浅议广西区内高校学生档案信息化建设存在的问题及对策

陆艺芳

摘 要：高校学生档案管理工作是高校管理工作中的重要一环，在信息技术、计算机技术迅猛发展的时代，各行各业已逐渐利用信息手段来开展工作提高效率。在此背景下，学生档案信息化已是大势所趋，也是实现档案利用最高效、最受欢迎的服务方式。做好学生档案信息化建设对改进整个高校的管理方式有着重要的意义。

关键词：学生档案;信息;问题;建议

如今的时代是信息化的时代，计算机技术不断更新换代，日新月异，各种先进的信息化管理方法在各行各业普及和推广程度越来越

高[1]。管理成效的提升，管理成本的下降，使得全球数字化、信息化的步伐越来越快[2]。另一方面，随着高校教育改革的发展，高等教育的普及，招生的规模不断提升，学生人数逐年上升，有的高校还出现了分校区管理的情况，学生档案信息急速增多，面对以上的变化形势，传统的学生档案管理模式要与时俱进、趁势而上，及时作出符合时代要求的管理模式调整，运用信息化管理手段高效、便捷地处理高校不断增加的学生档案信息数据，为学校工作、学生个人提供档案信息的参考利用价值。

1 广西高校学生档案信息化现状及存在的问题。

根据《高等学校档案管理办法》的规定，首次将学生类档案纳入高校档案管理的范围，单独设类，学生类档案作为高校档案归档范围新增的一个门类，对学生、对学校以及对社会都有着不可替代的作用[3]。广西目前有70多所高校（含9所独立学院），各学校因办学层次、规模、区域分布不同，在学生档案管理方面各校采取的方式各不相同。虽然在2002年国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》以后，广西壮族自治区档案局结合实际情况也制定了相应的档案信息化建设相关文件，用于指导全区档案信息化建设，广西高校抓住这一机遇加大了对档案信息化的建设力度[4]。但是由于广西经济发展水平不高且不平衡，高校档案信息化建设尤其是学生档案信息化的进展不是很明显。大部分高校依然沿用传统的纸质手工文档与excel表格管理，这样的管理方式存在安全性低、保密性差、查询检索效率低、大量数据闲置、信息无法统计等问题[5]。没有专职学生档案管理人员，负责学生档案管理的老师还兼职其他工作，档案由学工处或者各二级学院管理。少部分高校学生档案工作信息化程度比较高，如广西师范大学、广西民族大学等都有了依据本校具体实际情况而设计出来的学生档案管理系统，使得新生档案交接、毕业生档案转递查询、学生党员档案接收等一些重要环节工作更加规范化、系统化。学生档案也统一划归到档案馆进行归档整理。从总体上来看，广西学生档案信息化建设还是存在一些问题，主要有以下几个方面：

1）学生档案信息化设备落后。推进学生档案信息化工作，一定数量的档案信息化设备必不可少。但是因为一直以来档案工作在高校缺少重视，相比教学、科研、基建等其他工作，档案工作获得的资金支持力度较少，这使得大多数高校的档案馆（室）的计算机较为陈旧和落后，且没有单独的打印机、复印机或扫描仪，或者是同其他办公室共用这些设备。在档案库房方面，大部分高校都还没建立起密集柜、建筑面积不达标、没有温湿度控制器等，配套设施不齐全。

2）学生档案管理系统不完善。虽然已有部分高校采用了专门的系统来处理学生档案管理，但是由于这些系统在设计开发时没有统一的标准，数据存储结构等各方面各不相同，因而所面对的问题也各不相同。有些高校的系统只能是单机模式，不具备网络化功能，意味着管理系统只支持单机工作，如果要多方使用，则需要在多台电脑上安装档案管理系统，难以通过网络数据共享，档案信息需求者要查档必须到档案室才能进行查询，加之受到原有研发技术的制约，不能完全适应日益变化的档案工作需求。有些高校的系统即使不是单机模式，但在系统功能设计方面不够完善，没有构建学校的数据库及网络体系，无法实现在网络系统上与教务处、招就办、学工处等相关部门进行信息共享，不能满足多部门联动配合开展连贯性整体工作的需求。

