应用精细化理论 加强公文管理建设

汤洋 合思琦 戴芳 郭映秋

【摘要】精细化理论被运用在越来越多的行业和领域中。本文分析了公文管理所涉及的范围及问题，提出了构建精细化公文管理体系的对策，探讨了精细化理论在公文管理建设中取得的成效。

【关键词】精细化;公文;管理

公文是企事业单位各项工作及活动重要的信息载体，同时也是处理各项事务的重要形式和手段。公文管理的水平，体现了企事业单位的管理水平。在数字化、网络化、信息化时代的新形势下，对公文管理提出了更高的要求。结合公文管理涉及的范围及问题，探索构建精细化公文管理体系的对策，是各个行业和领域管理工作中一项值得探讨和研究的课题。

一、公文管理涉及的范围及问题

（一）公文处理过程中的管理及问题。公文处理过程包括收文、发文、传阅及归档等具体事项，整个公文处理的过程就是对行业信息、行政信息处理加工的过程，各个行业及领域管理职能的实现，都依赖于信息及对信息的处理。现阶段公文处理在各个环节均存在不同程度的问题，比如收文分类登记不清晰、传阅效率低、各个部门对接不及时不完善、发文文种使用不当或格式不规范、归档交接滞后材料不全等，这些问题导致收文后续工作不便，公文积压、公文丢失、归档错误等情况时有发生，直接影响了单位的工作效率，进而影响了企事业单位发展的势头。

（二）电子公文的管理。随着数字化、网络化、信息化时代的发展，电子政务被越来越多地应用到各行各业和各个领域当中。电子公文作为电子政务的一项重要内容，电子公文管理如何，对电子政务建设与发展具有举足轻重的影响。现阶段电子公文的管理面临一些问题，如何保证电子公文归档的原始性、如何对电子公文进行归档、如何规范电子文件的管理都是亟待解决的问题。

（三）保密公文的管理。保密公文的管理，关系到党和国家的秘密安全，关系到各个行业及领域各项事业和工作的顺利进行。随着我国改革开放的深入和发展步伐的加快，信息化进程发生重大变化，公文保密工作面临新的困难和挑战。首先，由于各个单位、各个行业不同领域的特殊性，保密意识参差不齐。有的单位属于军工涉密企业，百分之八九十的业务属于涉密业务，员工的保密意识已建立在平时的日常工作中。但有的单位业务不涉密，一年到头可能只会收到不过10份涉密文件，容易出現“无密可保”的认识误区。其次，各行业领域的保密制度及制度的落实有差距。现有很多单位公文保密制度已经建立并完善了几十年，现在已经有一套行之有效的管控办法，但仍有很大一部分单位由于涉密事项少或近期才开始有涉密事项，故还没有建立起完整、系统的公文保密制度。再次，公文管理人员队伍素质有差异，党政机关设有专职公文管理人员，经过规范化培训和高频率的工作实操经验;而企业或者事业单位的公文管理人员大多为兼职人员，具有很大的流动性，不利于队伍素质的提高。

二、构建精细化公文管理的对策

（一）加强制度建设。制度是一切工作的准绳和落脚点，在我国，各行业领域的公文管理都要依据《党政机关公文处理工作条例》来进行。制度需重视细节，按照各单位的实际情况还可制定公文相关的实施细则、实施办法等作为补充制度，如各单位（机关）公文处理办法、涉密公文管理实施细则、公文归档实施办法、电子公文处理办法等。为了确保制度的有效落实，进一步提高办文质量，完善公文管理水平，提高工作效率，制度的制定需要具备可操作性、时代性、科学性等特点，在符合新形势新要求的基础上，要便于操作、提高工作效率，同时还要考虑整体进行合理规划统筹。另外，还要明确公文管理各个环节的范围和职责，如明确公文的起草由发文部门负责，公文的核稿、回退、签发、发文、查询等环节由党政办公室负责。再次，可以考虑公文管理与绩效挂钩，确保公文管理有积极性、约束性，确保公文管理落到实处。

（二）加强公文管理人员队伍建设。制度是管理的关键，但制度要明确到具体的执行者。因此，在具体工作中，要强化公文管理人员的责任意识，努力提升处理事务的能力，提高办事成效。可以通过定期培训、建设办公室文化等方式，在学习、分享工作心得体会的过程中，提高公文管理人员整体素质，使公文管理过程能够在按程序办理的基础上提高效率。如定期参与各省份文秘协会举办的公文写作管理培训班，每月召开工作总结研讨会，在办公室中设置文化墙，在新的氛围和工作学习环境下，树立新观念，掌握新规范，提高新时代的公文管理质量及水平。

（三）加强公文办公自动化系统建设。精细化管理在国内企业管理工作中已初见端倪，其中一项表现是一些大中企业已建立或者正在建立管理信息系统。办公自动化中公文管理是一个重要的板块，随着政府对精简办文办会的倡导，应用办公自动化系统进行公文管理可有效地提高效率、节约成本、提高管理水平和资源使用效率。北京林业大学研发了自有的OA系统，公文管理作为OA系统的核心部门，主要分为拟稿、送审、审批、办结4个部分。将整个公文管理的过程进行精分、细分，明确各阶段具体办理的事项及负责人，并将整个过程在办公自动化系统中进行系统化记录和管理。有效明确了公文管理人员的职责，减少了资源的浪费，显著提高了工作流转的效率。

三、精细化理论在公文管理建设中的成效

（一）公文制度深入人心。应用精细化理论加强公文管理建设是知识积累和智力贡献的过程，从某种意义上说，知识积累既是公文精细化管理的促成因素，更是实践经验与成果的积累。公文代表着一个单位的门面，是一个单位水平、层次的表现，公文规范的重要性不容忽视。运用精细化理论与公文管理结合后，在行之有效的公文管理制度的规范下，有效加强了制度意识、责任意识，提高了公文管理的规范程度。

（二）执行能力、工作效率稳步提升。将精细化管理理念与公文相关工作紧密结合，建立管理信息系统。应用现代化的办公自动化管理系统管理公文，作为执行人员，可以通过办公自动化系统的公文办理意见，及时得知领导对于工作的指示和决定，从而迅速改变执行方式。另外，文件实现了通过管理信息系统流转，实现了无纸化办公，降低了人力成本、时间成本，使以往繁琐的公文管理变得快速便捷，提高了公文管理的执行能力及工作效率。

四、结语

精细化理论与公文管理相结合是为了实现整体管理目标而进行的探索，是一个长期系统的工程，也是新时期对管理创新工作提出的更高的要求。需要公文管理人员充分重视，认真执行公文管理的方针政策;需要管理部门结合各单位工作的实际，制定完善的制度;需要全员参与和配合，严格执行精细化管理的工作体系;为提高公共部门管理能力和服务能力做好准备。

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