档案馆的社会属性及时代需求

2020-05-07乌日娜马丽霞

办公室业务 2020年3期

乌日娜马丽霞

【摘要】在当今现代化信息社会里，档案馆信息化程度及服务水平的提高越来越重要。档案馆的功能及作用就是为党、国家、社会及档案利用者提供服务，信息化程度及服务水平的提高直接与档案馆综合素质提升及服务理念的转变密切相关，档案馆综合素质的提升及服务理念的转变，包括档案管理人员的档案管理水平、能力、综合素质等的提升及服务意识、服务理念的转变。针对这些问题进行有效的、有价值的理论分析探讨，提升档案馆在现代信息化社会里的服务水平，更好地发挥职能和作用。

【关键词】档案探索;档案研究;档案改革;中国档案;档案纵横

在信息化迅猛发展的当今社会，提高档案馆整体素质和服务水平刻不容缓，对档案馆进行综合治理和整体改革也提上了议事日程。为适应现代信息化社会的发展需求，档案馆必须改革强化服务意识、提高综合素质及服务水平：首先，要提高档案馆领导的综合素质、管理水平、领导能力，以适应现代信息化社会发展的需要。其次，提升档案管理人员的管理水平，同时培养开发他们的研究能力、使用现代化信息通信工具操作能力和熟练运用的能力，还要提高他们对档案的编研和宣传能力等。再次，是对档案馆的软、硬件环境、设施设备、馆藏档案资源收集开发、整理利用等进行充分有效的开发、建设及利用。通过对馆领导、档案管理工作人员及有关人员的综合素质的改进提高，对档案馆软、硬件环境、设施设备、馆藏档案资源等的建设及开发，在此基础上，重点研究、探讨和考虑档案馆的功能作用、价值理念，即如何为党、国家、社会及档案利用者提供最好的、最优质、安全便利可靠的服务。这应该是档案馆在现代信息化社会和我国高质量发展的经济社会里发展生存、体现价值、发挥作用的关键之所在。“档案工作在信息时代的作用更加重要，地位更加突出。”正因为如此，下面我们对在现代信息化社会里档案馆信息化程度的提高、综合素质、服务水平的提升等问题进行分析探讨，为档案馆发展方式、价值理念、功能定位等问题的有效解决提供有价值的参考。

一、管理理念转变、综合素质提升是提高水平的关键

档案馆经营管理理念的转变、服务水平的提高与档案馆领导的领导水平、自身素质、管理能力、经营理念、适应社会发展能力及创新能力等密切相关。在当今社会，即我国经济社会进入高质量发展的信息化社会，领导的能力、水平、作用越来越重要，作为领导不仅要带领整个团队，在复杂多变、信息爆炸的当今社会里，分清形势、正确处理各种信息，带领团队正确前行。还要把档案馆内部的各个部门、各项工作协调好，把每个人用好，充分发挥每个人的积极性和主观能动性，最大限度发挥档案馆的功能和作用，为社会和利用者提供最便捷、全方位、高效率、最优质的服务。这就要求档案馆的领导，在纷繁复杂、信息多变的现代社会里，不断学习、进修、完善和提高自己。达到能够领导和驾驭档案馆，在当今信息化经济社会里，适应社会不断发展变化的需要，不仅要为社会和档案利用者提供优质、高效、便利的服务，更要开拓渠道，向社会和广大群众宣传可利用的档案信息，开发和引导广大群众积极利用档案为当今我国高质量发展的经济社会做出努力。“提升档案的服务意识是社会公众对档案部门的要求”。

身为档案馆的领导，不仅要把自己所领导的单位在当今高质量发展的经济、信息化社会里，跟上和适应社会发展的步伐，还要能够很好地发挥自身的功能和作用。为此，领导自己必须要随时充实自己，适应不断发展变化的环境，正确做出适合社会和利用者需求的判断，不断改进和完善自己的领导艺术和管理水平。正如美国前国务卿基辛格博士所说的那样：“领导就是要让他的人们，从他们现在的地方，带领他们去还没有去过的地方。”通用汽车副总裁马克·赫根对领导者的描述是：“记住，是人使事情发生，世界上最好的计划，如果没有人去执行，那它就没有任何意义。我努力让最聪明、最有创造性的人们在我周围。我的目标是永远为那些最优秀、最有天才的人们创造他们想要的工作环境。如果你尊重人们并且永远保持你的诺言，你将会是一个领导者，不管你在单位的位置高低。”“领导行为是指领导者带领群体去提出和实现目标的行为，关注的是一项具体的行动。”

