一门专业性很强的工作，没有超强的责任心，档案管理工作也就难免会有缺失和漏洞，严重时会造成难以弥补的损失。所以，加强档案管理人员的管理意识，加强档案管理人员的工作责任心，使得档案管理人员具有良好的职业道德、仔细认真的工作态度、乐于奉献的精神，并结合整个退役整治所必需的理论知识、专业知识，运用先进的管理方法进行档案管理，才能做好地质勘探退役整治的档案管理工作。三是提高档案管理的效率。档案管理的软件化、数字化、信息化已成档案管理的新特色、新要求，档案管理已从原先的人工检索，逐渐变成以计算机为主进行存储、编辑、检索，并配合影像资料进行档案管理的新方式，使本来枯燥的档案管理，变得新颖、独特。所以加强档案管理人员的业务素质，加强电脑操作知识、信息技术的学习，才能塑造综合型的档案管理人才，才能收到事半功倍的工作效率。

一、档案形成概况

铀矿地质勘探设施退役整治工程的档案整理，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、

《军工铀矿地质勘探设施退役治理项目档案管理办法》（版次2）（中国铀业制度通告2017年第7号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）等文件进行整理立卷和归档，其中立项文件、设计文件、项目管理文件、招投标文件、财务管理文件、竣工验收文件、声像电子档案由项目实施单位相关部门整理归档;施工文件及资料由施工单位整理归档并移交;监理文件及资料由监理单位整理归档并移交。

（一）档案资料特点。为确保退役整治档案管理的完整、准确、系统、安全和有效作用，档案整理资料具有以下特点：1.项目文件存档材料要求为原件，以复印件形式存档的，均在卷内备考表中注明了原件的存放处。2.中间验收证书及工程资料、监理检查、试验记录、报告存放于施工文件资料中。3.将所有合同归入项目管理文件类，单独立卷，并将相关合同在备考表中以“互见号”的形式加以说明。4.将相关财务资料、财务年度报表一并整理归档，财务凭证和财务账簿归入财务档案。5.为实现项目档案信息化管理，将所有文件资料按照案卷目录、卷内目录的格式录入“科技档案管理”软件，并对所有档案资料进行扫描，并刻录电子光盘，建立全文数据库，利用软件查询功能，能迅速、快捷地对项目档案所有资料进行查询、检索。

（二）档案案卷目录编制依据。1.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。2.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。3.《军工铀矿地质勘探设施退役整治项目档案管理办法》（2017年第7号）。4.照片档案管理规范（GB/T11821-2002）。5.电子文件管理规范（GB/T18894-2002）。

（三）档案编制说明。地质勘探退役整治工程档案贯穿整个退役整治过程，涉及多个单位和部门，包括立项文件、设计文件、项目管理文件、招投标文件、施工文件及资料、监理文件及资料、财务管理文件、竣工验收文件及资料、声像电子档案等。

二、档案管理

（一）归档范围。铀矿地质勘探设施退役整治项目在实施过程中，从项目立项、施工、竣工验收等各个阶段，都要及时收集相应的文件资料。1.实施单位归档资料包括：项目立項与批复、计划下达、项目领导机构和工作组织、人员培训等文件材料;基础资料调查、项目勘查、项目建议书批复、可行性研究报告批复、设计施工图、招投标文件、各项合同（协议）、单位资质、施工信息月报、竣工报告、环境影响评价报告、财务决算报告、审计报告等。2.施工单位归档资料包括：施工单位项目管理性文件、采购合同、开工资料、施工进度计划报审表、质量保证大纲、分部分项划分、图纸会审纪要、材料送检报审资料，原材料出厂合格证明、各项施工过程（包括中间验收资料、隐蔽工程等）资料、施工日志、施工大事记、工程计量报表、工程签证单、工程月报、交工验收资料、竣工图、照片等。3.监理单位归档资料包括：监理规划、监理细则、监理工作指南、监理单位项目管理性文件、交底记录、辐射环境监测表、不合格处置记录及监理工程师通知、回复单、工地例会资料、监理日志、监理月报、监理旁站记录、监理工作总结等。

