信息化管理在工程监理项目中的应用

李丽娥

摘要：当今社会公路工程的数量和规模在不断扩大，在公路工程管理之中，监理档案的管理起到关键性的作用，良好的监理档案管理不仅可以充分体现出公路工程施工监理的水平，同时也可以为后续的工程施工监理提供重要的参考依据，更可以有效避免不必要的工程纠纷发生。基于这样的情况，本文就对项目档案信息化管理进行分析，希望通过本文的分析，可以对当今公路工程之中监理项目档案的信息化管理提供出一定的参考依据。

Abstract： The number and scale of highway projects in society today are constantly expanding. In highway engineering management， the management of supervision files plays a key role. Good supervision file management not only can fully reflect the level of highway construction supervision， but also can provide an important reference basis for the follow-up engineering construction supervision， and can effectively avoid unnecessary engineering disputes. Based on this situation， this article analyzes the informatization management of project archives. This paper hope that through this analysis， it can provide a certain reference for the informatization management of supervision project archives in highway engineering today.

关键词：公路工程;项目监理档案;信息化管理

Key words： highway engineering;project supervision files;informatization management

中图分类号：TP399                                       文獻标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2020）11-0223-03

0  引言

中山市翠亨快线工程属于中山到顺德快速路工程之中的一个部分。在该项目的建设过程中，按照一级公路的标准进行建设，设计车速为每小时八十公里，路基的宽度是32m，路面为沥青混凝土结构。其中有大约52.69m3属于软土路基，有一座5.3km长的特大桥梁，六座2.5km的大桥梁和2座120m的小桥梁。匝道桥566m/2座，涵洞312m/11座，隧道711m/2座，路基土石方262万m3。本文就是对该项目监理档案的信息化管理进行分析。

1  本项目监理档案的信息化管理分析

1.1 档案管理体系、收集归档的原则分析

①总监办档案管理机构以项目总监为领导，主要负责对资料的管理体系进行监管，其中包括综合办公室、工程管理部、工程合约部、档案室以及试验室，分别负责开展各自职责内各项档案资料工作，现场监理员、试验员分别配合，确保现场技术措施顺利实施[1]。

②档案的收集以及归档原则：在档案的收集以及归档工作之中，应该严格按照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004、JTG F80/2-2004）之中的相关要求来进行，保障档案资料的真实性和准确定，将建设工程活动之中的所有内容都反映出来，并保障档案的齐全，打印内容的清晰、装订的整齐等。

③项目档案引用了二维码技术，同时根据施工范围以及施工内容的需要，在进行档案的管理工作之中，应该按照统一领导分级管理的方式来进行管理，图1和图2就是其管理组织图和二维码图。

1.2 监理内业信息的特点分析

①因为档案信息之中所涉及到的部门、环节、专业以及渠道都很多，并且工程的施工过程中也存在较大的变化，处理的方式又多样化，因此信息量大。

②信息系统性强。受一次性或者是单件性特点约束，即使是个其他项目的类型相似，但是因为地点与施工单位等的差异，也会导致信息特点的差异，这就为信息系统的建立和应用创造了条件。

③信息传递中的障碍多。在信息的传输过程中，地区、部门、专业以及途径等的落后，或对信息的重视与理解能力、经验、知识的限制。

④信息的滞后现象。信息通常需要在整理、加工、传递之后才可以被决策者获取到，所以信息就有着一定的滞后性。如果信息不能及时反馈，就很可能对决策造成不利影响。

1.3 内业管理的系统化分析

①项目进场之初，主动对接竣工档案移交单位。通过档案公司的提前介入，可以正确指导施工之中的资料收集、填写、整理以及归档等的工作，确保工程完工档案及时移交。在此过程中，业主不定期组织了档案培训，这对于档案管理工作的提升十分有利。同时，在管理的过程中，总监办也会组织所有的专业监理工程师进行内业资料的填写规范用语的讨论，对所有单位进行分部分项工程划分完整并审核，向业主报备，建立本项目基本信息网。

②开工后：与建设单位沟通过程中信息文件传递渠道，统一归口传递。保证传递及时、准确、完整。

③掌握信息来源，进行信息收集，包括所有的监理日报、日记、月报、周报以及所有的巡视记录，通知单或者是工作联系单，以及过程中所有的检查记录、验收记录以及评定记录等。

④处理的方式：在进行信息的处理过程中，主要是通过手工结合计算机的方式进行处理。

⑤总监办专门针对内业组织监理工作布置，各职能部门秉承公司重视内业的管理精神，对总监办自身内业要求严格，同时在开工前期就对内业管理用表、往来文件进行统一，统一监理工作用语并上墙，规范验收牌、影像资料等水印信息。

⑥监理公司重视档案管理工作，总工会不定期对项目内业进行具体指导，对内业的近期工况做到全面了解，并解决其中的问题。

⑦总监办重视质量、安全内业，经常性的组织召开监理、施工单位进行内业工作布置会，组织对项目部内业进行检查指导，做到内外业同步。

⑧在过程归档中，结合项目实际进行分类整理，同时适应上级各部门检查指导便捷归类，以供查询借阅，并保证监理档案的集中性、完整性、标准化、针对性[2]。同时，为适应现代工程上对文件时效性的增强需求，项目档案资料管理之中也全面遵循了文件不过夜的原则，并由专人负责关注建设管理群信息，由专人及时传达各种文件精神，特别是针对反馈文件做到及时回复。为进一步提升项目的监理工作，在监理管理系统之中还分别设立了待办清单和文件跟踪清单等。

