事业单位档案管理存在的问题和对策分析

田志兴

关键词：事业单位;档案管理;问题分析;应对策略

中图分类号：D630.1;G271文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2020）04 — 0168 — 03

近年来，我国不断推进事业单位改革，完善事业单位的职能设置和人员配置，加上信息技术的不断发展，事业单位档案管理工作也面临着改革，档案管理工作方式方法也亟待进行调整。与时俱进，实现事业单位档案管理的现代化、高效化、规范化不仅有利于保护各类事业单位部门档案文化资源，而且可以通过优化档案业务流程、挖掘档案潜在信息，有利于强化档案管理对事业单位智能工作的支撑作用，从而促进事业单位整体工作的蓬勃发展。

一、事业单位档案管理存在的主要问题

1.领导干部档案管理意识薄弱

一些单位的领导干部对档案管理的理解不够充分，也没有建立相应的管理考核评价体系，甚至以为档案就是每个文件的整理、放置，没必要进行分门别类、专人管理和定期维护。常常对事业单位部门档案疏于日常性整理和保护，认为事业单位工作人员的身份档案是一种不会丢失的标签和符号，认为一些文字档案丢失就丢失了、损坏了也没有必要修补，缺少一个长期的档案整理工作计划。当且仅当在文件检查或需要时间进行档案调查时，才会引起短暂的重视。而且，一些领导干部缺少相关法律常识，多数都不了解《档案法》;领导干部不重视，在宣传动员开展档案管理工作中，自然又难以得到档案管理人员的重视。许多领导干部尚未意识到事业单位档案管理的实用价值，仅仅把档案管理当作一项任务来抓，忽视了监督及管理协同配合的积极作用。

领导的不重视进而造成档案信息化程度跟不上时代，以单位缺少资金为由，放缓档案部门设备的更新换代的步伐。一些事业单位的档案管理部门的工作环境条件差、缺乏专业设备等问题。如没有保护文件的基础硬件设施，计算机落伍，位档案管理仍然是沿用老方法。使得事业单位的档案管理工作一度处于停滞状态，更不必说事业单位档案管理的规范化、信息化和网络服务数据化了。在档案技术的管理上。事业单位档案管理“硬件”发育迟缓。事业单位记录管理设备过时，大多数记录管理部门仍以纸质记录、账簿记录为主，传统的纸质记录管理模式往往是低效率工作。随着经济的不断发展，科学技术水平的不断提高，传统纸质文字记录模式无法比拟计算机，能够迅速地将庞大的信息内容，有效地存储在信息记录库中。因为个别事业单位缺少足够资金去购买专业设备，无法及时购买电子档案记录管理工作要求的新设备，这很大程度上限制了电子档案工作人员的文件数据记录速度以及文件查询效率。因此，从总体上看，很多事业单位在档案的管理水平上还有待提高，多数事业单位还是存在着纸质档案与电子档案并用的情况，这大大影响了工作效率。

2.档案管理工作缺少制度规范

档案在事业单位中有着非常重要的作用，档案管理与单位的各项工作都有着密不可分的关系。单位职工的档案或文件、流程记录等资料一旦丢失，就有可能造成个人信息和单位数据泄露，特别是保密文件泄露很可能造成严重后果。因此，事业单位的领导干部和档案管理人员理应高度重视这项工作。但实际工作中，档案管理工作并不令人满意。由于完善的事业单位档案管理不能给部门带来任何实质性的好处，即使取得了成绩，也无法在短期显现出来作用，所以很多事业单位的主要负责人普遍不重视档案管理工作，这种消极态度会影响其他事业单位科员，包括事业单位档案的直接管理实施者——档案文件管理人员。当前，档案管理工作的重要性并没有被事业单位档案工作人员意识到，档案管理仅被视为整理和保存文件的工作。再加上上级领导和负责人的消极态度，档案管理人员很难努力工作，结果会让档案管理一直处于泛滥、失控的状态，事业单位科员们无法按时进行相关的档案记录，耽误了工作时间，最后积压得越来越多，只能得过且过，导致文件不完整，影响了他人查阅文件和工作效率。

部分事业单位档案记录管理工作常常会發生突发、临时的状况，一旦发生突发情况，常常是由事业单位临时抽调的其他岗位人员来兼职管理工作，这些人往往缺少实际工作经验，也没有一定档案工作技巧。由缺乏专业和技巧的兼职人员负责工作，会让档案越整理越混乱，最终让档案管理失去现实意义。