一个领导者的成功，是通过其所领导的员工的努力及成功而获得成功的。领导者的主要任务是建立一个高度自觉的、高产出的工作团队;领导者之间要建立沟通之桥。领导不是职务地位，也不是少数人具有的特权专利，而是一种积极互动的目的明确的动力。也就是说，领导就是引导团队成员去实现目标的向导或领路人，领导能力就是一种特殊的人际影响力，在组织中的每一个人都会去影响他人，也要接受他人的影響，因此每个职工都具有潜在的和现实的领导能力。我们说在组织中，领导者和成员共同推动着特定的群体向着既定的目标前进，使这个特定的群体构成一个有机的整体或系统，在整体或系统内部会具有几个相互关联、互相影响、牵一发而动全身的组成部件，他们分别是领导者的个性特征、领导艺术、员工的主观能动性、领导者与员工之间的积极互动、组织目标的制定及实现的过程等。领导的意思或称含义就是一种影响力，靠影响而获得成功的领导力。领导是一个上下所托之人，对上，领导希望你能把交待的事做好，真实有效做出成绩;对下，下属会对你有一种发展的期盼或思想上的被认同，因此作为一名领导就是信任和责任。“领导作为变革的主导者、政策执行者、参与者在其中发挥的组织与协调作用是极为关键的。”

为了激起所领导的群体的工作热情及积极性，不仅要了解群体成员情况，使他们能全力以赴地工作，还要了解他们的所需所求，在此基础上，再合理制订管理规划与奖励机制。总而言之，档案馆的发展，素质的提高，为社会创造经济和社会效益，为社会提供服务或为档案利用者提供便利、高效、快捷的服务，对领导者的领导艺术和领导能力提出了很高的要求。“领导者要远见卓识，胜任其神圣职责，保证所负使命顺利圆满完成，在大小问题蜂拥而至时，只能把注意力放在战略部署、宏观思路等重大问题上，择要而行。”这就需要领导者加强自身修养，不断学习进修，不断完善自己，经常给自己充电，适应当今信息化社会发展的需求。

二、能力水平、服务意识及理念是提高水平的因素

我国社会方方面面都在迅速发展，档案馆也由传统的思维模式、管理理念向现代管理的模式进行转变。因此档案馆管理人员要加强学习、提高自己，提高自身的素质和修养，能够在信息化的现代社会里，应对和适应新时期社会及档案利用者对档案馆提供服务的需求。同时时代的发展、社会的进步、档案利用者的不断发展变化的服务需求，对档案馆管理人员的管理水平及服务水平提出了更高的新要求。“档案工作人员只有不断丰富自身学识、积累经验，才能适应档案管理信息化水平的不断提高。”档案馆管理人员为了能够适应这样的发展及社会对档案管理的要求，需要学习现代化的管理理念和操作技术，即向社会及利用者提供最优质的服务、想办法激发和调动社会各行各业及各类人员利用档案的积极性，宣传教育广大的群众利用档案，了解中国的历史文化、了解新中国的历史、了解新中国的发展建设史及中国共产党的发展历史，使广大群众利用档案在我国现代化建设中吸取历史的经验教训、少犯错误、少走弯路、尽量避免损失、造福社会和广大人民。档案馆的管理技术人员掌握现代管理操作技术通常是指，掌握现代档案管理技术，能够快速熟练运用现代信息管理工具，进行信息处理、快速为档案利用者提供便利、高效的利用和服务。“这就要求我们档案管理人员不仅要懂专业知识、还要努力学习、掌握计算机技术和网络技术等。”

由于信息技术在当今时代的档案管理工作中被广泛应用，如计算机替代了传统的手工操作，进而成为档案管理工作中非常重要的工具。因此，未来档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。档案管理人员不仅从事档案的收集、整理、立卷等工作，还要进行把大量丰富的档案信息进行数字化建设。“档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。”并通过专用网络向社会提供可公开的信息，把档案变成重要的信息资源，向社会提供便利、优质、快捷的服务。熟练使用并掌握计算机的操作程序不仅能对档案信息进行数字化管理，还能迅速有效地收集信息，及时准确地提供信息，最大限度地运用信息，使档案利用者在最短时间内查找到所需要的档案信息。