⑨其他方面：随着规范的更新，总监办与各参建单位共同研究，及时采用更新后的规范。

2  信息化管理在公路工程监理档案管理之中的应用思考

2.1 对公路工程之中监理档案管理需求的明确

在当今公路工程的不断发展之中，很多的监理单位都应用到了信息化的管理方式，并通过这种管理方式提升了对施工监理档案的管理水平。但是在实际应用信息化方式进行监理档案的管理过程中，因为施工的项目比较复杂，监理档案也比较复杂，所以监理档案管理需求不够系统、管理水平难以提升的情况也十分普遍。基于这一情况，在应用信息化技术进行公路工程施工监理档案的管理过程中，监理单位一定要对所有监理档案的管理需求做到全面明确[3]。档案公司提前介入成为必要性。

2.2 加强对监理档案的分工管理

在通过信息化管理方式进行监理档案的管理工作之中，监理单位需要做好监理档案的分工管理工作，提倡专人专室专岗。

2.3 规范监理档案的分类标准

因为工程监理的档案资料很多，所以在管理的过程中就很容易出现交叉管理或者是遗漏等的情况。基于这样的情况，在监理单位通过信息化管理方式进行监理档案管理时，一定要对档案的分类标准做到进一步的规范，这样才更加有利于后期对监理档案的信息化管理。根据《中华人民共和国档案法》（简称档案法）、《档案管理实施办法》等，結合总监办的实际情况及公司管理标准要求来对监理档案进行分类，通常情况下，项目监理档案可以按照监理过程内容进行划分，大致分为以下的几大块：其一是监理管理性文件，其二是独立抽检资料，其三是安全资料，其四是环保控制，其五是影像资料，同时还有其他的一些监理资料等。通过这样的方式，就可以让项目监理档案得到更加明确的分类，这对于监理单位工程监理档案的信息化管理效果提升将会起到至关重要的帮助作用。

2.4 对档案记录水平的不断规范

在通过信息化的模式进行监理档案的管理过程中，监理单位一定要控制好监理档案的记录，其中包括档案记录的内容、档案记录的过程以及档案记录的规范标准等，保障监理档案每一个记录细节的规范性。通过这样的方式，才可以为监理档案后期的信息化管理提供更多的便利。比如，在当今的信息化管理模式之下，一些监理人员首先会完成所有的档案签字记录，然后再将监理档案资料输入到档案信息管理系统之中，但是一些监理人员则会先将监理档案输入到档案信息管理系统之中，然后再将档案打印出来让相关的负责人签字。由于记录程序的不同，监理档案的系统数据也就会缺乏一致性，这对于公路工程监理档案的后期管理将会带来较大的不利影响。所以，在监理单位进行档案记录的管理工作之中，一定要对档案记录的水平做到不断规范，这样才可以有效避免监理档案系统数据的不一致而影响到档案的管理质量。

2.5 监理档案管理标准的进一步强化

在监理单位的监理档案信息化管理之中，要想进一步提升管理质量，一项关键的内容就是进一步强化监理档案的管理标准，建立一个完善的监理档案信息管理系统，首先是注重行业标准，比如工程之中所涉及到的各种行业资料，在监理档案之中一定要注意其管理的标准。其次是注重企业的标准，在公路工程之中，不同的企业都会有不同的监理档案管理标准，所以监理单位应该根据企业的需求来进行档案管理标准的进一步强化。同时，在监理档案的管理过程中，监理单位还需要注意对每一个阶段的项目做好监理档案的规范，并进一步规范监理档案的管理流程，让各种监理档案的管理和信息化的管理特点相结合，这样才可以保障监理档案的信息化管理质量。

3  结束语

综上所述，为了进一步提升监理档案管理质量，监理单位可以将信息化的管理模式应用到档案信息的管理之中，建立起一个完善的档案信息管理系统，对每一名管理人员做好职责的划分，全面明确公路工程的监理档案管理需求，对各种的监理档案资料加以规范。通过专人专岗专室，全面提升档案管理质量，保障公路工程项目的监理档案质量，进而保障工程的管理质量与施工进度。这对于监理企业的发展、公路工程的进步以及社会经济的提升都将有着关键性的促进作用。

参考文献：

[1]吕厚媛.交通建设工程监理档案管理信息化建设的思考[J].建筑工程技术与设计，2019（33）：2852.

[2]赵新宇.监理单位履行信息化公路工程项目档案管理职责的机制和方法研究[J].云南档案，2018（7）：59-62.

[3]袁园.水利工程档案管理信息化建设思考[J].农民致富之友，2018（18）：245.

[4]JTGG10-2016，公路工程施工监理规范[S].

[5]郭伟，白少波，张睿.装配式建筑项目信息化管理研究综述[J].价值工程，2020，39（01）：296-299.