高校设备档案管理存在的常见问题及对策

王咏梅 刘方欣

【摘要】随着我国经济快速发展和教育改革进程不断推进，高校仪器设备的数量和档次也不断提升，设备档案管理工作越来越重要。本文探讨了在“互联网+”和大数据的时代，通过加强制度建设，提升业务水平、提高“互联网+”技术等，加强高校设备档案管理工作，提升设备档案管理水平。

【关键词】设备档案;文件管理;信息化建设

仪器设备的档案管理是通过直接搜集整理所得的关于仪器设备的记录，是高等学校设备管理工作的重要组成部分。管好、用好仪器设备档案资源，不仅有助于延長设备的使用寿命、提高设备使用效率、扩大设备的使用范围，也是高校购买同类设备的可靠参考和了解设备资产的详细信息来源，更是提高高校教学质量、提升科研水平的重要保障。随着国家对高等教育资源的投入不断增加，以及“211”“985”“双一流”等举措的有效实施，各高校仪器设备的数量、质量均有大幅提高，但这也给高校设备档案的管理工作带来了极大的困难和严峻的挑战。完善的设备档案信息不但有助于高校对拥有的资产有准确的认识，也可以对设备进行有效的监控和管理。所以，如何有效提高高校设备档案管理工作效率，成为当前高校设备管理部门面临的重要课题。

一、高校设备档案管理的常见问题

（一）设备档案管理工作不规范。高校设备管理多实行使用部门与设备管理部门共同管理的模式，设备管理部门主要负责设备的招标、采购、验收、安装等工作，而设备的日常使用、维护保养则主要由各使用部门负责。采购、管理和使用的分离给设备档案管理工作带来了一定困难。虽然仪器设备在采购时即建立了相应仪器档案，但采购部门缺乏设备的使用经验，对设备的关键参数、属性不够了解，可能造成档案资料不详细、设备参数不准确等情况。而且仪器设备使用寿命较长，从立项到报废，设备档案保管时间周期较长，在后续使用过程中仪器设备的各种信息无法及时更新，导致设备档案往往无法反映仪器设备的真实情况。此外，很多部门直接使用和管理设备的一线科研人员对设备档案管理工作缺乏足够的重视和认知，缺乏档案管理的相关专业知识，导致科研人员对设备档案管理工作重视不足、对设备档案管理工作不积极主动，也不会充分利用设备档案资源，造成设备的使用、保养、维修等关键信息无法在档案中得到及时体现。

（二）设备档案管理制度落后，归档整理工作滞后。虽然各高校对国有资产、大型仪器设备等均出台了相应的管理规章制度，但对于设备档案则大多缺乏完善的管理制度，对设备档案资源的价值和潜力没有充分的认识，管理职责不清晰。不同的二级单位对设备档案管理规定、方式、人员不一、缺少协调沟通;对于设备档案管理工作没有规范的标准和制度，设备档案建立后，由谁来进行设备档案的更新维护职能不明;档案更新工作流程不明晰、仪器设备使用过程中产生的数据、原图像等资料存放不规范等。目前多数高校并未配备专职设备档案管理人员，设备档案管理工作多由设备管理部门人员兼职完成。工作人员因事务繁重、档案管理专业知识缺乏、专业服务能力不足、人员流动性大等原因，极易造成设备档案关键信息缺失、断档，无法形成良好的设备档案管理机制和服务机制。