3）学生档案管理缺乏足够的专业人才。做好学生档案管理信息化建设，除了需要先进的设备，也需要专业技术人员，不仅需要档案学专业人才，更需要懂得计算机技术的人才。纵观整个区内高校，能真正达到这一要求的学校几乎没有。大部分的高校档案工作人员都不是档案专业出身，有些是管理专业，有些是法学专业，有些是汉语言文学专业，计算机专业的很少。除此之外，很多高校都是由辅导员来兼任学生档案管理员，辅导员本身有自己的主体工作，能分配在档案管理的精力和时间有限，而在进行档案管理的时候需要具备一定的专业知识，因此专业不足、精力不够，无法真正做好学生档案信息化工作。专业人才的缺乏成为学生档案工作信息化过程中面临的一个不可忽略的问题。

4）学生档案管理内容单一。广西区内高校学生档案管理内容相对简单，学生在升学、入党、找工作或需要查阅学生档案时，学生档案除了为学生提供相关所需信息或证明材料以外，基本上就没有更多的功能了。在高校学生档案信息中还可以分析出男女比例、生源地比例、党团比例、各专业人数比例等等信息，为学校的中心工作和整体规划提供参考价值，但目前各高校的学生档案管理内容仅限于归档、查询而已。

2 推进广西高校学生档案信息化建议

1）高校领导重视学生档案管理工作。学生档案管理工作是高校的一项基础性工作，档案信息化建设是目前高校学生档案工作的开展趋势，而信息化建设的推动离不开领导的重视。信息化工作的开展需要投入一定数量的人力、物力、财力，假如领导不重视档案工作，那么学生档案管理信息化所需要的必要条件则不能得到保障。因此档案部门应当做好宣传工作，争取领导的重视和支持，这样才能获得信息化过程中需要的软件系统开发设计费用、硬件配套设施以及充足的人力支持。

2）提升学生档案人员队伍综合素质。学生档案管理人员的素质与信息化工作的开展息息相关，要推进信息化建设就必须为学生档案管理部门配备专业化的人才队伍。可以着手从以下几个方面来加强人才队伍建设：一是对现有的学生档案部门管理人员适时进行相关专业理论知识的培训，扩宽眼界，提升水平，增强素质。 二是可以尝试从外部吸收专业的人员来管理档案，新的管理方法和管理理念的引入有利于改进不合时宜的传统方式，提高工作效率。三是在档案管理工作领域引进招募一些专业性强、信息处理和计算机操作能力过硬的综合性人才，为解决信息化过程中遇到的技术问题提前做好准备。

3）加强学生档案信息化硬、软件设施建设。要推进学生档案信息化建设必须要完善相关的硬件技术设备，例如计算机、扫描仪、移动硬盘、智能档案库房等，这些设备为学生档案信息化提供了物质保证，档案信息化才有了实现的可能。通过这些设备，将档案中学生的图片、影像、文本资料等进行数字化的办理，转换成电子档案，逐步构建完整全新的学生数据资料库，进而推进网络化的实现。在软件设施方面，在整合学生数据资料库的基础上，梳理学生档案管理业务具体流程，优化档案接收、归档、整理、录入、查阅、异动和转递等原有业务流程，利用软件技术、数据库技术和网络技术相结合的方式构架一个完善的可供各部门共同使用的学生档案系统，实现学生档案管理的高校、互联和自动化。这种各部门互联互通的模式，让辅导员更加具体掌握自己学生的情况，教务部门也能随时将学籍异动的学生信息反馈到系统上，各管理层都能够及时了解学生信息，及时准确作出决策，即使信息有疏漏也能及时修改。

参考文献

[1]（美）劳顿（KennethC.Laudon），薛華成（译）.管理信息系统[M].机械工业出版社，2011.

[2]林杰斌，刘明德.MIS管理信息系统[M].北京：清华大学出版

社，2006.

[3]吴晓茹.高校学生档案管理工作研究[J].决策与信息（下旬刊），2013（1）：205-206.

[4]李贵，覃裕旺，李朝晖，李洁芬.广西高校档案信息化建设存在的问题[J].产学理论与实践，2018，26（9）：126-128.

[5]李振飞.高校学生档案管理系统的研究与分析[D].云南大学软件学院，2015.