大数据时代下实现医院人事档案电子信息化管理的思考

2020-05-19冯峰

中国卫生产业 2020年4期

冯峰

[摘要] 随着互联网技术的高速发展，目前已经全面进入大数据时代。在大数据时代下，传统的人事档案管理模式已经无法使医院的发展需求得到满足，医院要想得到健康稳定的发展，必须创新人事档案管理的方式。基于此，该文基于大数据时代的背景，对医院电子信息化人事档案管理模式进行了研究，并结合实际情况，探究了提升医院人事档案管理电子信息化的措施，以期对我国医院的人事档案管理工作能够提供一定的参考。

[关键词] 大数据时代;信息化管理;医院人事档案

[中图分类号] TU246.1+81 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）02（a）-0078-03

Thinking on Realizing Electronic Information Management of Hospital Personnel Files in the Big Data Era

FENG Feng

Heze Municipal Hospital of Shandong Province， Heze， Shandong Province， 274000 China

[Abstract] With the rapid development of Internet technology， it has now fully entered the era of big data. In the era of big data， the traditional personnel file management model has been unable to meet the development needs of the hospital. To achieve healthy and stable development， the hospital must innovate the personnel file management method. Based on this， based on the background of the era of big data， this paper researches the management mode of hospital electronic information personnel files， and combines the actual situation， explores the measures to improve the electronic information management of hospital personnel files management， to provide some reference for managing the personnel files management of hospitals.

[Key words] Big data era; Information management; Hospital personnel files

人才的培养与开发是推动医院发展的强大动力。我国医疗卫生事业近年来取得了很大的发展，人事管理在其中也发挥着十分重要的作用。人事档案能够将医院职员的详细资料全面反映出来，能够为医院评定职称以及岗位的分配工作提供有效的参考[1-4]。在大数据时代下，医院人事档案管理工作也需要朝着信息化、科学化方向发展，同时也为医院的可持续健康发展奠定坚实的基础。

1 医院人事档案电子信息化建设的重要性

人事档案电子信息化是医院人才战略的重要保障。医疗行业人才的竞争变得愈来愈激烈，人事档案的电子信息化建设能够帮助医院构建集共享与存储为一体的平台，促进信息更新速度的不断提升，这样，医院工作人员就能对人才信息进行快速的查询，提升了工作效率[5]。此外，电子信息化人事档案的建设还能为医院人才决策的科学性提供有效的保证，为医院人才战略的实施奠定良好的基础。

有利于保障人事档案信息的完整性与安全性[6]。人事档案的电子信息化建设能够实现原始档案资料的高效处理与存储，很好地解决了传统档案在保存中存在的遗失、磨损等问题。此外，通过电子信息化的人事档案管理，还能对人事档案进行授权访问或者加密处理，提升了档案的安全性与保密性[7-10]。

有利于促进医院人事管理效率的提升。电子信息化人事档案，能够解决以往档案管理复杂且难以管理的问题，通过建立电子信息化人事档案，工作人员能够在很短的时间内，高效完成人事档案的管理工作，促进了工作时效性的大幅提升，对于医院人事档案管理工作整体水平的提升有着十分积极的意义。

2 医院电子信息化人事档案管理存在的问题

2.1 缺乏人事档案电子信息化管理意识

人事档案管理工作的推进情况与医院管理者的重視程度有着直接的关系。完善的电子信息化管理体系是医院人事档案管理信息化规范化的一个重要保证，我国目前大部分医院还没有实现这一目标[10-14]。制度的问题会导致信息存在滞后性的问题，同时也会影响到人事档案资料的真实性与完整性，对医院的人事管理工作也会产生很大的影响[15]。我国很多医院目前对于档案管理方面的法律法规还没有进行全面的落实，缺乏科学有效的制度对其进行约束，从而导致人事档案电子信息化管理的水平整体偏低，这些问题同时也会对医院的正常运营产生一定的影响。另一方面，从整体视角来看，部分医院档案管理部门对人事档案电子信息化管理工作依然缺乏正确认知，没有意识到加强档案信息化建设的重要意义，人事档案管理模式无法与信息时代背景相适应。受此影响，大多数工作人员也对人事档案电子信息化管理工作缺乏应有的了解，不会运用信息技术对人事档案资源进行管理，进而导致档案管理效率较为低下[15-17]。

2.2 缺乏人事档案电子信息化建设的投入

医院管理层如果没有充分认识到人事档案的电子信息化建设的重要性，那么也不会在该工作上投入足够的资金，在这种情况下，医院的人事档案管理将很难实现电子信息化的建设目标。调查显示，影响医院人事档案信息化顺利开展的一个重要因素就是缺乏资金投入[18]。很多管理者由于思维观念较为落后，因而在具体的工作中，往往将工作的重心放在日常的医护工作上，忽略了人事档案的信息化建设，人事档案的信息化建设缺乏有效的支撑，无法取得实质性的进展，对医院人事管理的整体水平也造成了很大的影响。此外，部分中小型医院会因为资金、技术等方面的限制没有购置先进的计算机软硬件设备，陈旧的设施难以满足人事档案电子信息化管理标准，无法充分发挥人事档案管理工作的价值作用[19-20]。

