如何提高中小学图书馆档案管理规范化水平

张庆祖

【摘要】中小学图书馆应当加强自身档案管理的规范化建设，提高自身档案管理的规范化水平，从而更好地体现和发挥档案管理的作用、价值。本文首先简单阐述了中小学图书馆档案管理规范化的意义，然后就如何提高中小学图书馆档案管理的规范化水平，提出了探讨性建议，以期能为中小学图书馆档案管理工作的实践提供参考。

【关键词】中小学;图书馆;档案管理;规范化

如何提高档案管理的规范化水平，是如今中小学图书馆应当重点研究、探讨与实践的一个关键课题，因为这是图书馆档案管理工作质量的一个重要保证，关系着图书馆的历史记录与未来服务建设，必须要引起高度的关注与重视。

一、中小学图书馆档案管理规范化的意义

中小学图书馆的主要职能是为师生提供图书借阅服务，开展各类文化活动，丰富师生的精神文化生活，并为教学实践、教学研究提供文献和信息，在整个学校体系结构中，占据着非常重要的地位。中小学图书馆的档案管理，则主要是对所有图书馆图书信息、服务信息、活动信息、人事信息以及管理信息等，进行信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用。不仅是对于图书馆，即使是对于整个学校来说，图书馆档案管理都是一项不容忽视的工作内容，因为其全面记录了图书馆的所有信息，是图书馆乃至学校的一个历史见证，具有历史价值，并且其还能够为今后学校图书馆服务的改进，提供决策依据。

档案管理是一项非常琐碎与复杂的工作，尤其是在图书馆规模不断扩大、藏书不断增多、文化服务不断增多的情况下，中小学图书馆的档案管理面临着更加巨量的资料、信息需要处理，这就极有可能在实际的档案管理工作中，引起各类问题出现，如档案信息内容不全、缺失、错位，或描述不清、索引混乱以及遗失、泄露等等，从而降低档案管理的效率与质量，不利于档案的利用，使档案的价值大打折扣。要想避免这些问题和现象，中小学图书馆就必须要加强自身的档案管理规范化建设，提高自身的档案管理规范化水平，以更加严格、科学、有序的方式来推进自身的档案管理，如此便能保证图书馆档案管理的效率与质量，更好地体现和发挥出档案管理的作用、价值，完善历史记录，辅助图书馆服务及文化活动的改进。

二、提高中小学图书馆档案管理规范化水平的策略

（一）加强档案管理工作环境条件建设。加强档案管理工作的环境条件建设，是提高中小学图书馆档案管理规范化水平的首要措施，这不仅关系着档案管理工作的质量及规范性，同时更关系着档案资料的安全。具体来说，应当针对图书馆档案管理提供专门的办公区域和档案存放区域，不论是纸质档案保管，还是电子档案保管，都必须要做到防潮、防水、防火、防虫。尤其是在信息化的档案管理工作方面，需要配置性能优越的计算机，以及其他相关的辅助设备，如扫描仪、内部专用局域网，以及专门的档案管理软件系统等等，这样才能为档案管理的规范化推进创造必要的条件。

（二）健全档案管理的工作制度建设。健全的制度，是规范化推进图书馆档案管理的依据，否则档案管理的规范化就会缺少标准和指导，这样的话档案管理便无法实现“规范化”。大致来说，中小学的图书馆档案管理制度建设，需要以国家《档案法》以及其他的相关政策为基础，然后结合自身的实际工作情况，对档案管理在信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用等各个工作环节的标准，给出详细而明确的规定，乃至档案的保管期限、保密、调阅、销毁等，都需要制定相应的工作标准、要求说明，为档案管理工作的实践提供指导。所有的档案管理工作制度一经确定，便需要严格的执行、落实，从而切实提高档案管理的规范化水平。

（三）明确档案管理的责任体系。学校图书馆方面，还应当根据各个档案管理工作的岗位设置，合理划分为其工作内容，以及工作责、权，并编制成明确的工作手册，为档案管理工作的实践，提供更细致的指导。尤其是在档案管理的信息化平台系统建设中，需合理划分系统权限的设置，保证权限分配与其工作需求相适应即可，避免系统权限的粗放式分配，否則在后期可能引起诸多的混乱，并且不利于责任的追究。所有的档案管理工作人员只能通过自己的账号、密码登录系统，禁止相互之间交换、交叉使用系统账号。

（四）重视档案信息的双轨回收与电子化转换。当前中小学图书馆基本上已经实现了无纸化办公，大部分工作信息以电子化的形式存在，但依然有不少的信息，须得通过纸质媒介来记录和传递，会产生不少的纸质档案，对此我们应当重视档案信息的双轨回收与电子化转换。也就是说，要在收集电子档案信息的同时，注重传统纸质档案信息的收集，同样要保证收集的及时、全面，避免发生遗漏，而且在收集到位后，要快速、无误地将这些纸质档案信息转换为电子化形式，以便于后期的信息化管理，例如可以通过扫描或是人工录入的方式，来实现档案信息存储形式的转换，在转换过程当中，依然需要注意准确性的问题，不能出现错误。

（五）提升档案管理工作人员的素质能力。如上文当中所分析到的，图书馆档案管理工作的内容非常复杂、繁琐，即使是在信息化技术的辅助之下，很多细节性的档案管理工作依然需要人为的操作才能完成，所以档案管理工作人员就成为决定档案管理工作规范化水平的最终因素，必须要提升档案管理工作人员的素质能力，才能真正提高档案管理工作的规范化水平，保证档案管理工作的质量。尤其是在信息化的技术条件下，图书馆的档案管理较以往相比，对工作人员的专业化水平要求更高，如对档案的搜集、整理、归档、存档、调阅等等，都必须要具有更高的专业性，这样才能更好地推进档案管理的规范化。例如，在档案的收集、编制工作当中，档案管理工作人员应当明确所有的信息收集内容，做到事无巨细，根据图书馆的实际服务工作及文化活动开展情况，按照相关要求来进行档案的编制，确保档案信息内容全面、完整;在后期的保管工作当中，必须要全面保证档案的信息安全，不能发生损坏、丢失的情况，作为工作人员要做到：一是要具备良好的安全意识、责任意识。二是要具备信息安全方面的专业技术能力，能够正确进行档案管理相关操作，防止各种可能发生的信息安全侵犯。三是要具备一定的信息分析能力，能够从过往的档案资料当中，分析、挖掘出图书馆服务改进、文化活动改进有用的信息，有效发挥出图书馆档案的决策参考价值。

三、结语

对于档案管理工作，中小学图书馆必须要引起高度的关注与重视，应积极加强自身在档案管理方面的规范化建设，提高自身档案管理的规范化水平，以更好地体现和发挥出档案管理的作用、价值，完善历史记录，辅助图书馆服务及文化活动改进。

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