上述这种非专业档案管理情况的存在主要就是两方面原因：一方面是因为兼职档案管理人员工作繁忙，没有考虑到档案管理是一项长期的、系统的工作，不认真负责的兼职档案管理员让档案文件收集整理难以取得很好的效果，而且往往被其他工作耽搁;另一方面，档案管理人员在技术能力水平上缺乏专业度，导致档案管理质量不高，对事业单位档案管理的专业性产生了影响。

3.档案管理监管力度不够

事业单位部门轻视档案管理工作，档案管理先天“软件”不足，外部监督缺失。虽然有相应的规则规定，如《干部档案管理条例》《干部档案整理细则》等，实际上已经出台，并实施多年，但在现实管理中依然不能做到按规定严格执行，在标准程序方面，各个事业单位始终不能形成一套可操作的运行系统，尤其是不能在系统内部，建立档案管理工作实施的程序和办法，虽说各个事业单位积累了很多的工作经验，但最终还是在新设备上缺少尝试，在档案整理信息化和规范化上还是缓慢地发展，档案管理模式还是不够规范。部分事业单位部门还没有制定相应的档案管理制度，造成档案管理监督存在程序上的漏洞，管理不规范、人多分类乱等问题层出不穷，最终会让档案管理工作异常混乱。例如，个别事业单位为省去几个复杂环节，在档案管理操作流程中，对本应销毁的、本应归类的、本应归档部分原文件的档案材料，直接做了简化处理，这样的做法对于任何一个单位的档案管理工作来说都是危害巨大。这些问题主要就是缺少外部监督，致使档案工作疏于管理造成的。

由于受事业单位专门档案管理工作人员自身工作能力的限制，自己单位人员很难履行本单位的档案管理监督和自查的双重职责。由于部分领导干部对管档案管理工作存在轻视心理，所以档案管理工作人员在心理上忽视档案管理的重要性，即使没有其他工作，也懒得去整理档案文件和学习档案文件管理规定，也仅仅就是把档案粘贴上文件分类标签，随意堆放到文件柜中，没有形成专门的档案管理经验，更不用说会有较大提高。而且，档案室作为事业单位档案管理工作的指导部门，档案室工作人员存在被抽调和调换去其他岗位的情况，原本定岗人员数量就不多，要想保质保量做好档案工作整理，已经不是一件容易的事，加上经常抽调，常常出现档案工作衔接不上。大多数人员都不会去处理档案的细枝末节的问题，除非要真正进行档案年末考核检查，才会出现检查档案前临阵抱佛脚的情况，人员不够，常常加班加点也难以完成，对付性完成检查工作任务。

二、事业单位档案管理问题应对策略

1.提高领导对档案管理的认识

必须转变事业单位领导干部心中的“重事业，轻档案”的思想，不仅要让部门工作人员知道，光靠这些“面子”上成绩是远远不够的，而是要看到“里子”上的工作能力，最重要的是要做好档案整理这一根本的工作，领导干部都没有档案管理上的想法，不懂档案工作的方式方法、工作技巧，意识薄弱，盲目地认为只是投入一点精力就可以看到工作成果，就会误导事业单位的工作人员，档案管理工作就无法继续进行下去，无法发展，无法达到预期目标。因此，领导干部作为单位档案管理的第一责任人和主要负责人，一定要从认识上转变档案管理可有可无的懒政怠政思想，上前指挥、亲临现场，率先垂范，只有这样才能更好更快地促进档案管理工作的不断创新。

事业单位管理档案工作就要从领导顶层出发，准确设计档案工作的宏伟计划与蓝图，要深刻意识到档案的行政职能和保管使用职能都非常重要，因此在制定相关的管理制度时，一定要既重视现代化功能，同样也要重视档案管理标准化，助推档案管理工作的逢勃发展。事业单位部门必须固定时间组织事业单位全体人员学习《档案法》《干部档案管理条例》和《干部档案整理细则》等法律法规，开设档案管理方面课程，讲解档案信息保密的工作方法。档案管理的领导干部还应定期开展巡视、检查和督导，根据工作实际，建立一套切实可行的检查考核评比体系，让事业单位部门档案管理规范化。

