政府投资项目档案管理的思考

陈慧频

【摘要】政府投资项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是实现工程建设科学管理的技术保障，政府投资项目档案的管理在整个工程建设中处于十分重要的地位。文章主要从政府投资项目档案管理现状进行分析，结合杭州湾上虞经济技术开发区政府投资项目档案管理实践，从多个方面深入研究与探索，提出较为可行的措施。

【关键词】政府投资项目;项目档案;档案管理

在经济发展作用下，城市化建设力度不断提升，这也使得政府投资项目逐渐增加，并呈现出快速发展趋势。政府投资项目通常具有较大的影响，并与社会发展和民生等具有直接联系，在提高人们生活质量、强化城市品味的同时，为政府引导、推动社会经济发展提供有力支持。然而记录政府投资项目建设过程的档案由于在项目实施过程中建设单位往往存在重建设、轻档案管理的问题，缺少对建设项目档案的关注与重视。

一、政府投资项目档案管理的作用

首先，政府投资项目就是建设项目的运行全流程，可真实展示出各种基础设施建设的质量与成果。其次，在针对建设项目进行维修、管理、扩建等工作时，需要以政府投资档案为基础与出发点。最后，建设项目的施工、竣工、交付、使用等都需要以政府投資项目档案为条件，同时其对于提高质量控制力度、明确质量责任、惩处建设项目施工期间存在的各种腐败问题都有着重要作用。因此，完整的政府投资项目文件资料归档，无论是对城市发展的现在，还是长期发展的未来，政府投资项目档案都具有十分重大的意义和参考价值。

二、政府投资项目档案管理存在的不足

在政府投资项目档案管理中，主要存在三个方面的不足与问题：

（一）政府投资项目档案管理重视度不足。不论是业主单位，还是项目参建单位，往往都偏重项目建设的进度、质量，没有真正树立起项目档案未通过专项验收，整个项目就没有结束的档案意识。这使得在收集、整理、保存工程建设资料时缺少关注度与重视，甚至有些建设项目工程，在工程竣工交付后很长一段时间，项目档案材料仍是“一盘散沙”，档案归档不及时、不完整。另外，一些单位在进行竣工验收工作时没有以工程备案流程为基础，这就导致基础设施建设工程在交付、运用一段时间后仍缺少较为完善的档案资料。

（二）政府投资档案管理责任不明确。由于政府投资项目档案的移交与管理工作缺少良好、完整、合理的管理体系与规范标准。虽创建了相应的档案管理部门，制定了档案管理体系，然而，由于不少项目在项目招投标，签订设计、施工、监理、供货等合同和协议时，对项目档案资料的收集、整理等管理工作没有提出明确要求，缺乏制约机制，导致执行力度不足、档案管理形式化等问题，这也是造成政府投资项目档案管理诸多问题中最关键的因素。

（三）档案管理人员的专业素养不高。在当前项目建设过程中，档案管理在管理机构的成立以及档案管理专业人员的配置上都存在着问题，参建单位为节约管理成本，一般不设置档案管理专职岗位，档案管理工作通常由现场技术人员兼任，岗位职责不明确，而且工作人员流动大、新手多。档案管理人员专业队伍素质不高，对档案业务不熟悉，难以熟练掌握业务，不能及时解决档案管理中存在的问题，使得政府投资项目档案管理工作的开展受到了较大影响。

三、政府投资项目档案管理强化措施

（一）确保政府投资项目档案制度化发展。在实践工作中，我们按照《建设项目档案管理规范》，结合《浙江省政府投资项目管理办法》，制定了经开区建设项目档案业务标准，实施了“三纳入”和“四同步”的档案管理工作机制，完善项目档案管理办法，明确了建设项目档案工作的岗位职责和任务，以及归档范围和整理要求，并细化到工程建设各阶段，从项目立项开始，进行完善的政府投资项目档案管理工作。并将项目档案工作纳入工程项目法人责任制度、领导责任制度、监理机制、合同管理机制等进行有机整合，为项目建设与档案管理工作的同步进行提供有力支持，有效确保收集与归档工作逐渐实现制度化。同时，要求建设部门也应以道路、桥梁、管网、绿化、亮化等各项基础设施建设管理制度为基础，编制管理方案，进而确保政府投资项目档案管理体系逐渐完善。