由于当今社会信息化程度越来越高，档案信息的利用也越来越广泛，为了不断适应现代社会信息化要求，就要不断提高档案馆的管理水平和社会服务水平，档案馆管理人员不仅要树立终身学习的观念，不断学习更新新知识、新内容，所在单位还要组织档案管理人员经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断充实档案管理人员的新知识，提高他们的管理能力和水平，并使他们熟练运用和掌握现代信息工具的操作技能和使用方法。“对于档案人员而言，不及时更新知识、提高技能，就跟不上时代的步伐，落后于社会的发展。”

由于当今社会档案事业的规模日益扩大，档案的数量也在日益增多，档案的内容亦是日益丰富，档案信息的载体越来越多样化，档案馆的管理运营手段和方法也不断更新。因此，档案资料的整理、归档、管理、利用、档案数字化建设及档案馆管理服务水平的提高也急需与社会发展相适应，与时代要求相符合。同时，也对档案馆管理人员的业务素质、管理能力及为档案利用者提供服务的理念等方面提出了新的更高的要求。

三、软硬件环境及设施设备建设是提高水平的条件

对于一个档案馆来说，软硬件环境建设是档案馆建设的物质条件和基础，档案馆的管理、运营、发挥社会属性、功能及作用，实现其优质的社会服务，都是与档案馆的馆藏（即：可提供信息的储存量）、馆藏档案的数字化程度、资料信息收集、整理、发布、向社会和利用者提供服务的设施设备（即：计算机、软硬盘、网络、办公环境）等因素密切相关，这些都是档案馆发挥社会属性、功能和作用的必不可少的物质条件和重要基础。“现在信息化发展的主要趋势是技术越来越简单化、‘傻瓜化，管理越来越规范化、标准化，信息系统使用效率的高低、好坏，越来越依赖于软环境的优化，依赖于信息系统的使用者的素质。”如果作为一个档案馆不能为社会及档案利用者提供丰富的馆藏及充分的信息资源、不能提供服务所需要的设施设备及环境，这样的档案馆就失去了其社会属性，不能发挥其应有的功能和作用。“档案馆应把为社会提供高效、优质服务作为一切工作的出发点和落脚点，最大限度地满足社会各界对档案利用的需求。”

作为一个档案馆，其物质条件（如馆藏、各种设施设备、办公环境等）都是档案馆的基础建设，也是为社会提供服务的物质条件和前提条件。在现代信息化社会中，一个档案馆在进行管理运营、提供社会服务等各项工作时，不仅要有高素质、领导力强、理念先进、勇于改革的领导，及高水平、能熟练操作现代办公设施设备，尤其是现代信息交流工具、熟悉档案管理理论和知识的档案管理队伍，还要有良好的服務环境及便利快捷的设施设备作为档案馆提供服务的必不可少的物质条件，档案馆丰富的档案馆藏，已经进行了数字化的大量的可提供的档案信息，信息接收和传递的通信工具，使用通信工具时必要的软硬盘部件，高速畅通的互联网，良好优雅的办公环境等都是档案馆为党和国家及社会提供优质服务的充分必要条件。“进入移动互联网时代，档案用户信息需求呈现出及时性、在线性和移动性特征。”

档案馆良好的管理运营理念及高水平的为社会提供便利快捷的服务，不仅要有领导力强的领导、高素质的档案管理人员队伍、良好的设施设备及提供服务的环境等，还要有先进的管理运营理念及时刻为社会、为档案利用者提供优质服务的宗旨，同时工作程序的标准规范、档案管理人员严格遵守标准化作业程序并积极发挥主观能动性改进和提高工作效率和服务质量、娴熟的运用现代通讯工具及办公设备进行工作等也都是档案馆发挥社会属性、提高服务质量的重要的、必不可少的条件。

