探讨大数据时代下的公安档案管理创新策略

王晋

摘 要：为提高公安档案管理水平，本文对大数据时代下的公安档案管理创新策略问题进行了研究。文章首先介绍了大数据时代的特点，其次，对该时代下管理工作中存在的问题进行了分析。最后，文章重点从管理技术、模式、制度、流程，以及管理风险预防等方面出发，对具体的管理工作创新策略进行了总结。

关键词：大数据时代;公安机关;档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 02-0-02

随着公安机关工作量的加大，档案数量不断增多，管理难度上升。传统的人工管理方式，已无法适应当前的管理需求。大数据时代，计算机以及互联网技术应运而生，将上述技术应用到档案管理的过程中，可有效提高数据存储及处理效率，对管理质量的改善，具有积极意义。可见，大数据时代下，对公安档案管理创新策略进行研究较为必要。

一、大数据时代的特点

大数据时代的特点，主要体现在数据量大、类型多、处理难度高等方面。公安机关在长期运行的过程中，收集了大量的案件信息，加之工作人员的人事信息，档案管理人员的管理难度呈不断上升趋势。如未给予解决，容易影响管理效率，且会增加管理风险。公安机关的档案类型，同样具有复杂性强的特点。对海量数据进行分类，可提高管理工作的清晰度，提高大数据的处理水平。与少量数据相比，大数据处理难度较高。需调整管理模式，方可使公安机关的档案管理工作满足当前时代的管理需求。

二、大数据时代下公安档案管理面临的问题

（一）管理技术水平低，管理模式待调整

管理技术水平低，管理模式待调整，是大数据时代下公安档案管理面临的问题之一。过去较长一段时间内，公安机关所采取的档案管理模式，均以人工管理为主。该管理模式，具有效率低下、数据错误率高的缺陷。大数据时代，将数字化、信息化以及网络化技术应用到管理工作中，可有效解决上述问题。传统的公安机关档案管理模式，具有僵化的特点[1]。制定管理计划后，管理人员需长期给予执行。管理计划长期得不到调整，计划中存在的问题同样无法解决。从长远的角度看，这对档案管理质量的提升，将产生一定的阻碍。

（二）管理制度较陈旧，管理流程不合理

管理制度较陈旧，管理流程不合理的问题，同样限制着公安档案管理水平提升。传统的档案管理制度，对责任制度、奖惩机制以及监督机制均未严格落实。管理过程中出现问题时，难以追究管理人员的责任，故其工作的谨慎性容易下降。奖惩机制未落实，易导致管理人员缺乏工作积极性[2]。可见，大数据时代，对档案管理制度进行调整较为重要。就管理流程而言，传统的档案管理工作中，数据收集、整理、保存、修改等过程，均需由档案管理人员的独自完成，工作强度较高，且难度较大。将“全过程管理”应用到管理过程中，可实现对管理流程的调整以及优化，这对管理效果的改善，具有重要价值。

（三）管理风险类型多，数据安全风险高

管理风险类型多，数据安全风险高，属于大数据时代下公安档案管理工作面临的主要问题之一。信息化以及网络化技术的应用，虽提高了数据处理效率、提升了数据存储的便利性，但同样带来了更多的风险[3]。例如：公安机关的档案信息，具有一定的保密性。部分黑客往往通过入侵系统的方式，对各项信息进行窃取。上述风险的出现，必然对系统信息安全造成影响。可见，保证数据安全较为重要。除黑客入侵外，病毒入侵、系统崩溃等风险，同样会对导致档案丢失的问题发生。大数据时代，公安机关应将风险预防纳入档案管理工作中，提高管理水平。

三、大数据时代下的公安档案管理创新策略

（一）管理技术创新

大数据时代下，公安机关应将计算机技术引入到管理过程中，构建“档案管理系统”，对档案进行管理。以人事档案管理为例：某员工入职时，档案管理人员需要求其填写简历，并由领导人员交由档案管理人员。收到简历后，应通过扫描等方式，将数据传输至计算机中。为保证信息无错误，扫描后，还需对其准确性进行核实以及查询。确保无误后，仅需点击“保存”按钮，档案便可存储到系统数据库中。需要调取档案时，管理人员仅需输入关键词（如：工号、入职时间、姓名等）便可。此外，档案管理人员还可随时对员工的档案进行删除。上述管理技术的应用，有效提高了数据存储、修改效率，降低了工作难度，有助于提高档案管理水平，提高公安机关的运行效率。

