火力发电厂重大技改项目档案标准化的探索与应用

□ 广东湛江 伍恵英 江纪花

（作者单位：湛江中粤能源有限公司）

湛江中粤能源有限公司（以下简称：公司）2017年6月进行重大技改——节能及超低排综合升级改造工程项目（以下简称：“双改造”）。“双改造”项目共拆分成42个子项目，项目过程中产生大量的文件资料。子项目多、建设周期长、参建单位多、项目资料多，档案管理工作量骤然增加。电力重大技改项目在迅猛发展，电力行业各领域在积极开展标准化工作，电力行业为了适应行业管理规范化发展趋势，制定和颁布了具有明显行业特征、专业性较强的档案管理标准。分析电力项目档案管理现状，有许多问题有待规范和解决。为了保证“双改造”重大技改项目档案的完整、准确、系统、有效利用和安全保管，就需要一套行之有效的方法加以保证。实施重大技改项目档案标准化管理，真正实现重大技改项目档案管理完整化、标准化、系统化。

一、项目前期阶段，档案标准制度化

1.双向量化归档范围，注重标准的可操作性。为了项目资料移交责任清晰和系统归档，进而便于管理利用，档案管理部门识别标准，开展公司档案管理标准的修订工作。下表为所识别的相关标准制度。

表 修订参考标准

此次标准修订流程为：了解各部门职责→细化各部门产生的管理性文件范围→初定保管期限（初稿）→征求各部门意见（反复征求意见，审定）→形成报批稿。重新修订的文件归档范围采用公司部门结构法，具体文件归口到各部门；关于各部门职责及产生的文件材料是参照公司各部门管理标准和工作标准，各类文件归档范围都具体化，便于员工明确档案的移交范围。同时，组织宣贯学习，不断提高员工对档案管理工作的了解。文件材料归档范围表的双向量化确认修订过程，可以让专业技术人员知道哪些文件应该归档，而档案人员可以知道应该及时收集归档哪些文件。各业务部门人员和档案人员系统性对档案归档范围有明晰地把握，对重大技改项目档案的完整和安全在源头上实现了双控制，是标准化管理的一项重大成果。

2.专人专项负责，职责明确有序开展。为了落实档案管理职责，明确分管领导，并将档案工作纳入领导议事日程，及时解决档案工作所需的人力、物力等问题。比如分管领导全程督促、指导“双改造”项目档案收集整理工作；从生产部门抽调人员负责“双改造”项目档案资料的整理；安排新员工协助档案整理，配合开展重大技改项目档案电子信息化工作；根据档案人员变动情况，结合岗位职责，对档案室工作任务重新进行分配，形成档案人员责任清单，按照时间和项目进度推进档案的督导和移交，确保档案工作有序地开展。“双改造”项目档案专职人员认真学习项目建设档案工作的规章制度，全面了解项目进程，对重大技改项目的外来资料进行接收、整理、记录、分发，落实对施工、监理单位形成的文件资料收集整理的指导和监督工作，审核整理移交的归档资料，确保工程项目档案系统、完整、准确，做到档案工作与工程建设同步。

二、项目实施阶段，档案管理规范化

1.强化安全意识，进行安全现场检查。“双改造”项目在施工期间，大量的项目资料在施工现场流转，存放在“双改造”项目施工和监理单位临时资料存放点，为了安全保管这部分项目资料，档案管理部门制定《关于开展汛期档案安全保管专项检查工作方案》，经公司总经理审批后，由分管领导带队，档案管理、消防保卫、安监和土建专业人员对公司档案库房、“双改造”项目施工和监理单位临时资料存放点，开展专项大检查，对发现的不符合项及时整改，确保档案绝对安全。通过安全自查，对档案安全工作进行总结，对检查发现的问题实行“立行立改”，同时制定相应的整改计划，加大档案安全的宣传力度，加强安全保管理念，建立档案安全保管长效机制。

