电子文件在实际应用中的利与弊

童庄慧 周喜青

摘要  社会信息化的高速发展衍生出了许多新产物，电子文件就是其中之一，其具有深刻的社会背景和技术基础。档案管理工作的有效实施一定程度上依赖于电子文件的存储和记忆。就电子文件的特点，研究分析了电子文件在档案管理工作中的利与弊。

关键词  电子文件 档案管理 利与弊

网络信息时代的发展推动了当代档案管理工作发展的脚步，而档案管理又和计算机网络技术密不可分[1]。档案管理手段的优劣在极大程度上影响着工作的成效，档案从业人员在面对复杂多变的群体档案时，为了提升工作效率，应该积极认识到计算机网络技术在辅助档案工作开展中起着决定性作用。

一、电子文件的特点

计算机的出现产生了新的记录信息的方式——以数字编码记录信息，极大地促进了档案文件信息的利用，对广大用户来说，这是一种非常便捷高效的信息利用方式。电子文件是社会信息化发展的必然结果，相较于传统纸质文件，其显著拥有更为优良的特性，具体表现在以下方面。

1.电子文件的多样性。目前，我们所知道的企事业单位和档案相关机构有许多种制作和存储电子文件的方式，比如常见的有XLS、DOC、PDF、JPEG等;并且它们的存储方式和记忆方式是有所区别的，常见的有CD、移动硬盘、网络云盘等。由于电子文件存储方式多样，为方便今后再次利用，企事业单位或者相关档案机构可以采取单一或多样形式的记录方式和存储方式来保管同一份档案。

2.电子文件的不稳定性。电子文件信息必须依附于一定的载体，一旦载体感染病毒或者出现其他技术故障时，其就可能会被损坏，因此电子文件具有不稳定性。此外，计算机还控制电子文件的保存位置，这也增加了它的不稳定因素。例如，以PDF等形式保存的电子文件信息就很可能因为计算机系统软件的更新换代发生损坏，甚至成为无效文件，导致电子文件的丢失。

3.电子文件的依赖性。电子文件必须借助特定的通讯设备或载体对档案信息进行存储，如计算机、光盘、硬盘等。用户和档案工作者如果想要对档案信息进行查阅等活动，也必须依赖计算机以及相关应用软件，而电子文件一旦形成就会产生记录，这个记录同样需要依附于计算机应用系统[2]。例如，当需要查阅某员工档案的相关信息时，用户及档案工作者就必须借助计算机进入机构内部服务系统进行查阅。

二、电子文件对档案管理的益处

1.加强信息资源共享。作为新世纪的新兴产物，互联网极大地促进了档案信息交换并且实现了信息资源共享。当前，相关机构在线网站是现有前提下档案信息网络传播和信息利用不容忽视的交流平台。各级政府机构也选择公开上网，以促进企业及个人用户在互联网上交流获取档案信息。

2.节约档案存储空间。和传统纸质档案相比，现在可能仅需要十几张小小的光盘、硬盘就可以承载初期一个面积几十平甚至上百平库房里的档案信息量。由此看出，和传统介质相比，电子文件存储密度极大提高，有效节约了存储空间，并且有理由相信其存储密度随着科学技术的持续进步将会继续增大。

3.确保档案内容完整。虽然在管理过程中电子文件的存在方式有多种，但是其所承载信息内容与传统纸质文件是一致的。区别于纸质文件，可以按照实际需要更改电子文件的存储形式，为用户和管理者提供便捷。另外由于年代久远，纸质文件字迹可能消退，造成文件信息不完整即内容缺失，而电子文件的保存期限则相对更久。综上，电子文件的多样性决定了档案管理过程中纸质载体的可替代性，更有利于确保档案内容的完整。

4.推动工作持续发展。随着科技不断发展，大众对于手写材料的意识逐渐淡薄，多是采用计算机进行存储，所以电子文件为档案人的工作也就带来便利。电子文件的形成等一系列过程依赖于计算机进行操作，借助相关的系统软件对文件进行分类、汇总、修改等[3]，同时通过计算机进行文件信息查阅、提取和传递等，简单方便，高效快捷。

