信息化时代医院会计档案管理发展探究

宋松 韩维媛

摘 要：本文以提升医院会计档案管理的科学性为主要内容进行阐述，结合当下医院会计档案存在的问题、会计档案管理的不同阶段、提升医院会计档案科学管理方案为主要依据，首先分析了存在的问题，从构建会计档案管理机制等几方面进行深入探讨和分析，其目的在于提升医院会计档案管理科学性。

关键词：医院会计档案;档案销毁;案卷质量;管理机制

一、医院会计档案存在的问题

1.管理机制不够健全

会计档案相关管理机制需要结合实际情况进行完善，做好资金管理工作，进而可以保证医院健康发展，从实际情况上分析，医院很多档案填写和保存工作机制不够完善和具体，以上问题对于医院工作决策造成了影响。

2.案卷质量不佳

为确保会计档案管理质量，一定要针对专业管理知识具体分析，会计人员要做好记录和分析工作。现在很多医院对档案管理工作重视不高，会计人员缺少专业档案管理能力，不能深度掌握会计档案管理机制，从而导致会计档案管理进程受到严重影响。并且，很多医院缺少专业化监督人员，使得会计人员工作期间出现各种问题，很多医院设置了相关审查小组，但工作流于表面形式，使得监督以及审查工作并未充分发挥出自身价值。加上现在会计工作人员缺少工作积极性，监督力度不足，最终使得案卷质量不佳。

3.并未充分利用档案

会计档案存在非常强烈的专业性，很多医院中会计人员并未深度掌握档案管理工作技能，不能很好地对会计档案总结、整理和保存工作进行分析和总结，从而造成医院会计档案无法合理利用，开发力度不足，会计档案不能充分发挥出自身价值。医院中其他人员在使用会计档案期间，无法获得真正帮助。

4.会计档案管理电算化不足

基于当前情况分析，医院中会计档案依旧将纸质保存形式作为主要形式，使得电子信息无法体现真正价值。当前，电子化档案处于起步时期，医院中会计档案并未积极使用计算机以及网络，阻碍了医院会计档案电算化进程。

二、会计档案管理不同阶段

1.会计档案的形成以及保存

在会计档案管理工作中，最主要内容就是对会计档案资料的合理保存，医院会计档案收集和整理工作结束后，需要对档案进行立卷处理，依据医院会计实际需求将其装订成册，做好会计档案资料凭证和报表工作，暂时将其保存在医院财务科中。此种形式便于对医院会计档案的查询，跨年会计资料可以移交到档案科由专业人员统一负责和保管，档案保存地区一定报防水防潮，最好是通风干燥地区，卫生一定要好，因为医院会计档案保存时间非常长，所以需要高度重视会计原始资料的保存。

2.会计档案的借阅

医院会计档案记载医院发展的重要內容，也是经济发展的重要资料，所以一定要加大管理力度，防止档案管理出现丢失以及破坏现象，财务科需要结合实际情况制定严格档案借阅机制，设立专门人员对档案借阅工作负责，对于档案借阅做好登记管理工作。一旦医院其他科室对档案资源进行借阅，那么就要有财务科长对借阅理由进行审查，批准后结合管理规定办理相关手续，对借阅档案进行登记，书写借阅人名字以及借阅事由，然后对借阅内容进行记录，通过负责人以及管理人签字拿走档案资源。一旦外部企业需要对医院会计资料进行借阅，不但要严格遵循内部借阅规定，还要书写借阅介绍信，并加盖单位公章，负责人审阅批准后经方可借阅。在会计档案归还期间，一定要对会计档案的完整程度进行检查，防止借阅期间会计档案资料出现毁损和丢失现象。

3.会计档案的销毁

医院会计档案在档案室保存一定年限后，就要结合会计档案的销毁规定对其进行销毁处理，在销毁期间需要对会计档案进行价值估算工作，一旦档案到达保存年限失去原本保存价值就要将对其进行销毁处理。医院会计部门在销毁这批会计档案内容时，需要提交销毁申请，上级管理人员对需要销毁的会计资料进行鉴定和审查，相关人员做好分析工作，对将销毁文件进行整理和销毁记录。

三、提升医院会计档案科学管理方案

1.构建会计档案管理机制

医院财务部门需要结合业务构建完善会计档案管理机制，保证会计工作可以按照一定流程顺利进行下去，保证工作流程的严格性和规范性，会计工作的包含领域比较广，医院中所有经济活动以及经济工作内容都要纳入核算工作中，结合会计工作机制实际需求做好精细化管理。保证会计档案工作资源的真实性和完整性，医院还要做好内部人员培训工作，结合实际情况成立培训小组，针对性培训，使得人们具备一定档案管理能力，提升内部工作人员整体素质和能力，提升会计档案资源真实性和准确性。医院除了每个月的会计凭证和会计账簿打印出来合理保存工作之外，还要对各种电子数据内容进行及时保存，有条件的医院还需要专门购置财务会计服务器，对每个月的电子账务进行定期保存，便于人们实时查询，使医院会计系统工作可以有效满足人们对于各种信息的需求，保证电子信息数据被安全保存起来，使用时可以灵活调动，做好媒介保证工作，从而使得数据被安全保管。