四、档案馆的社会属性及时代需求

档案馆的社会属性及时代需求就是，档案馆是承担着社会服务的责任和功能的国家单位，服务意识的增强、管理服务水平的提高是其存在的价值及发展的目标。换句话说，档案馆的最终目的就是为党、国家、社会及利用者提供优质的服务。为了使档案馆能够实现其价值、充分发挥其社会属性及服务功能，就必须对档案馆的各项工作进行周密合理的计划和安排，使每项具体工作都能进行合理有序的良好运转，通过每项具体工作的完美完成才能实现档案馆为党、国家、社会及利用者提供优质服务的作用。

档案馆生存发展的意义、目的，即：充分发挥其为党、国家、社会及利用者提供优质服务的作用，为此应对档案馆的工作、管理、运营等多方面进行适合现代社会发展的合理计划和安排，使档案馆的社会属性及服务功能得以充分发挥。为此，我们从以下几个方面来探讨档案馆管理运营模式的改革及服务水平的提高。

（一）要经常采取灵活多样的方式开展对档案利用的宣传工作。使广大群众充分认识和了解档案的作用及价值，调动和激发广大人民群众利用档案了解历史、传承文化，在我国高质量发展的经济社会中发挥档案的最大价值和作用，为我國经济社会的发展服务。可通过档案相关网站、制作宣传利用档案的网页及页面，举办利用档案的宣传周或宣传日活动，在活动中可以印发宣传图片、回答公众问题、以知识竞赛的形式出一些有关档案的问题，使广大群众通过解答问题了解档案、了解利用档案传承的历史和文化，在今天的改革开放及建设中国特色社会主义现代化的进程中，吸取历史教训，少犯或不犯历史的错误，使国家和人民少受损失，避免大的失误。另外，为了调动群众参与的积极性，可以不定期开展一些特殊主题的档案宣传日活动，如历史事件、名人历史、当地的历史发展演进等，通过这些活动调动群众参与的积极性和参与热情。

（二）档案馆还要尽可能创办自己的研究、宣传刊物或出版物。通过刊物进行学术交流、刊登经档案管理人员编撰的档案书籍的介绍、发布馆藏档案目录及现实热门档案的内容简介、介绍档案知识及宣传利用档案的现实价值和作用。把刊物办的灵活多样，丰富多彩，通过刊物，宣传档案馆的改革创新、新理念、新模式、新的运营管理方式等，同时也宣传介绍馆藏档案的内容、数量等，随时更新信息，并开发和引导广大群众使用档案和利用档案的积极性，使档案充分发挥其为党、国家、社会及利用者提供优质服务的价值和作用。

（三）优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量。做好档案的解密和销毁工作，为了让档案充分发挥其作用，就应该挖掘档案的潜力，不仅要注意接收和收集有价值的档案，还要对现有档案进行分类、整理，分析和研究当前党和国家的工作重点及中心任务，社会现阶段对哪些档案、哪类档案或哪一时期的档案需求量大，对这些档案进行特殊管理，提供特殊服务，为利用者的查阅利用提供安全、方便、快捷、高效的服务。为党、国家、社会、利用者在建设我国特色社会主义经济社会中最大限度利用档案、充分发挥档案的价值和作用，创造更便利的条件和提供更优质的服务。把档案利用好，造福国家和人民，为我国可持续发展的经济社会作贡献。

（四）为了适应社会快速发展及人们对档案越来越多的需求，现代化的档案馆必须要充分发挥其功能和作用。不断提高社会服务水平，为党、国家、社会和档案利用者提供优质服务，为此，档案馆必须进行改革和创新，改变传统的工作方式及运营服务理念。“档案馆应充分把握好时机，促进档案信息服务管理水平实现质的飞跃。”档案馆不仅要向广大的人民群众宣传档案知识及利用档案的价值和作用，还要加强自身建设，进行综合改革和为适应现代信息化社会发展创新探索。档案馆领导的素质、领导能力、管理运营理念、适应现代信息化社会发展的能力等的提高，档案馆的档案管理人员的业务素质、档案管理理论知识、现代信息通信工具使用的熟练程度、管理理念、适应现代信息化社会发展的适应能力等的提高及档案馆的软硬件环境、设施设备等的建设和更新是档案馆进行综合改革创新的重要内容和中心环节。只有积极努力进行上述各项改革创新，档案馆才能在不断发展变化的现代信息化社会持续发挥其功能和作用，实现为党、国家、社会及档案利用者提供优质、快捷、高效、便利服务的目的。

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