三、电子文件对档案管理的弊端

1.导致电子文件原始性欠缺。在档案管理工作中，可能会遇到文件需要手签的情况，而电子文件较难进行手签，这就使得其原始性欠缺[4]。虽然随着技术进步，可以通过手机、平板电脑等进行手签，如银行办理业务的手签形式，但目前还存在着一定局限性。同时，电子文件的存储易受到计算机网络技术的影响，如果电子文件的存储要求无法满足，文件载体会受损致使电子文件原始信息丢失。并且随着技术更新发展，也可能导致电子文件原来存储信息无法被识读，给档案管理工作带来了极大的困难。

2.影响档案管理真实性。计算机中存储的电子文件信息可能遭到人为恶意篡改、复制，降低电子文件的真实性和有效性。所以在电子文件管理过程中，需要有专业档案管理人员对其进行管理，借助一定的工具或应用软件对保存的电子文件进行加密处理，以此确保后续档案工作的顺利进行。

3.削弱档案的原始凭证作用。在计算机系统中，档案信息是相对独立存在的，如果有人在计算机系统中进行人为增删更改档案信息，就很难发现改动痕迹;其次，在电子文件形成、整理和利用等一系列過程中会产生大量的动态文档，并且为切合实际，会对文件中的数据进行增补，在要确保档案文件原始性的基础上，这给鉴定归档文件是否为“原件”带来了极大困难;最后，不断变化的网络信息技术和新的信息编码方式，在实际利用中对于电子文件的凭证作用是一个很大的挑战。

4.存储条件和技术条件要求较高。与传统纸质档案不同，电子文件使用的制成材料是新型载体，其一般采用的是光盘、磁带以及磁盘等存储方式。因此在存放保管档案时，考虑到保管条件有变化，存放电子文件的库房不仅要有防高温、防尘、防盗等设备，为了避免磁盘磁带上的档案信息遭受破坏，还需满足防磁防电的要求。

电子文件的使用技术要求较高体现为文件信息的非人工识读性以及其系统依赖性[5]。首先，与人肉眼所看完全不同，在计算机系统中信息是以0和1的数字代码表示的，类型不同的信息编码方式也不同，用户必须借助特定工具对数字代码进行解释还原才可以识读。其次，用户要想打开电子文件就必须借助与之相匹配的计算机系统和应用软件。

四、电子化对传统档案管理工作产生的影响

传统档案管理工作基于纸质档案管理展开，当档案管理工作主要内容转变为电子文件管理时，其业务工作流程和管理原则、方式都会产生巨大变化。根据传统档案业务流程，电子化对档案管理工作产生的影响如下。

1.立卷归档。电子化管理背景下可以实时归档，而以往是按照型号研制阶段归档或者项目完成后一次归档。

2.分类管理。传统式管理只能逐份整理后再归入相应的类目，组成案卷，而电子化管理可以通过系统迅速高效整卷，不需组卷。

3.档案鉴定。电子化管理在需要保存的档案进行鉴定或者鉴定超过档案保管期限的文件时，可以借助某一系统参数进行批量筛选，而传统式管理需要人工进行逐份、逐卷挑选剔除，任务繁重，且由于人工操作可能会产生纰漏。

4.档案保管。传统式档案管理的对象是实物档案（纸张、胶片等），而电子化管理的对象是计算机存储介质（磁盘、光盘、磁带等）。

5.档案利用。电子化管理可以借助网络随时随地浏览档案部门在网上提供的档案信息，而以往则需要到档案部门进行借阅。

纸质文件在我国的文件领域中发展历史较长，而电子文件传播自西方，如今伴随着我国数字科技的进步，已被广泛应用于档案管理相关领域。两者的发展背景和价值特点各异，但在工作实践中也体现出一定的共通性。相比于传统纸质文件，电子文件优势突出、潜力巨大，但也不能忽视其弊端，合理利用、扬长避短，才能实现其价值最大化。