2.加强档案管理队伍标准化建设

一方面，事业单位档案管理部门必须保证档案室中有经验和有专业特长的档案管理专家和学者的比例，并尽可能的保证档案管理人员稳定。档案管理人员要求政治素质高，有熟练掌握档案管理服务的能力，也要同时具有可以操作计算机技术的高素质人才进行档案管理工作，建立事业单位档案人才的培养机制，开展档案管理交流讨论研讨会，这样把现代化的档案管理信息技术能够得到推广。同时为这些事业单位优秀的档案管理人才提供良好的发展平台和高薪待遇，凝聚事业单位档案管理部门的共识，组织一个高效稳定的管理团队。

另一方面，建设档案管理信息化工程，提高档案管理服务效率。档案管理信息化追求的最终目标是高效利用档案资源，提高管理服务效率，以便于事业单位工作人员阅读档案资料。当代事业单位对档案管理提出更加严苛的要求，档案管理信息化是档案管理服务的必由之路。因此，首先需要在部门之间建立互联网标准的信息化管理模式，及时准确地更新档案文件信息，保证文件本身的有效性。接下来，进行电子数据轉化，需要连接控制部分使用新的转换存储工具，例如扫描仪、高拍仪和摄像工具等，对档案材料采用图片进行保存，并利用先进设备进行文件加密和传输，使档案信息资源互联互通，让档案管理工作更加灵活，方便事业单位工作人员对文件的查询需求，一举两得。

3.建立健全档案管理监督规范化制度

有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这不仅是执法工作者需要坚持的原则，也是每一位事业单位的档案管理的工作者应该知晓的原则。档案管理人员不仅要严格按照规章制度要求，严格执行档案管理规定，更要加强监督管理，对一切非法损坏、非法窃取档案的违法行为，还要及时向单位和领导汇报，由单位及相关执法机关对破坏档案管理法律的人员进行严肃处理。对档案管理保护可以区分对象、目标群体、心理和思想动机，采用针对方式方法，对档案管理采用分类分级重点保护，最好在档案室内安装高清摄像监视器，这样就可以监视和保护档案的安全。同时，档案管理员要勤于动手查阅档案簿、勤于动眼观察阅览者、勤于动嘴宣传法律法规，争取让档案保密工作滴水不漏。

在监管规范化上，第一，需要建立科学的档案监督管理制度，建立健全档案管理责任追究制度，尽力做到权责分明，有利于执行和追责;第二，需要建立事业单位档案管理操作规范程序流程，建立健全行之有效的配套关联制度，保证配套标准化流程，严格遵循言简意赅，易操作，简单实用，不易变形的原则，沿用之前制度的类型项目，这样可以有效地显示规章方向的指示功能，让档案管理有所遵循;第三，在制度制定中保证对事业单位领导与档案管理工作人员“一视同仁”，在建立相关规章制度下，必须能够达到既能提供监督档案管理工作人员又能监督领导的作用，让档案管理制度在阳光下运行，不能让任何人逾越档案管理制度规章。最后，规章制度要奖与罚并举，正是因为事业单位的档案管理者是多种规章制度的第一责任人和主要负责人，因此在档案管理规章制度出台之后，必须维护规章制度的权威性和唯一性，必须做到奖罚分明，让受奖者得的心安理得，让受罚者心服口服。

三、结论

在事业单位部门档案管理过程中，必须始终坚持规范与灵活统一、权益与责任兼容、制定与执行并重的三大原则，完成档案管理工作，需要事业单位部门领导的重视，需要专业员工的高专业水准，需要组织制度，只有这样，事业单位才有可能高效率地完成档案管理工作，甚至还可以完成事业单位更为复杂的统计应用。档案管理工作必须时刻跟随着时代的需要而进行创新与改革，顺应时代需求，顺应当代事业单位蓬勃发展的需要，不断提升对档案管理工作的重要性的认识，不断加强制度建设和监督指导。

〔参 考 文 献〕

〔1〕李洋洋.事业单位档案管理中存在的问题与提升措施〔J〕.信息记录材料，2018，（08）.

〔2〕王艳.新形势下人事档案管理的几点思考〔J〕.人力资源管理，2016，（09）.

〔3〕莫斌.建设工程档案信息化管理浅析〔J〕.现代企业教育，2011，（12）.

〔4〕吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考〔J〕.办公室业务，2018，（10）.

〔5〕郜尚义.议新形势下事业单位档案管理的改革〔J〕.西部资源，2015，（08）.

〔责任编辑：杨 赫〕