（二）管理模式创新

大数据时代下，公安机关可将“PDCA管理”模式應用到档案管理之中，使管理计划的可行性得到持续性的增强，提高管理质量。例如：某公安机关首先分析了档案管理工作中存在的问题，在此基础上，从“应用计算机技术” “落实责任制度”等方面出发，制定了管理计划，并对其进行了实施。计划实施1个月后，有关人员利用计算机对相应数据进行了统计，并对实施效果进行了检查。结果显示，较过去相比，目前的档案丢失及错误率显著下降，但该风险仍存在。这表明，现有的管理计划具有一定的可行性，但其内容仍需进一步弥补。该公安机关的档案管理模式，具有持续性强、可行性高、实施灵活的优势。以之为基础开展档案管理工作，可有效提高管理工作的执行有效性。

（三）管理制度创新

传统的档案管理制度，存在一定的陈旧性，不符合大数据时代的要求。将责任制度应用到管理工作中，可有效解决上述问题。例如：公安机关可设置两名或以上的人员，负责对档案进行管理。并根据档案的类型，对其工作职责进行划分，使其分别负责对人事档案、已侦破案件档案、未侦破案件档案进行管理。一旦某一部分档案出现问题，公安机关应追究相关管理人员的责任。另外，管理人员之间，同样应相互监督。未侦破档案的管理人员，应利用计算机对档案进行记录，并按照案件的推进，对档案进行调整。案件侦破以后，该管理人员则需通过计算机，将其传输给其他管理人员。上述管理制度的落实，有助于提高档案管理人员工作的谨慎性，提高管理质量与管理效率。

（四）管理流程创新

大数据时代，对管理流程进行创新，有助于减少繁杂的流程，提高其清晰度，且能够使工作人员均参与到管理工作中，减轻档案管理人员的工作负担，提高管理质量。以案件档案的管理为例：公安机关可将“全过程管理”应用到管理工作中，当新的案件发生时，公安民警应通过计算机对案件的侦破过程进行记录，记录完成后，应通过计算机将信息发送给档案管理人员。档案管理人员收到信息后，应按照案件的类型、发生时间等，对其进行分类。此外，还需对信息进行适当的整理，并将其存储于档案管理系统之中。此后，如案件发生了变化，公安民警同样需对变化的信息进行记录以及传输，供档案管理人员参考，落实档案管理工作。大数据时代，采用上述方法落实档案管理工作，可取得良好的效果。

（五）管理风险预防

大数据时代，网络化技术的应用，使得档案丢失、黑客入侵、病毒入侵等风险的发生率显著提高。如未对上述风险进行预防，档案的安全性将明显下降。可见，積极应用风险预防技术较为重要。例如：档案管理系统应进行权限限制，具备权限的工作人员，应通过输入“工号+密码”的方式登录系统。此时，系统将根据其权限，允许其进行相应操作。另外，大规模停电、系统CPU或硬盘故障，同样会导致数据丢失。档案管理人员应做好数据备份工作，以确保数据安全。为避免黑客入侵，公安机关档案管理系统应避免连接外部网络。另外，系统维护人员还需及时对系统进行升级，以实现对病毒入侵的预防，减少档案管理风险。

四、结语

综上所述，本文对大数据时代下的公安档案管理创新策略问题的研究，为公安机关提供了参考，有助于降低管理难度，提高管理效率，确保数据准确安全。未来，公安机关应积极引进档案管理系统，并将“PDCA循环管理模式”，以及“全过程管理方法”应用到管理的过程中，严格落实责任制，积极预防管理风险，使档案管理质量得到持续性的提升。

参考文献：

[1]刘文萍，俞国孟.以信息化为核心的档案事业转型升级探讨——基于浙江省公安厅创建全国示范数字档案室的分析[J].浙江档案，2019，1（07）：14-15.

[2]朱玉如.公安档案信息化应用过程中的问题与对策——以濮阳市公安局为例[J].办公室业务，2018，14（16）：58-59.

[3]王苏醒.大数据环境下服务型公安户籍档案管理模式构建研究——以W市公安智慧档案系统为例[J].电子政务，2017，10 （11）：81-90.