行政档案管理存在的问题以及新的管理思路

刘媛媛

摘 要：随着我国社会的不断发展，多元化现象也越来越明显，行政事业单位就应该对档案进行一个合理的管理，这样才能够更好地适应社会发展需求。本文对行政档案管理中存在的问题以及管理的新思路进行了阐述。

关键词：行政档案;问题;管理新思路

行政事业单位要想进行高效的工作，就一定要对档案进行一个合理的管理。我国行政事业单位的档案管理工作是与单位的各项工作紧密相连的。随着我国信息化进程不断加快，传统档案管理遭受到了一定的挑战。在新的形势下，相关部门应该去寻找一套全新的档案管理方案，这样才能促进档案管理工作的开展。

1 行政档案管理工作中存在的问题

1.1 对内容鉴定不严格

行政单位人事档案的记载情况对其是否能够发挥真正作用有重要影响。如果所记载的内容有虚假成分，就可能会对后续工作带来严重影响。就目前情况来看，我国一些行政单位在对工作人员的材料进行审查时，没有对其真实性进行严格审查，甚至并没有对相关材料进行验证，这就使得相关档案的真实性遭到质疑，如果一个人的信息不真实，他在进行工作的时候，可能会对社会发展造成不利的影响。同时，也会使社会出现许多不公平的现象，对工作人员的发展也会造成一定的影响。

1.2 工作人员综合素质不强

从事档案管理工作的人员中，相关工作人员应该具有很强的综合素质，所以说档案管理工作一定要有专业人员来进行，这样才能使档案管理工作发挥真正的作用。但是，在实际工作的过程中，我国大部分档案管理工作者的综合素质并不高，专业性也不高，甚至有一些工作人员并没有接受过专业训练。这些工作人员在直接进行工作的过程中，由于对相关专业知识了解不清，从而使得他们在工作过程中会遇到许多麻烦，久而久之他们的工作热情就会削减，工作积极性也会降低，从而影响自身工作。

1.3 没有一个完善的管理体系

虽然我国行政主管部门已经建立了管理制度体系，但是目前所建立的体系并不是很完善的。目前所建立的这些体系与相应的法律法规并没有实现其真正的作用。因为在我国各阶层有着不同的管理情况，所以其管理制度并不能适合所有的行政档案管理体系，同时也不能达到我国行政管理工作的实际要求。除此之外，有一些行政管理部门没有按照规定对档案进行管理，这就使得行政管理部门在档案的管理上出现混乱的局面，也会使得行政档案出现虚假情况。

1.4 档案管理安全体系不完善

一些大管理工作人员没有较高的安全意识，在进行材料梳理的过程中，一些材料收集不全，从而对档案整体的真实性有一定影响。第一，相关工作人员在进行的材料收集整理的过程中，没有按照规定对其进行整理，这就会存在，只重视档案的收集整理工作，却忽视档案照片以及业务的整理收集。还有一些档案会留在相关工作人员的手里，如果这些工作人员一旦更换工作，这些档案就很容易丢失。第二，档案材料缺少，应该对其进行严格保存的档案材料丢失。我国有些行政单位的档案大部分是红头文件，这些档案材料都非常重要，但是，由于这类材料比较特殊，在保存的过程中，往往会容易丢失。第三，还有一些档案不完整，没有一个系统性。许多单位在进行的材料保存的过程中，会存在有复印件，但是没有原件的现象，这样就会对档案的真实性有一定影响。

2 行政档案管理新思路

2.1 将信息化融入到档案管理中

随着我国信息化进程的不断加强，在档案管理中应用信息化技术，是其适应社会高速发展的必要手段。第一，将现代化手段运用到档案管理工作中来，同时，在档案管理工作中引入高科技设备，只有这样才能不断提高档案管理工作的效率与档案管理工作的质量。从而实现对档案的信息化管理。第二，相关行政单位可以根据实际情况来选择合适的管理软件，在实际工作中所遇到的所有问题都应该要使用电子文件对其进行归档，然后再对进行系统化的管理，这样才能促使档案管理工作，朝着现代化的电子的方向转变，使档案管理工作变得越来越现代化。

就目前情况来看，我国许多行政档案管理工作中所存在的问题，并没有得到一个有效的解决，这就需要相关工作人员来对其进一步的探究与完善。相关工作人员应该对档案管理工作的相关法律知识进行传播，这样才能够不断提高人们对档案管理所涉及的法律的认识，从而提高档案管理的质量。

2.2 完善档案管理制度

行政档案管理工作要想进行有序，开展，一定要有一套完整的管理制度，对其进行支撑，所以说行政单位就应该不断对档案管理制度进行完善。第一，在对档案管理制度进行完善的时候，一定要保证所制定的制度，具有合理性和科学性。在进行制度建设的时候，一定要根据实际情况进行决定。第二，要保证所制定的管理制度，在实际工作中能发挥其作用，档案管理制度，一定要对实际的档案管理工作有一定的指导性，这样才能保证它能发挥更大的作用。第三，在制定制度的过程中，一定要保证所制定的制度有一定的學术性，不仅要对员工有约束性，还应该对相关领导有一定的约束性，这样就能保证管理的公平性。

2.3 强化领导重视程度

随着现代化的发展，档案管理工作的方式以及手段一定要进行创新。首先应该提高档案中的信息科技含量，运用现代化设备对其进行管理。这样才能提高兴趣档案管理工作的效率。其次，行政单位要根据自身的实际情况来选择一个合适的管理软件，将档案资料以电子文件的形式进行归类，改变传统纸质档案的管理形式，这样才能不断提高档案管理信息化水平。最后，应该加强行政单位领导对档案管理工作的重视程度，对行政档案管理投入更多的资金，不断完善档案管理的基础设备。这样才能为档案管理提供一个更好的工作环境，有效促进档案管理工作的有效开展。除此之外，还应该安装一定的安全监控设备，这样更能保证档案的安全性。

3 结束语

综上所述，目前我国行政档案管理过程中存在着许多问题，这就需要相关工作人员不断对管理制度进行完善，不断对管理手段进行优化，这样才能提高档案管理工作的质量，从而促进行政单位档案管理部门的发展。

参考文献

[1]刘思宇.行政档案管理存在的问题以及新的管理思路[J].办公室业务，2018（06）：125.

[2]徐刚领.行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探[J].中国卫生产业，2015，12（21）：89-91.