档案信息化建设的重要性及意义

呼艳萍

【摘要】企业档案信息化建设是国家档案信息化建设的重要组成部分。尽管现代信息和Internet技术给企业档案管理带来了巨大挑战，但它们也带来了无限的机会。怎么样把挑战变成机遇，引领档案事业走上现代发展道路，开创档案信息资源管理新时代，是企业档案管理人员面临的主要问题。因此，对企业档案信息化建设的重要性和意义要有必要研究。

【关键词】企业档案;信息化建设;必要性

一、国家档案信息化建设的重要组成部分

企业的技术创新和管理水平的提高是企业宝贵的信息资源财富。同时，各行各业的大小企业作为中国经济运行的基本单位，见证了中国经济的整个历史过程——转型（图1）复兴和崛起。基于此，企业档案也不能排除在外，在中国经济发展方面，它是原始记录之一，对国家记忆来说，也是不可或缺的。难能可贵的是，关于国家项目建设，很多公司积极参与，尤其是重大项目。之所以这样，是因为在项目完成后，这些企业要在国家城市建设档案馆进行存档，是国家档案馆的重要的财富载体，是国家档案资源不可缺少的一部分。

（一）国家改革开放和现代化建设的客观要求。人类的生产和生活越来越依赖于计算机和网络。中国只能坚定不移地走信息力量之路，党和国家也把信息化确定为国家战略决策，并将信息化纳入国家经济建设中。信息化建设的不断开展，获得了某些成果。只有在坚持走信息化的道路基础之上，不断地去对档案资源结构进行优化，利用创新的手段，去对档案信息系统不断地完善，才能为社会现代化建设提供优质服务，促进我国的经济健康、快速地发展。

（二）国家档案信息化建设的薄弱环节。在这一方面政策指导下——国家档案信息化建设政策，全国各地对信息化方面的工作进行了实施。然而，由于存在着某些差异性，如地区不同导致全国档案信息化在发展方面并不平衡。就从组织方面而言，企业的信息化方面的工作跟事业、机关相比，远远比它们落后，尤其是关于管理制度这一方面，信息化工作可以说是一个空白，因为很多企业没有完善的管理制度。究其原因，主要是：1.缺乏资金。要进行档案信息化建设，就要购买专业需要的硬件措施、软件设备，这对企业无疑是很大的资金支出。特别是在信息技术高速发展的时代，档案管理软硬件系统的维护和更新是必然的，这就会导致不小的开支。而企业是以利益为目的的组织，以最小的投入创造最大的财富。正因如此，往往会再把剩余资本进行扩大再生产，旨在创造更多的财富，这就是企业档案信息方面建设资金缺乏的原因之一。2.企业管理者对档案信息化认识的偏差。在某些文件并存的状况下——电子、纸质，有一些企业领导就会认为，既然纸质文件可以满足管理的需求，那就没必要对信息化进行什么建设。特别是当这些人知道关于这一方面的建设需要花不少钱的时候，他们会毫不犹豫地拒绝。但是他们忽视了在档案信息化建设完成之后，往往会有无法预测管理方面的节约，就比如人、物、财力等方面。因此，对于信息化的自身，我们可以说，这就是一种创新工作，只有以高瞻远瞩的眼光看待信息的价值，才能理解和支持电子档案管理，为档案信息工作创造必要的条件（图2）。

二、企业档案信息化建设是企业信息资源规划方面的关键环节

信息时代到来，企业对信息资源的依赖越来越大，对信息资源的利用需求也在不断扩大和深化。形式和渠道不同的信息资源在企业中日益形成。然而，如果缺乏某些统一的标准和进行有效的管理，导致这些资源基本上是离散的，使所谓“信息孤岛”的形成。这是非常不科学的，对企业信息资源造成了很大的浪费。现在，有很多企业对于这个问题已经有了新的认识。

（一）信息资源规划是整合企业信息资源的有效途径。社会在不断进步，时代也在不断地深入发展，人们在信息资源的认识方面，对它的重要性越来越清晰，领导更加重视信息资源规划方面。即便是有一些企业对于这方面的问题都意识到了，但是却不知道应该怎么样对这个项目进行比较系统及有效的实施。对于解决这问题，企业信息资源进行详细的规划，也就是从企业的实际情况出发，对于信息需求要仔细进行分析，最大化支持信息技术对企业的生产、管理、物流和其他企业，让企业的所有信息资源产生、收集和使用。整个反馈过程就是用于梳理和整合关于企业信息交换的桥梁，从而对于中间环节，能够有效减少和缩短，旨在对信息资源的快通和共享得以实现。

（二）企业信息资源规划的基本要求。其实质是对当前先进的信息技术进行利用，能为企业信息资源搭建起一个统一的平台，使企业内部人、信息能够有良好互动。那我们就可以说，信息资源规划的基本要求——互联网技术，信息资源规划的核心和基础——机读信息和数据。而企业档案作为企业的核心，所以它就是企业信息资源规划的关键对象之一。为了对企业信息资源规划更好地配合，档案部门首要工作是对档案信息化进行工作，数字化的纸质档案积累手工时代，计算机可读形式的数字信息，然后使用强大的应用系统平台的信息资源规划数字化档案资源。

（三）企业档案信息化建设是最大限度地开发档案信息资源的有效途径。建设最大限度开发的两方面是：一是就其管理目的来说，是对企业的歷史文化进行传承，并对企业的发展进行见证。二是为生产建设、研发、管理等日常活动提供真实可靠的信息支持就会显得尤其重要。这也是企业档案对其自身价值的实现、完成使命的基本要求。为了提高企业档案利用的效率，对于档案工作人员，必须要对档案信息资源进行有效的配置，是为了给企业档案使用者，能够提供科学、合理、高效的档案利用途径。作为日常工作信息和知识的首选，是吸引企业用户将档案资源以多种方式进行利用，才会给企业用户的工作带来帮助，就比如在设计、研发、管理等方面，能够更好地证明企业档案管理存在的意义。

三、结论

总之，在信息时代，信息技术在各行各业都得到了发展。企业档案信息化建设和其他组织档案信息化建设是我国档案信息化建设的重要组成部分。符合现代用户获取更广泛档案信息的需要。企业档案信息化建设仍将是未来研究的热点问题。

【参考文献】

[1]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2016（3）：32-36.

[2]王玲，侯巍，薛晶.企业档案信息化建设浅谈[J].档案学研究，2018：106-107.