事业单位档案信息资源共享存在问题及解决措施研究

刘蔓

摘要：科技的高速发展，互联网占据了人类活动的而每一个领域，而档案作为重要的信息资源，承载人类活动的大量信息。由于社会信息基础结构的根本性变化，导致从根本上改变了事业单位所处的信息环境，实现了信息资源共享。但随着科技的不断进步，事业单位档案信息资源共享存在的问题，也渐渐显露出来。

关键词：档案;信息;管理

一.引言

信息化建设可以有效提升事业单位档案管理的有效性，可以很好地作用于原始档案的检索、备份。构建现代化的电子档案也可以大大降低管理人员的工作量，同时它具有保密性、社会性及历史性。因此信息化建设对单位档案管理有着十分重要的意义。

档案能将人类的各种社会活动记录下来，在文献信息中，档案占据重要位置。档案信息即可依附于传统的载体，也可以依附于其他载体。但是在我们这个高度科技化信息化的时代，只有事前档案资源共享才能得到有效的开发和利用。高速的科技发展可以更有效的整合各项领域的信息，并建立起网络档案信息管理技术中心，加强信息管理。总而言之，可以将档案资源共享分为以下四点：1.原始记录性，是指档案是除加工、搜集信息意外的人类生产生活的方式，因此有别于其他的信息。2.历史性，是指档案信息记录现实的历史事件，反应当时的社会环境及人文风貌，有很强的回溯性。3.分散性，是指档案的种类众多，且收集信息的层次有高有低，记录的地域不同、文化不同、历史事件的重要性不同以及记录者的笔法风格不同，因此增加了档案信息的分散性。4.社会性，是指档案记录内容多是用于记录人类的生产生活，并在多个领域具有研究价值，也能产生一定的额社会效益。

二.事业单位档案信息资源共享存在的问题

1.档案信息化建设针对性不强，传统观念束缚

现阶段，事业单位在档案管理信息化建设档案系信息化建设的针对性较低，导致实际应用期间会出现匹配失效现象，也很难将档案管理信息化的价值体现出来。在档案信息资源共享方面，还比较薄弱。并且，当前的机关事业受一些传统思想的束缚，抑制了实现资源共享的能动性和自觉性缺乏实际协作能力，也导致了对档案信息资源共享工作的不重视。

2.档案信息化建设安全性较低及资源共享存在的漏洞

与传统的档案管理模式相比，信息资源共享的收集能力扩展了档案管理的信息收集渠道，但在极大的便捷同时也增加了更多的隐蔽的网络风险。事业单位的技术水平较低，导致档案管理信息化建设中档案资料的安全性得不到保障，使档案信息存在着一定的安全隐患。成为不法分子获取情报的主要途径。也因此让人们过分考虑档案工作的安全性，使档案资源共享长期处于封闭状态，网络安全上出现的漏洞也是影响本想工作的重要因素。

3.档案管理人员综合素质较低

由于该工作岗位平淡，薪资待遇较差，很难吸引高质量、高素质的专业人才，受到正规专业培训的员工屈指可数，人员结构单一从而导致技术无法有效提升，档案的管理工作也无法顺利的进行下去，对档案的管理工作的正常进行造成了很大的影响。

4、法律法规的制度缺陷

由于资源共享是近几年才兴起的一种人类社会活动，缺少相关信息的依据，法律无法完全适应档案信息资源共享，因此缺乏有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的严肃性和权威性。

5、事业单位档案管理信息资源共享的可行性对策

（1）提高档案信息资源共享的针对性

树立资源共享意识，事业单位要想做好档案管理信息资源共享工作，就应该加强对其的投资，提升档案管理信息化建设的实用性。梳理档案资源，需要改善事业单位不同种类之间的协调性，做到真正实现数据、信息的统一化。此外，事业单位还应定期进行网络设备的检查管理工作及时更新系统，找出其中存在的不足，从而提升档案管理工作的质量与效率。

（2）提高档案信息资源共享的安全性

事业单位在发展过程中，应该制定出一项科学、合理的方案管理制度，并对各项技术及管理水平进行有效的额提升。提高信息账户、密码的个身份认证的安全等级。进一步升级加密算法，注意把控每一个细节，从而保证在信息安全上不出问题。

（3）强化档案信息资源共享的人才引进和培养

不定期对档案管理人员进行培训讲解，增强他们对网络信息安全及应用管理的方法和手段的理解及运用，加强对档案管理人才的引进及培养的同时，制定合理的激励制度，激发档案管理人员的工作积极性，提高档案管理人员的质量与效率。建立起一个水平较高的、经验丰富的档案管理队伍体系，不仅要提升档案管理人员的专业水平，还需要具有严于律己，發挥带头模范作用，结合实际情况进行取长补却，发挥个人作用。领导人员更应以身作则，帮助员工们梳理工作内容工作重点，树立正确的价值观、人生观，认识到档案管理的重要性，提升档案管理水平。

（4）完善档案信息资源共享的管理体系

事业单位档案管理若需更好发展，一定做好制度化管理工作，完善制度体系，约束员工行为，科学制定管理的规章制度，适当调配事业单位的人员数量及管理规模，保证制度体系及单位运行的双重配合，及时记录新晋成员及退休人员的档案、针对调转人员进行科学的制定、定期查看档案的各项情况，避免有破损、损毁问题出现，并及时采取相应措施。更好的服务于事业单位整体的改革与发展。

（5）完善法律法规

为档案信息资源共享创造一个良好的法治环境，可借鉴国外或相关机构的立法经验，结合本单位实际工作的的情况，由相关部门开展深入的调查研究，进一步完善相关的法律法规，防范不法分子的信息盗取、保证信息的安全性、并推动这项技术不断发展，使信息资源共享做到有法可依、有法必依。为档案信息资源共享技术创造一个良好的法治环境，让更多人愿意信赖资源共享技术带来的便捷。

总结：

虽然资源共享技术是一种较新型的社会活动，但随着资源共享意识的不断提高，政府等相关机构部门的不断重视，以及档案信息资源共享队伍的不断壮大，相信有关事业单位档案的资源共享建设会不断地进步，有一个更加美好的完善的未来。

参考文献：

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