（二）归档过程。1.按照《国家重大建设文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）、对项目档案进行归档整理、装订、编页、装盒、贴案卷脊背标签、盖章、制作内封。2.按照规范制作好项目档案的案卷目录、卷内目录、卷内备考表、归档文件目录、案卷说明。备考表和案卷说明详细，充分发挥备考表和案卷说明应有的作用。3.归档与整治过程相同步，全过程追踪。为及时做好地质勘探退役整治档案的收集工作，最大限度地保证档案管理质量，首先，确保档案管理监督工作的启动与退役整治同步。按照档案部门要求，建立完善的项目档案管理机构，实施档案责任负责制，逐级建立健全各级档案管理岗位责任制，配备责任心强、专业的档案人员来负责地质勘探退役整治过程中档案材料的收集和整理。其次，保证地质勘探退役整治过程中档案的材料收集、归档同步进行，接受上级档案管理部门的严格监督与检查。最后，坚持退役整治过程与档案预立卷相同步，使地質勘探退役整治档案归档资料与工程进程相同步，实现全过程管理，保证档案资料的完整、准确、有效。对于归档资料不符合相关要求的，随意在归档资料上书写、涂改，字迹潦草、模糊不清，使用复印件代替原件，以及竣工图或其他重要资料签署不齐全，图纸不能正确反映退役整治实际情况等的档案资料提出的整改要求，及时查漏补缺，保证地质勘探退役整治档案质量符合国家规范要求。遵循地质勘探退役整治档案资料的形成规律，保证地质勘探退役整治档案的完整、系统、连贯和准确，如实反映地质勘探退役整治过程，严格按照地质勘探退役整治的分部分项划分进行立卷整理，以保证卷内资料的有机联系。4.建立档案管理制度，完善档案管理机制。建立健全地质勘探退役整治档案归档制度，对档案的形成、积累、组卷和归档进行有效的监督、检查，使地质勘探退役整治资料的完整性、准确性、有效性符合有关要求。加强地质勘探退役整治档案管理工作的组织与领导，建立地质勘探退役整治档案管理机制，明确档案管理分工，落实档案管理责任，建立完善的地质勘探退役整治档案管理的规章制度和标准，保证档案管理的规范化和标准化。5.做好档案管理编研工作。在地质勘探退役整治档案整理的同时，应及时做好退役整治档案的编研工作，及时做好档案的经验总结，以及档案管理措施和应用的推广，以利于其他项目的开展并提供参考与借鉴作用。

（三）建立全文数据库。1.档案资料扫描。所有地质勘探退役整治档案资料整理完毕后，包括盖档案号章、标注页码、贴案卷脊背标签等工作，地质勘探退役整治档案资料不再变动后，运用CZUR_Scanner扫描仪进行扫描，并将所有地质勘探退役整治档案资料分类、分卷转化成PDF文件。2.档案目录及文件的导入。安装“科技档案管理”软件后，将上述PDF文件，按照地质勘探退役整治档案案卷目录、卷内目录，分别导入相应的各级目录中。地质勘探退役整治档案文件导入过程中，应严格检查，至少配备两名档案管理人员进行检查、校对，以避免文件导入的错误、不完整及缺失情况的发生。3.软件运行。地质勘探退役整治档案数据库建成后，应逐项查阅、检查各文件，检查软件运行是否正常、查阅方便，确保电子档案运行管理的准确、迅速与简捷。

三、结论

1.完整性方面。对照《军工铀矿地质勘探设施退役整治项目档案管理办法》（版次：2），结合地质勘探退役整治过程的实际情况，档案归档内容整理齐全、完整。2.准确性方面。地质勘探退役整治档案文件及资料的内容、日期和数据准确、真实，竣工图折叠、标注、签字准确，变更申请单和现场签证对应无误，档案归档文件资料保管期限准确。3.系统性方面。地质勘探退役整治档案资料分类科学，按规定编制案卷目录和卷内目录、备考表、归档文件目录;地质勘探退役整治档案归档资料，严格按照分部分项划分进行组卷;案卷题名准确、简捷、符合要求。4.有效性方面。地质勘探退役整治的管理性文件资料要求存储原件，对非原件的文件进行说明或加盖公章，签字、盖章手续完备，保证了地质勘探退役整治档案资料归档内容的有效性。铀矿地质勘探设施退役整治工程项目档案管理是项目管理的重要组成部分，建立健全档案管理规章制度，加强项目档案管理是对项目实施有效监控的重要手段，是保证地质勘探设施退役整治项目顺利通过验收的重要保障。地质勘探退役整治档案整理，按照项目的计划进度适时归档，反映了项目具有保存价值的文件资料，保证了地质勘探退役整治档案资料的完整性、准确性、系统性与有效性。并运用“科技档案管理”软件，按案卷目录、卷内目录，录入全部归档文件及资料，建立了全文数据库，利用软件查询功能，能够及时、方便地对档案资料进行查阅，实现了地质勘探退役整治档案的信息化管理，并为其他项目的档案管理提供了参考与借鉴作用。