新时代地方高校档案资源开发策略研究

廖利香 刘爱敏

摘要  合理合法地开发和利用档案资源，是档案工作的重点，也是有效实现档案资源价值的途径。本文以湖南科技学院档案馆为例，在分析新时代给地方高校档案资源开发带来新机遇的基础上，从创新档案资源开发理念、夯实档案资源开发基础、改进档案资源开发方式、提升档案开发人员素质四个方面，提出新时代地方高校档案资源开发的策略。

关键词  新时代 地方高校 档案资源 开发

档案资源是社会信息资源的重要组成部分，是见证、还原、保存历史的重要途径。档案资源的开发利用是档案工作的生命线，是实现档案工作价值的重要保障。如何利用新时代给地方高校档案资源开发带来的新机遇，做好地方高校档案资源开发工作，有效实现档案资源的价值，值得每位档案管理人员深思。本文以湖南科技学院档案馆为例，对问题进行探讨，以期为新时代其他地方高校档案资源开发提供借鉴作用。

一、新时代给地方高校档案资源开发带来新的机遇

电子信息技术、互联网、高铁、高速公路和物流等快速发展，人民物质和文化需求获得了极大满足，中国进入了新时代。进入新时代以来，党、国家和民众对档案资源的重视，给地方高校档案资源开发带来新的机遇。

1.国家高度重视为地方高校档案资源开发提供了法制保障。近些年来，国家对档案事业越来越重视，档案相关法律法规制度日趋完善。2014年2月，中办、国办印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这是党和国家关于档案管理工作的最新最高指导性文件，体现了党和国家对档案工作的重视。2016年4月，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出要深化和拓展档案利用服务[1]。2018年3月，全国人大代表莫小峰认为当前的《档案法》已经难以适应新时代档案事业发展，应加快修订完善新的《档案法》，用法治来保障档案事业更好发展。2019年3月29日的全国档案局长馆长会议上提及，2019年国家将出台新的《档案法》，新的《档案法》增加了一个专章“信息化建设”，共增加了六条，这反映了党和国家对电子档案管理和数字化转型的重视和支持。这些档案相关法律法规的制定，为地方高校档案资源开发利用提供了法制保障。

2.信息社会发展为地方高校档案资源开发提供了技术支撑。当前信息高速发展，电脑和笔记本的使用在工作中得到普及，互联网和新媒体技术在档案资源的收集、整合、保存、共享、传播过程中发挥了重要作用。信息技术在档案资源开发中的应用，拓宽了档案资源收集渠道，提高了档案资源的管理效率，能使资源得到有效整合，节省了存储空间，使档案的利用突破了时空限制，有利于档案资源收集开发者与利用者之间的互动交流，进而提升用户的满意度。

3.公众现实需求为地方高校档案资源开发提供了发展动力。公众现实需求为地方高校档案资源开发提供了不竭的发展动力，具体体现在以下三方面：首先，随着服务型政府理念的倡导和法制建设的推进，公众的信息意识和权利意识愈发增强;其次，各级部门对公众个人的调迁、升职、职称晋升过程中档案资源信息核查的重视，以及公众对自身档案相关资源关注度大为提升，档案利用率持续上升;再者，地方高校为地方培养了大量人才，每年大量的各类档案资源的收集和整理，相关联人数众多，做好地方高校档案资源开发，才能满足公众的各种需求。安全保管档案是档案馆的基本职能，也是档案工作者的基本职责，保管好的档案得到公众的利用，是体现其价值方式之一。迅速、便捷、完整和系统地为公众提供所需档案资源，地方高校需要对档案资源进行有效开发。

4.档案队伍增强为地方高校档案资源开发提供了实施可行性。地方高校档案资源开发依靠档案工作者来实施，档案队伍直接影响到档案资源的收集整理和開发利用。新时代氛围下，国家对档案管理工作提出了更多和更高的要求，档案管理相关部门开展档案管理工作培训会，提高档案工作者技能和素质，以满足当前档案资源的收集、整理、开发和利用。以湖南科技学院档案馆为例，参加的全国档案管理培训有：2017年6月底在湘潭大学举行的第四届全国高校青年档案学者学术论坛会议、2018年5月7日在南宁举行的第七届中国档案职业发展论坛、2019年7月在贵阳举行的由《档案学通讯》杂志社举办的全国高等院校人事档案规范化管理与信息化建设暨《干部人事档案工作条例》宣贯培训研讨班;参加的省级培训有：2016年7月的湖南省档案业务人员岗位培训班，学习了《档案人员职业道德》《档案利用服务》《档案信息化建设》等课程;档案馆还多次邀请省市档案管理专家来学校对档案馆工作人员和其他相关部门人员进行培训，力图全面提高档案收集、整理和利用的质量和水平。