2.管理“三同步”，动态控制资料收集。为了全过程掌握项目资料收集情况，在项目开工之初，把档案工作具体规范纳入《“双改造”项目管理手册》；针对各部门及施工、监理单位提出的关于档案移交的难点及需协调的问题，定期召开了“双改造”项目档案工作协调会；“双改造”项目期间，在公司每周工程例会，档案管理部门汇报项目文件资料收集整理情况。同时，对施工、监理单位临时现场资料的安全保管、收集整理等情况进行每月例行检查，形成书面的检查记录，并定期对施工、监理单位照片档案进行电子版拷贝。 为了保证项目外来文件的完整性，涉及项目的外来文件资料统一由档案管理部门接收、整理、登记，及时发放至相关部门及施工、监理单位，并制作《“双改造”项目资料登记表》做好发放记录。 对于有文件资料的设备物资到货，项目负责人要及时通知档案人员参与设备开箱验收，验收后即时收集资料登记归档。

三、项目收尾阶段，档案归档严格化

1.及时跟进项目验收资料归档。项目验收阶段，档案人员在检查、指导施工单位的整理立卷情况中发现，施工单位整理资料所遇到的最大问题是验收资料不齐全。验收资料是一式四份，施工单位发起，其专业工程师签名后，给监理单位签名，再到业主单位签名，验收资料监理保留一份，业主单位保留一份，施工单位保留两份。过程中，因为专业工程师审核签名不及时或提出整改意见未及时处理等种种原因，验收滞后，导致部分验收资料混乱。针对这个问题，档案室及时了解情况，汇报领导，多次在公司例会提出此问题，共同协商解决此事，保证项目资料的及时移交。为了保证项目档案的完整、系统、准确，档案人员梳理出未移交子项目资料清单，发布催交通知，提醒项目负责人抓紧整理相关资料，及时移交项目资料。

2.科学整理，严格审核，提升档案质量。为了保持卷内文件的有机联系，按照项目文件形成规律，每个子项立卷，“双改造”项目档案进行科学归档。按《DT/T5229-2005 电力工程竣工图文件编制规定》审核整理最终版竣工图，并按GB/T10609.3折叠成手风琴式A4大小、图幅向里，图标栏外露。同时要求，凡在施工中有设计变更的，应提供变更说明，注明修改处的图名、图号等。对于仅有竣工图章的竣工图，为了清晰责任，保证竣工图的有效性，要求增加竣工图审核章，竣工图审核章中编制人、审核人、监理签名要求手签。严格竣工图图章要求，明确设计院编制人员和专业监理工程师的审查责任。

四、总结

档案标准化管理是一个持续的活动过程，在“双改造”项目期间开展项目档案标准化管理，经过一年多的实施执行，收到了显著的效果。

1.保证了重大技改项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成的大量项目档案完整、准确、系统，有效利用和安全保管。在项目建设中，档案资料为项目各项管理和工程施工建设提供技术资料保障；在项目竣工验收时，档案为项目竣工各项验收提供文件的支撑；在工程创优活动中，档案成为证明工程质量的见证；在项目竣工投产后，档案是生产运行、设备维护、检修以及未来工程扩建、改造提供必不可少的依据。

2.做到与项目建设“三同步”，形成重大技改项目档案管理标准化成果。“三同步”即：项目设计与档案工作同步，项目施工与档案工作同步，项目竣工验收与档案工作交付验收同步，实行全过程动态标准化管理。通过档案管理创新，形成了重大技改项目档案管理规范和监理、施工、调试单位项目文件管理工作流程等，可以作为推广的成果，为日后技改项目的档案管理工作起到借鉴作用。

3.强化档案意识，人人重视档案工作。员工在整理移交项目档案的同时，自觉增强了档案意识，明确了责任主体，清晰了文件归档范围，从以前档案人员三番五次“催促被动移交”变为现在的“积极主动移交”，更严格把握档案质量，促使了公司档案资料收集更加完整和准确。

4.科学整理归档，顺利提供完整的档案信息。按照项目文件形成规律，科学整理归档，多次为公司安全性评价、安全检查、项目竣工验收、环保验收及精神文明检查等各项工作提供了完整的档案信息，满足了各部门的要求，档案人员的工作得到认可，综合提高了档案管理水平，促进公司的管理水平更上一层楼。