2.3 人事档案信息化建设缺乏专业人才

要想满足大数据时代的发展需求，加快医院人事档案电子信息化建设的进程，仅仅依靠软硬件设施是难以支撑的，还需要医院配备大量专业的复合型人才。然而就目前具体的情况来看，很多医院并没有对该工作引起高度的重视，且在对岗位和人员进行安排时没有进行全面的分析，工作人员的专业素质普遍较低。在对人事档案进行管理时，仍以传统的纸质档案为主，且在研究专业信息方面的能力也不高，没有充分发挥出人事档案管理软件的功能，仅满足于信息的简单记录与存储，工作质量一直得不到有效的提升。相关的调查表明，大部分医院中，人事档案管理的主要岗位往往由年龄较大且专业能力较为薄弱的人员负责，档案信息管理的知识结构有失合理性，同时对于信息化档案管理相关内容的认识较浅，在实际工作中无法确保档案数据的精准性，对于档案的人事档案管理工作很难适应。除此之外，档案管理人员对人事档案电子信息化管理缺乏全面性了解，在日常工作中，档案信息化操作技能与信息素养存在一定的欠缺，难免因为操作不当而导致档案信息流失[21]。

3 医院电子信息化人事档案管理的强化策略

3.1 完善人事档案信息化建设管理机制

优质的人才队伍能够为医院的建设与发展提供有效的保障，高质量的人力资源管理能够帮助医院解决开发和管理人才的问题，能够与大数据时代人事档案管理电子信息化建设需求相适应。这就需要医院高度关注电子信息化人事档案管理，建立健全相应的管理机制，对工作人员的人事档案管理意识进行不断的强化，此外，还需要重视激励机制的构建，将人事档案管理人员的工作积极性充分调动起来，使其全身心投身于工作中。医院在进行信息化人事档案的过程中，要实现与既有信息化建设资源的有机融合，同时还要研究医疗体制改革的发展趋势，确保相关的制度能够推动人事档案信息化建设的顺利开展，避免出现人事档案被随意篡改的现象，为人事档案数据的真实性与完整性提供有效的保证。另一方面，医院档案管理部门应结合信息时代的发展趋势与人事档案电子信息化管理标准制定科学的管理制度，同时，要充分借助信息化技术对档案主题与级别划分、档案管理体制、管理职责、档案资料收集和归档、档案文件整理与统计、档案信息内的保密管理和安全管理、档案信息资源的开发与使用、档案电子信息化管理工作经费以及档案信息管理工作的奖惩进行合理规划，确保人事档案电子信息化管理工作的科学性、规范性、合法性与高效性。除此之外，医院必须充分引入信息技术，组建人事档案电子信息化管理平台与安全防护系统，配置先进的硬件设施与完善的杀毒软件，以此避免档案资源被窃取，并运用信息技术组建档案管理数据库，通过建立自动检索系统与更新系统来方便档案调阅与查询工作，全面提高档案信息更新效率[22]。

3.2 加强资金投入的力度

医院的人事档案资料能够推动人事管理工作的顺利有序开展。在大数据时代下，医院要想确保人事档案管理工作的顺利开展，就需要根据《全国档案系统信息化建设实施纲要》的具体规定与要求，扩大医院人事档案管理信息化建设的资金投入，结合信息化建设的具体要求，对配套的软硬件设备进行及时的更新，为人事档案管理工作的开展奠定好物质基础[23]。真实性与完整性是人事档案的两个关键性指标，要对信息设备进行充分的应用，构建系统的人事管理信息系统，详细记录医院职员的各种信息资料，在保证人事档案准确、真实、全面的基础上，促进其实用性的不断提升，使档案信息的查阅更加方便快捷。这些信息化平台的建立与完善都需要资金的支撑。

3.3 提高工作人员的专业素养

大数据时代下，要想从整体上提高人事档案管理的效率，就需要重视工作人员应用信息软件的能力[24]。首先，需要建设一支高素质的专业人才队伍，使其能够提升电子信息技术的综合应用能力。此外，还要重视档案管理工作人员专业素养的提升，使其能够符合人事档案管理岗位的具体要求。其次，要对在岗人员进行系统的教育培训，使所有人员都能熟练掌握信息软件的相关操作能力，并能在实际的工作中对其进行科学的应用。在對专业队伍进行建设的过程中，要系统规划医院人事档案管理的组织架构，使在岗工作人员能够将自身主观能动性充分发挥出来，不断提升自身的业务能力，更好地适应大数据时代的发展需求。再次，医院档案部门必须重视提高档案管理人员的信息技术操作水平与职业道德素养，通过有效的培训活动加强档案工作人员的专业管理知识以及对人事档案电子信息化管理的正确认知，引导档案管理人员在做好档案信息安全保密工作的同时合理开发档案资源，利用现有的人事档案信息规范企业日常管理工作，促进该院的良好发展。与此同时，医院应借助信息技术对人事档案电子信息化管理工作进行定期考核，避免部分档案管理人员在实际工作出现失误与差错，进一步推进档案工作规范化[25]。另外，医院应结合档案电子信息化管理目标，对档案管理人员职业素养考核工作制定可行的奖惩制度，这样有助于激发档案管理人员的工作潜能，规范他们的工作行为，确保他们恪守职业道德准则。

4 結语

综上所述，人力资源管理的一个重要组成部分就是人事档案管理。人事档案的电子信息化建设，能够为医院各项工作的顺利开展奠定良好的基础，同时也为医院人事档案管理工作提供了很大的便捷。因此，医院要采取有效的措施，实现人事档案电子信息化的建设目标，推动医院的良性发展。

[参考文献]

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