（二）创建政府投资项目档案网络化管理。完善档案管理组织网络，强化职责到人的管理机制，实践中，我们在设立项目建设的领导机构时，同步设立档案管理组，明确档案管理与项目实施“统一领导、统一管理”的原则，要求项目设计单位、监理单位以及施工单位等参建单位必须确定至少一名兼职档案员，具体负责本单位的档案收集、整理工作。在制度上明确档案管理的任务和责任，要基本做到人员相对固定，尽量保证档案管理的延续性和统一性。同时，作为业主单位开发区建设局及下属各投资公司，设档案管理专职岗位，负责工程档案的接收与档案业务指导工作。在日常工作中，根据项目实施主体不同分别由建设局及下属投资公司档案人员负责项目从可研到验收及后续档案管理的全过程业务指导，统一收集各参建单位档案，并最终整理归档。在完善的组织网络下，项目建设过程实现了相互协作、相互发展以及各司其职，共同开展政府投资项目档案管理工作，进而为政府投资项目档案管理的顺利开展提供有力支持。

（三）实现政府投资项目档案全过程管理。项目启动初期，档案管理组根据项目的实际情况及档案要求制定项目档案规章制度、工作细则、分类细则、立卷归档办法等，并及时下发到各项目实施单位，明确提出项目档案归档要求和进度检查要求等，使档案人员有据可依，从项目立项确保档案管理工作与项目建设具有较强同步性。在项目实施阶段，检查建设项目进度的同时检查档案文件材料的形成、收集情况，业主单位档案人员根据项目进度检查文件材料的形成积累情况，针对不同阶段档案工作的重、难点，应适时对文件材料的收集整理工作进行实地检查和指导。通过检查对出现的问题做出指正并提出修改意见，协助项目人员及时查漏补缺。同时要求档案管理人员参加项目的有关会议和工作，对项目的业务内容和实施进度做到心中有数，便于为项目人员提供有效的指导，督促并提醒有关文件的及时整理和移交等，保障项目实施阶段档案工作的顺利开展。在项目竣工验收阶段，把项目档案工作作为一项重要内容列入项目整体考核验收范围，档案管理部门对项目档案的齐全、完整、准确情况开展验收鉴定，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

（四）落实政府投资项目档案管理考核机制。首先，明确档案管理目标。明确规定项目工程通过竣工验收后，三个月内保证工程档案实现归档入库。一方面，规范承建单位档案工作，将“承建单位按发包人要求整理及移交项目建设档案资料”列入合同内容中，承建单位如未按质按量完成竣工资料的整理、归档和移交，按比例扣除工程款;另一方面，加大业主单位工作指导和监督力度，将政府投资项目的档案管理列为科局主要的岗位目标任务之一，列入年度考核内容。其次，明确职责。保证建设单位、施工单位、主管部门等都应在政府投资项目档案管理中明确自身职责，保证责任落实到个人。将项目档案收集、整理、编制、移交等工作与合同进行有机整合，促进合同管理力度提升，当单位未完成任务时，对其进行记录，作为评估单位是否参与之后工程建设的主要条件。最后，创建档案考核体系，保证项目档案管理与年度考核相整合。结合建设项目“7天一检查，14天一汇报、30天一督查”的管理模式，档案管理人员参与项目督查，针对项目档案信息收集与整理进行检查与业务指导，确保档案收集完整，归档及时，档案管理工作规范。

（五）强化档案管理人员综合能力。在政府投资项目档案管理工作中，档案管理人员的综合能力与管理工作之间具有直接联系。首先，应确保档案管理人员不断参与大量档案管理培训活动，使其真正了解与掌握丰富的档案收集、整理方法和技术，进而促进其综合能力快速提升。其次，档案管理人员需要不断学习各种项目档案专业知识，进一步提高自身综合素质。再次，科学分配档案管理工作，确保档案管理兼职人员在收集、整理、存储政府投资项目档案时具有充足的时间，这也是强化档案管理工作质量的主要途径。最后，深入学习档案法律法规，提高档案意识，强化提高档案管理工作质量自觉性。另外，档案管理人员在掌握丰富档案管理知识的同时，还应强化多方面知识的储备量，例如项目周期、项目档案整理方法，也应具备丰富的信息收集、整理与分析能力。

四、结束语

综上所述，我们要与时俱进总结思考新形势下政府投资项目档案工作的方向和对策。在实际工作中提高认识，超前控制，建章立制，网络化管理，深入实行档案管理工作的规范化和制度化，将政府投资项目档案管理工作做到实处，使项目档案能够更好地服务于项目本身，服务于社会发展。