2.优化会计档案管理人员配置

医院会计档案管理人员需要具备专业知识和基本技能，并且需要懂得财务工作的人员，唯有这样才能够保证会计档案质量得以提升，还可以有效提升会计档案工作能力。档案管理人员需要具备一定的工作经验和常识，从而可以准确掌握医院会计档案工作内容和进度，并且医院需要结合实际情况定期做好轮换岗位工作，做好排班工作，防止会计档案管理工作中出现舞弊现象，保证会计档案管理工作可以顺利进行下去， 做好档案衔接工作，提升档案工作流畅性。还要提升档案管理人员培训工作，结合实际情况做好安排工作，提升会计档案管理人员专业素质，所有工作都能够按照要求进行，从而可以确保会计档案管理工作可以顺利进行下去。

3.提高重视程度

在新时期需要高度重视医院会计档案管理工作，对管理工作机制进行完善，医院会计档案管理工作主要特征就是对原始性资料内容进行记录和保管，提升工作人员对于会计档案管理的重视程度，唯有这样才能够保证管理及时不断完善。在实际工作期间，需要对会计档案进行合理收集，然后结合实际情况做好分类和整合工作，鉴别管理机制和管理机制，做好硬件配置工作，按照《档案法》相关依据进行管理和工作，为医院会计档案管理工作提供充足保证和依据。

4.保证案卷质量

为更好地提升医院会计档案案卷质量，最主要的工作就是从根源上提升人们工作技能和专业知识，使得人们具备行业技能知识，会计人员可以结合实际情况设立相关技能证书，制定规范化管理培训，对人员进行考核，做好考查工作。只有确保人们具备专业技术技能，才能够确保后续管理工作顺利进行。在工作期间可以有效降低工作误区，保证医院可以有效发展。还要结合实际情况成立审查小组，融入医院组织内部，充分发挥自身监督和审查工作价值，使得会计人员工作质量得以提升，最终使得案卷质量得以提升，从而保证医院具备良好经济效益。

5.会计档案的充分利用

会计档案自身存在非常强的专业性，因此对会计工作人员也提出了非常高的技术要求，会计人员在档案管理期间，需要对日常情况以及运行状态进行有效记录。并且还要充分借助档案完善工作内容，合理利用檔案，做好档案归纳和整理工作，做好档案分析以及处理工作，在一段时间内对工作形式进行总结，对整个医院未来发展提出具体要求。并且，医院还要善于结合会计档案工作需求，依据医院具体设置的规章制度，从而使得会计档案利用率得以提升，推动医院朝着积极健康方向发展。

6.在管理期间使用现代化手段

对于医院会计档案管理工作要善于使用现代化管理手段，对于医院会计档案管理工作来说，以往纸质管理形式已经无法满足时代需要，所以需要对档案进行电子管理。电子系统数据便于保存和修改，所以，要善于借助计算机和网络完成审批和保存工作，电子化数据可以瞬间完成查阅和修改工作，同时要做好安全保密工作，借助软件实现对用户的管理，及时对各种数据进行维护和保管。为保证医院会计档案的完整性，可以对各种电子数据和信息进行备份和保存，防止恶意修改和病毒侵害情况出现。结合电算化形式对会计资料进行处理，做好分类和归档工作，对质量好的磁盘和光盘进行充分利用，做好会计账簿保存和利用工作，对其进行编号。按照时间顺序对内容进行标注，对医院会计的档案进行分类管理，使得医院档案信息具备信息化功能，从而可以推动整个医院快速发展。做好会计档案电算化管理工作，确保会计档案电算化管理和运行工作，可以确保医院会计档案管理工作可以顺利进行下去，防止医院会计档案工作出现漏洞和问题。

四、结语

总而言之，会计档案管理工作是医院财务管理工作的重点内容，不断提升会计档案管理的科学性，可以确保医院经济行为合理发展，保证医院会计管理工作的安全性和稳定性，做好医院会计档案保存工作，也有助于规范医院经济行为，推动医院健康发展。新时期更需要对医院档案进行信息化管理，确保医院会计档案管理工作能够顺利进行。

参考文献

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5.李慧.新医改下如何提升公立医院财务管理水平.国际医药卫生导报，2018， 24（21）.（责任编辑：兰卡）