浅析人才交流服务中心档案管理工作

盛琦

摘 要：随着我国社会经济的飞速发展，行业与行业之间的竞争力越来越高，各个行业对于人才的需求量越来越多。由于现今大部分事业单位、民营医疗机构能够提供更多的机会与平台，人才的流动性与增长性也在不断增多。对于公益事业而言，做好档案管理是非常有必要的。在互联网背景下。利用互联网技术可提升档案管理工作的质量，可更好的保存人才的档案信息。

关键词：人才交流服务中心;档案管理工作

我国传统档案管理形式以人工、纸质档案管理工作为主，但这种管理方式存在极大的漏洞，无法确保档案的安全性，在需要使用时，无法及时获取档案，无法及时修正或调整，会造成不良影响。比如，工作人员需要寻找某一单位需要的档案，需要花费较多的时间，要浪费较大精力，不仅难以在规定时间内找到档案，还有可能延误其他工作，甚至无法保证档案的可用性。随着我国信息技术的飞速发展，信息技术逐渐在各行各业均得到了广泛应用，档案管理工作逐渐朝信息化发展。但是，也有研究认为，现今很多人才交流服务中心的档案管理工作并没有充分利用信息化优势，限制了管理工作效率、质量的进一步提高。因此，优化我国人才交流服务中心的档案管理工作，是非常有必要的。

1 人才交流服务中心的档案管理工作简述

人才交流服务中心的本职工作是服务人才，强化人才与各个单位之间的联系，进而达到人才交流服务中心的服务目的。因此，促进人才交流服务中心持續、稳定发展是非常有必要的。每一个行业想要持续稳定的运行下去，必须保证人才充足。所以，做好人才的档案管理工作，保证人才档案的安全性是非常有必要的，直接影响到单位的可持续发展。单位必须根据岗位需求，积极寻找各种符合岗位工作需求的优质人才，充分发挥每一个人才的价值，才能促进单位继续健康发展。所以，人才交流服务中心必须做好档案管理工作，在人才与单位之间构建一座桥梁，充当媒介，让人才能够得到发挥自己价值的机会。再者，我国人口数量众多，人口流动性非常大，所以人才的档案管理工作存在一定难度，具有一定的复杂性。但想要促进事业单位，人才交流服务中心继续发展，就必须做好人才的档案管理工作。人才交流服务中心必须解决这一问题，提高人才档案的管理有效率与管理质量，才能始终保证档案的安全性与保密性。

档案管理工作效率、质量的提高可不断完善人才市场，可促进人才市场发展。再者，高效、优质的档案管理工作可辅助单位选拔优秀人才，可帮助人才进入更好的平台，让单位通过人才的档案进一步了解人才的学习、工作、生活经历，单位在选拔人才的时候可以直接进入主题，省略一些步骤，可提高人才选拔的效率。所以，不断优化人才交流服务中心的档案管理工作是非常有必要的。

2 人才交流服务中心档案管理工作的优化对策

2.1 进一步规范化档案管理工作

人才交流服务中心的人才档案数量、类型较多、内容十分复杂，囊括各个文化阶级的毕业生与社会群众的资料。近年来，我国高校录取率。毕业率不断升高，这些现象在一定程度上增加了人才交流服务中心的档案管理工作数量、工作难度、工作繁琐性。很多毕业生的档案从学校转入人才市场之后便出现了弃档现象。所以，档案管理人员必须加强对档案的管理，保证档案完整、有效，及时统一整理、分类各种档案。首先，要建立并完善档案的管理制度，进一步规范化档案的工作流程，保证每一环节均有章可循。再者，对保密程度不同的档案进行分层管理，不同层级的档案由不同的工作人员管理，才能保证档案的安全性与保密性。比如，想要查阅某一位人才或干部（流动人员）的档案，管理人员可通过姓名、编号等及时找到档案的位置，可及时取出档案，可节省寻找时间，可提高审核工作的效率，再者，利用信息化技术，可实现档案信息化管理，可采用电子档案的形式保存档案，可直接在计算机上搜索相关档案，处理相关工作。如此，避免档案损坏、霉变等现象，还可及时更新相关档案[1]。

2.2 做好宣传教育工作

在日常管理期间，人才交流服务中心必须准确认识到现阶段档案管理工作开展的重要性与必要性，改变自己的思想认识，提高思想认识中对档案管理工作的重视。管理人员可以习近平总书记提出的干部人事档案专项审核工作要求为基础，明确日后档案管理工作的方向。将有效开展档案管理工作作为人才交流服务中心的核心工作中，将核心工作穿插到各个阶段的实现环节中。人才交流服务中心必须充分利用信息化技术、新媒体技术，同时加强对人才交流服务中心档案管理工作的宣传，在内部加强对人才档案管理人员的要求，比如管理人员必须掌握相应的法律法规、档案管理基础知识、基础信息化档案管理技能、标准档案管理要求等。同时，根据相关要求，积极对不同层次岗位的工作人员开展合理化的管理教育，让工作人员充分认识到新时代档案管理工作的必要性，促使工作人员积极主动的参与进各个阶段、不同层次的档案管理工作中，促使不同岗位、不同层级的工作人员全员参与档案管理工作，根据自己的职责内容完善相应的档案管理工作，提高档案的管理工作有效性[2]。

2.3 充分利用信息技术提高档案管理工作的效率

随着我国经济水平的提高，科学技术的进步，各行各业均在工作中引入信息化技术，有效的提高了工作效率。但是，很多人才交流服务中心并没有充分应用信息化技术，其运用水平不足，是以档案管理工作的效率虽然有所升高，但整体效率并不理想。若想要进一步提高档案管理工作的效率，必须在管理工作中充分应用信息技术。首先，管理人员可以中央发放的档案审核、管理要求作为参考对象，在工作过程中严格执行相关标准。对接收的档案进行初步审核与登记，若发现问题，做好相关记录。若档案存在问题，则进行相应调查，分析问题发生原因，及时处理问题，尽可能将问题造成的损失降到最小。管理人员必须实事求是，在审核完毕后，向上级领导报告相关情况，了解档案的原本信息，保证档案信息与档案所有者的原本情况一致。其次，充分利用互联网技术，做好档案保存工作的同时，做好档案信息化存储工作，保证档案的安全性。

3 结束语

综上可知，人才交流服务中心的档案管理工作十分重要，是促进单位、人才互相沟通交流的重要渠道，也是社会发展过程中的必然产物，更是人才与单位交流沟通的主要途径。所以，有关部门需加强对人才交流服务中心档案管理工作的重视。

参考文献

[1]张萌.人才交流服务中心档案管理工作的几点思考[J].卷宗，2019，9（1）：8.

[2]李朝霞.关于县级人才交流服务中心档案管理工作的思考[J].中文信息，2018，（10）：24.

[3]廖青松.浅析人才交流服务中心档案管理工作的相关问题[J].卷宗，2018，（30）：16.