（三）设备档案管理信息化程度不高、共享使用效益差。设备档案管理信息化建设是高校设备档案管理的重要手段，可以极大地提高设备档案管理工作效率。但目前我国各高校有的尚未完成设备档案信息化建设工作，仍采用传统的纸质档案、设备卡片等封闭式管理模式，缺乏先进的设备信息化管理平台，使得设备信息无法及时交流共享。有的高校虽然已经建立了设备档案信息化管理系统，但仍存在设备信息滞后、设备资料不全、设备信息资料更新不及时等情况，导致设备相关资料不完整、不透明，影响设备在校内各部门之间甚至校际之间的共享使用，设备使用效率低下。高校设备存在数量大、种类多、分布分散等特点，尤其是大型设备和高端设备，均存放于不同的二级部门，即使校内跨部门使用也需经过申请、批准、培训、使用等环节。由于缺少及时、完善的设备档案信息支持，造成大型设备的共享使用效率低下、使用流程复杂、档案数据无法及时留存等弊端。此外，设备档案管理工作滞后、信息化程度低，也会造成用户不能及时了解设备信息，影响设备成果的产出。

二、提高高校设备档案管理水平的对策

（一）加强设备档案管理制度建设，完善管理体制。随着大数据时代的来临，“互联网+”的不断成熟、发展，高校设备档案管理也体现出多元化、开放化和信息化的新特点。高校领导应针对时代变化和外部环境改变，充分重视设备档案管理工作的制度建设，针对性制定切实可行的设备档案管理制度，加强设备档案信息的收集、整理、更新、共享利用以及保密等工作，提高仪器利用效率，优化设备档案管理，创新设备服务。设备主管部门是设备档案管理的主体机构，而各二级单位是设备存放和使用的具体部门，高校应着手建立起设备主管部门和设备使用部门联动工作机制，明确设备档案管理职责，提高设备档案管理水平和仪器使用效率，确保设备档案管理工作为高校“双一流”建设发展提供有效的助力。

（二）提高设备档案管理工作重视程度，提高管理人员业务水平。档案管理人员是直接管理设备文件资料及相关档案的重要成员，新时代的高校设备档案管理对管理人员的管理理念和专业知识水平都提出了更高的要求。高校应充分重视设备档案管理人员队伍建设，通过引进人才、专业培训等措施，切实做好队伍建设工作。通过有组织地开展职业技能培训、专业讲座、进修等多样化手段，转变设备档案管理人员的传统管理理念，提高专业技术水平，以满足新时代设备档案管理工作的要求。同时，也应建立针对设备档案管理人员考核和激励机制，将设备档案管理工作纳入高校绩效考核体系，考核结果不仅影响人员收入，也可以与人事职务职称晋升、评优等挂钩，以激励设备档案管理人员努力提高自身管理水平，认真负责地完成设备档案管理工作，提高设备档案服务质量。

（三）借助“互联网+”，提高设备档案管理信息化水平。传统的设备档案管理，从设备信息录入、信息更新、信息查阅等都是由人工完成，效率有限。随着“互联网+”、物联网技术的高速发展，使得档案管理信息化建设进度大大提高。设备信息的收集、整理、更新均进入了智能化、信息化和云计算时代。借助云存储、云共享、智能检索等相关信息技术，能够大大提升设备档案管理工作效率，提高仪器利用率。同时，“互联网+”时代设备档案资源开放程度更高，借助互联网、微信、微博、自媒体等新媒体平台，创新服务内容和服务形式，搭建服务平台，更好地适应“互联网+”时代信息共享的大趋势，是高校设备档案管理工作今后面临的重要课题之一。高校应着力打造设备档案信息的线上管理平台，开启“线上+线下”的协同管理模式。线上平台可用于仪器设备的宣传、介绍、查询、预约等，便于使用者及时了解，同时可以授权二级部门设备管理人员通过线上及时更新设备状态，保证设备档案的时效性。线下档案则保证了设备档案的唯一性和原始性，线上与线下相结合，能够优化设备档案资源配置，提升设备档案管理的科学化和精细化。

三、结语

高等院校仪器设备种类繁多、涉及面广，设备档案的数字化管理是高校设备管理发展的必然趋势，直接关系到高校设备管理水平和效率。因此，必须通过加强制度建设、提高管理人员业务水平、借助网络信息技术等手段，提高高校设备档案信息化管理水平，推动设备档案管理工作高效、快速发展。

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