二、新时代地方高校档案资源开发应采取的对策

地方高校档案管理部门要抓住新时代的机遇，切实做好档案资源开发利用，顺应时势，克服自身不足，采取合适对策，充分发挥档案资源的价值，也展示出档案管理部门的重要价值。

1.创新档案资源开发理念。档案资源开发利用，涉及多环节和相关技术，转变管理理念，是整个档案信息资源开发的先行条件[2]。地方高校档案管理人员应积极紧跟新时代要求，探索档案资源管理创新理念。其一，建立档案资源价值新理念，档案资源被开发利用才能体现其价值，归档和保管不是目的而是过程，管理人员要从“被动服务”到“主动服务”，努力实现档案资源的价值，才能实现自身价值。其二，认识和抓住新时代机遇，与时俱进、勇于创新，积极学习档案管理新知识、新理念，学习信息时代的档案管理新技术，提高工作效率[3]。其三，借脑、借力、借势，加大档案资源开发重要性的宣传，可以利用重大纪念日，如6月9日“国际档案日”，扩大档案馆的影响力，争取学校和相关部门领导对档案资源开发工作的人力、物力、财力各方面的支持，提高档案开发人员的自信心和积极性。

2.夯实档案资源开发基础。拥有优质和丰富的档案馆藏，是档案管理部门进行档案资源开发利用的基础。档案资源的收集和整理是档案工作的第一步，其工作成果直接影响后续工作成效[4]。具体可以从以下几个方面着手：第一，拓宽档案资源收集内容，注意人物档案、特色档案和电子档案的收集。湖南科技学院档案馆应该收集中国工程院院士、优秀校友欧阳晓平的档案;应该将女书文化和柳宗元文化等资源作为地方特色进行收集，树立珍品意识;意识到电子档案将成为将来档案馆馆藏资源的重要形式，档案馆加强与各职能部门软件管理系统的无缝对接，加强电子档案的收集。第二，丰富档案资源收集方式。一方面实行归档制度化。如，湖南科技学院档案馆文书档案的收集，采取了常规接收归档工作和档案征集工作相结合两种方式。常规接收归档工作主要依据《档案实体分类方案》《文件材料归档范围及保管期限表》制定了部门立卷制度，严格按照制度进行年度归档，确保接收、归档的档案齐全、完整、准确。另一方面加强学校相关档案的征集工作，对一些散落在个人（如教职工、校友、退休教职工等）手中但能反映学校发展历史、具有保存价值的荣誉等档案资源，指派专人，通过捐赠、复制等方式，接收进馆。

3.改进档案资源开发方式。新时代对档案资源开发工作提出了新的要求，传统的档案资源开发方式已不能满足民众的需求。所以，档案部门管理者及档案开发人员应当与时俱进，积极改进档案资源开发方式。第一，加快档案数字化建设进程。在档案目录数字化的基础上，逐步实现全文数字化，重视电子档案的收集与整理，实现电子资源在各部门间在线移交和接收。第二，将网络信息技术、多媒体技术充分应用到档案资源开发工作中，开设便民的网络或微信等新型查询方式，让民众更愿意采用;加强与民众的交流互动和利用信息反馈，吸引民众参与档案资源开发工作，从而提高档案资源开发的效果;还可以拍摄档案资源的微电影，利用微电影的主题鲜明、内容完整和获取方便等特点，将部分档案资源放在手机、网络等平台供民众使用[5]。第三，加强与校内图书馆、校友办及兄弟院校档案馆之间的合作开发，特色资源上优势互补，信息内容上互通有无，设施和技术上合作共享，力图拓宽档案资源的使用价值。

4.提升档案开发人员素质。地方高校档案管理和开发人员的素质极大地影响着档案管理工作的效率，也影响着档案资源开发的实际成效。因此，必须提升档案开发人员的综合素质[6]。对于档案馆当前工作人员，可以采取“请进来、走出去”的方式来提高他们的管理和开发技能，增强他们的开发和保密意识。“请进来”就是请档案管理专家来本单位进行专业讲座，“走出去”就是送他们出去培训、参观和学习。其次，地方学校要重视档案管理队伍建设，通过校内岗位调整或校外招聘等形式，吸纳热爱档案事业又熟悉计算机、信息网络技术的各方人才来加强档案管理队伍。再者，学校要在职称晋升、职务升迁等政策方面给予档案馆一定的倾斜，提高档案馆工作人员在从事档案管理和开发利用工作中的积极性。

新时代的到来，为地方高校档案资源开发带来了新机遇，高校档案工作者应抓住时代机遇，顺应形势的变化，探索新时代档案资源开发利用的方法和策略，提升档案资源服务水平，进一步拓展档案资源的价值，为地方高校和社会的发展做出更大的贡献。