浅谈新时代企业档案收集工作

王吉垒

摘 要：新时代市场经济的发展促使企业竞争日益激烈，激烈的竞争对企业规范化管理提出了新的要求，档案在企业规范化管理中发挥越来越重要作用。档案收集是企业档案管理的基础工作，高效做好档案收集工作，成为新时代企业档案管理的重要内容。本文阐述了做好档案收集工作对于企业发展的重要意义，深入分析了存在的问题，结合实际提出解决企业档案收集工作中存在的诸多问题的对策建议。

关键词：新时代;档案;收集

企业在经营管理中形成的所有档案，是对企业发展的综合记录，是维护企业和职工利益的重要凭证，对于企业具有重要作用。企业档案收集工作是档案管理各项工作的基础，做好企业档案收集工作对于提升企业档案管理水平，促进企业科学规范持续发展具有重要意义。

一、加强企业档案收集的重要意义

1.有利于夯实企业档案工作基础

作为企业档案工作中的首要环节，档案收集是各项工作的基础，是做好档案工作后续环节的前提。企业档案是在企业经营管理中由企业各部门共同形成的，而非仅仅是由档案部门产生。因此，档案收集是企业档案管理部门取得和积累企业档案的一种手段，通过档案收集为档案工作的开展提供实际管理内容。

2.有利于提升企业档案管理水平

作为档案工作后续各环节工作质量的保障，档案收集工作的质量直接关系到档案工作整体水平。若在档案收集环节确保工作质量，收集及时，并进行了认真的筛选，则为后续各环节工作开展打下了良好基础，有助于档案的高效保管和开发利用。若在档案收集环节不注意质量的把控，档案收集不及时，或没有进行筛选鉴定，收集到的档案价值低甚至没有价值，则会造成在后续的整理、保管等环节上的无效投入，浪费人力物力资源，也无法实现档案信息资源的有效开发和利用，档案管理水平落后，无法取得工作成果，实现档案管理价值。

3.有利于更高效地促进企业发展

由于全面地记录了企业发展的过程，包括经验及教训总结，能够为企业的未来决策提供重要参考信息。企业持续科学发展离不开规范管理，档案管理作为企业规范管理的重要内容，若档案管理规范，则能够为工作地可持续发展提供重要保障。

二、企业档案收集中存在的问题

1.档案意识较为薄弱

一是企业领导重视程度不够，由于档案工作不直接产生效益，短期内工作成效难以呈现，处于辅助边缘地位，不能引起足够的重视。二是企业员工对档案的重要性认识不足，档案意识薄弱，认为档案在企业的经营发展中并不重要，重过程轻结果，往往对于业务工作的过程非常重视，但对于形成的档案资料却重视不够。档案从业人员认为自身在企业中地位边缘化，与企业主营业务关联不大，未认识到加强做好档案收集的重要意义。

2.档案管理规范性不足

一是由于领导重视度、企业所处发展阶段、企业经济环境等各种因素影响，企业档案管理水平不同，档案规章制度的健全程度存在差异，存在部分企业规章制度不健全情形。二是企業档案工作机构建设不健全，未建立有效的工作联络机制，岗位职责分工不明确，工作开展缺乏组织保障。三是缺乏有效的激励约束机制。考核机制不健全，没有真正做到奖勤罚懒，不能有效调动从业人员工作积极性。四是档案收集工作流程规范性不足。未对档案移交制定详细的细则规定，加之档案形成部门业务不熟悉，或出于保密等部门自身立场考虑不愿意移交档案等情况，档案存在移交质量不高，移交不及时资料不齐全情况常有。

3.档案管理设施条件落后

档案工作在企业中不直接产生经济效益，受重视程度低，经费、技术等条件受到严重制约，缺乏财力和技术保障，企业档案基础设施条件较为落后，有的档案库房不足甚至没有库房，有的档案室甚至变成了单位的杂物间，无法为档案的安全保管提供基础的条件。此外，受客观条件限制，档案管理数字化信息化水平较低，企业电子文件系统自动收集归档程度低，严重制约了档案收集工作的高质量开展。

4.档案专业人才队伍不足

由于对档案工作重视度不够，认为档案工作专业水平低，不需要高学历高职称高素质人才，企业档案从业人员力量薄弱。许多企业档案从业人员均为半路出家，非专业出身，存在档案理论知识欠缺情况，严重制约了档案收集工作开展。企业档案培训工作薄弱，多数企业未对从业人员进行岗前培训或在岗培训，加之档案从业人员自身动力不足，对工作投入的时间精力有限，对政策的学习和实践经验积累不够，业务水平较薄弱。

三、新时代加强企业档案收集的思考

1.增强档案收集意识，加强重视程度

高效开展企业档案收集工作，企业档案管理部门要需要积极争取企业领导的理解和支持，促使企业领导增强档案意识，认识到做当档案工作能够对企业发展历史进行更好记录，能够更好地为企业发展提供决策，能够更好地服务企业长远持续发展。要发挥企业领导在企业档案收集中的关键作用，为企业档案收集工作争取更多的物力和财力及技术支持，要充分调动员工做好企业档案收集工作的主动性和积极性。应加强对企业档案收集工作的宣传，结合企业实际，宣传企业档案收集对于企业档案管理工作的重要作用，对于企业长远发展的意义，从而促进企业档案收集工作的高效循环开展。

2.健全档案工作机构，落实工作职责

企业应完善档案工作机构设置，成立档案工作领导小组，应由高层管理人员担任小组组长，对工作进行统筹协调，各部门负责人要作为工作小组成员，督促部门做好档案工作。由各部门指定专人为档案兼职工作人员，负责本部门档案的收集归档，从而形成健全的档案收集工作网络体系，做到收集工作任务层层落实，目标层层分解。

3.建立健全规章制度，规范档案收集管理

完善企业档案收集归档规章制度，促进规范化科学化管理，是做好企业档案收集工作的重要保障。一是根据国家政策及上级单位的相关规定，结合自身实际，制订较科学的规章制度，明确企业档案内容、收集归档责任主体、主要工作职责等，确保各项工作有章可依有据可循。二是要加强企业档案收集工作的考核管理，确保责任目标落实到位。通过指定考核目标，明确考核标准和内容，切实做到人人身上扛指标。强化考核结果的运用，确保有效激励，考核结果与个人薪酬和晋升挂钩。三是加强对企业档案收集工作的指导，促进收集档案质量标准化。结合自身实际，探索系统统一的收集归档体系，同时加强培训宣传，强化业务指导，推行标准化规范化的收集移交规定，促进档案收集质量的不断提升。四是超前把控文件材料形成，文件形成时的质量水平很大程度上决定了档案收集质量的高低，因此应尤其重视档案的前端控制，在材料形成阶段严格按照公文质量要求进行把关，特别是对于文件格式的规范性、内容的完整性方面，确保形成文件质量水平。

4.运用现代化管理手段，促进信息化建设

要积极争取领导支持，加强档案重要性宣传，为档案工作提供技术人才支撑和信息化经费保障。将档案现代化管理纳入企业发展重要议程，促进企业档案信息收集的自动化，逐步提升企业档案收集的自动化水平，实现案卷级和文件级目录的电子化存储和自动化检索。通过扫描挂接，加强数据库建设，为档案信息资源的开发利用奠定基础。进一步加强档案软件应用和系统建设，通过系统实现档案收集的前端控制和自动归集，促进管理水平提升。

5.加强企业档案业务培训，提高从业人员水平

一是要把好档案从业人员入口关，选择具有档案专业理论知识和实战经验的工作人员，档案工作人员应具有强烈的责任心，对档案工作具有积极的热情。二是加强从业人员培训，进一步促进档案意识提升，通过定期组织档案从业人员参加业务培训学习，促使及时了解国家最新政策要求和行业最新动态，提升思维理念和视野格局。档案工作人员进行岗前培训，促使熟悉了解企业发展情况，部门工作内容和岗位主要职责，进一步熟悉工作业务，更好地履职尽责，促进档案工作安全和高质量，档案工作要确保零责任事故。通过不定期召开座谈会、制度学习、自学等方式组织档案政策法规和相关档案文件精神的学习宣传。三是要不断加强对档案形成部门工作人员的指导培训，企业档案管理部门要积极加强与档案形成部门的沟通与交流，形成固定化的工作交流机制，确保沟通及时交流顺畅，为档案收集工作开展提供良好的组织保障，确保收集质量水平，更好地提升企业档案管理水平，充分发挥档案价值，更好地为企业经营发展服务。

综上，随着市场经济竞争地不断加剧，企业加强档案收集工作有利于提升企业规范化管理水平，更好地为企业持续发展提供服务。企业应增强档案收集意识，加强企业档案收集工作宣传，积极创新企业档案收集方式，拓展企业档案收集驱动，推动档案收集工作高质量发展，企业持续科学发展提供高效服务。

参考文献：

[1]聂天娇.企业档案收集工作浅析[J].黑龙江档案，2014

[2]吴延玲.企业档案收集整理工作的几点体会[J].陕西档案，2015

[3]吴晓南.浅谈企业档案收集归档工作[J].兰台世界，2014

（作者单位：中国长江电力股份有限公司）