企业档案制度体系建设的思考

程昕烨 王运玲 梁春华

摘 要：企业档案制度体系是企业档案工作体系建设的重要组成部分之一。笔者总结了档案制度体系构建的研究现状，为解决现阶段档案制度建设存在的问题，结合中国航发沈阳发动机研究所（以下简称六〇六所）开展的“基于系统工程的研发体系”建设工作，选择运用系统工程中CBB（共用构建模块）的思想，提出了企业档案制度体系建设的思路、方案，细化了构建步骤，可作为研发型企业档案制度体系建设的参考。

关键词：企业档案;档案制度;体系建设;系统工程

档案制度体系是企业档案工作科学、规范、高效的有利保障。一套科学的制度体系，可以促进档案工作和档案人员的行为规范化、系统化、程序化，从而使档案工作乃至整个企业协调、有序、高效运行。因此，构建一套档案制度体系意义重大。目前，在理论方面，学界对于档案制度体系构建并没有形成较为统一的观点。部分学者是从档案工作标准体系的角度，依据性质将档案标准进行了分类，但并没有建立层级;部分学者提出档案制度体系层级，将档案制度体系分为三层，但内容差异较大，界限不清晰。同时，上级档案行政机关尚未发布适合新时期企业档案制度建设工作的通用性指南。此外，在实践方面，军工企业的档案制度体系仍然存在层级划分不统一、分类法不一致等问题，而各下属企业的档案制度体系也仍然普遍存在覆盖不够全面、协调性差、更新不及时等问题。因此，如何根据已有理论基础，结合企业档案工作实际，制定出适合企业档案工作实际的档案制度体系则需要进一步探讨。

一、研究思路与构建思想

1.研究思路

为了解决上述存在的问题，本文将根据已有研究成果以及档案工作实际需要，运用系统工程中CBB的思想，建立了档案制度体系层面。明确各层面所包含的具体内容，从而建立一个以保障档案完整、准确、系统、安全为目标，以业务、保密、安全为统领，以门类、载体档案为主体，以业务流程为核心的企业档案制度体系。

2.构建思想

为了构建上述企业档案制度体系，笔者认为主要需要解决体系中内容承接关系和衔接的问题。笔者在档案制度体系建设实践中，选择运用系统工程IPD（集成产品研发）中的CBB思想。采用CBB是为了满足系统工程中重用性需求，重用性是系统工程中IPD（集成产品研发）的核心需求之一。合理用CBB可以减少重复劳动，有效提高产品的开发效率。在体系建设过程中实现CBB重用，可以避免体系中制度间承接性问题，避免重复编制体系文件条款，缩短体系建设周期，提高工作效率，有效解决档案制度体系建设中存在的协调性和规范性问题。

二、体系的构建

1.构建原则

（1）遵从性：企业档案工作制度体系中各项制度在原则上、重要内容方面要与国家法规和上级颁布的规定、标准保持一致。

（2）实用为本：档案工作是为企业发展服务的，因此档案制度体系的建设应从满足企业发展的需要出发，同时需要满足档案工作发展的客观规律及要求。

（3）系统协调：档案工作制度体系应做到门类齐全、各个层面制度有机联系、前后呼应、形成体系;同一层面中，纵向不同环节的文件之间相互衔接，不抵触，保持连续性;横向同一环节的文件之间协调配套，不矛盾、重复、留白。

（4）规范统一：同一类型的文件条款设置、结构内容应统一;文字表述要规范，表达准确，符合逻辑。

（5）可持续发展：制度体系不是一成不变的，应结合档案政策法规、标准规范修订情况和企业自身发展战略需要，不断调整体系框架并完善体系内容。

2.构建思路

（1）建立以档案管理制度为指导、档案业务标准为核心、档案技术标准为支撑的三层档案制度体系

六〇六所档案制度体系建设工作充分借鉴了已有的理论研究成果，借鉴了安小米等学者的思想，将档案制度体系内容分为三个层面，包括：管理层面、业务层面、技术层面。同时，档案部门进一步结合企业档案工作实际，重新归纳和划分了每个层面的内容、使用范围等。在管理层面，主要内容是可以广泛应用的指导和保障档案业务开展的顶层指导性制度;在业务层面，主要内容是档案工作业务的各个环节标准规范，目的是档案工作各个环节规范统一并有效衔接;在技术层面，主要内容是是支持性的标准规范，是业务实现的技术基础。

（2）利用CBB构建档案制度体系

六〇六所档案部门结合 “基于系统工程的研发体系”的建设实践，运用了CBB思想，构建具体思路是：

①确定工作制度和各门类档案业务标准的通用体例（CBB）;

②根据通用体例编制企业档案工作综合制度（CBB0），提出企业档案工作的总体要求，主要内容包括职责、工作流程、工作内容，同时也规定了业务标准总体框架和内容范围;

③编制档案业务标准承接CBB0中规定的内容（框架），细化职责、工作流程、工作内容，编制可在多门类档案中共用的收集（CBB1）、鉴定（CBB2）、整理（CBB3）、保管（CBB4）、开发利用（CBB5）等的通用基础内容，也可合并为通用门类档案业务标准;这样从宏观到微观、从总体到具体可以有效保证业务标准承接综合制度;

④在编制各门类档案业务标准时，档案部门先将通用基础内容（共性内容CBB1～CBB5）纳入业务标准，再将各门类档案各环节中特殊的流程或要求（个性内容A1～A5）纳入业务标准，从而既延用了通用内容又囊括了特殊内容;

⑤编制通用的电子档案业务标准（CBB1E～CBB7E）并纳入业务标准;再将各个门类档案各个环节中的特殊要求（A1E～A7E）纳入业务标准;

⑥融入作業指导书、模板、案例等内容，构成比较完整的档案业务标准体系。

3.框架示例及解释

（1）企业档案制度体系框架

（2）框架解释

第一层为管理制度层面，主要涉及顶层指导性制度，作用是提出档案工作原则要求，统领体系框架;第二层为业务标准层面，这个层级横向为档案门类、纵向为工作环节，主要作用是业务工作规范化、流程化;第三层为档案技术标准层面，这个层面的内容作为上述两个层面的基础，主要作用是支撑现有业务工作顺利开展。

三、体系实践与措施

为了构建上述体系，六〇六所档案部门积极开展实践，目前主要的措施包括四个方面：

1.遵从性方面

在制度体系建设过程中，充分借鉴行政法规、国务院文件、部门规章、国家标准中的重要内容，结合所属集团企业标准的发布与更新情况，定期修订档案制度体系文件中核心门类的相应内容。

2.适用性方面

（1）档案部门依据集团发展战略和档案工作规划，明确档案制度体系建设的重点和优先级。

（2）档案部门将执行部门需求吸收到档案制度制订和修订工作中，征求多方意见，使得体系更具普遍适用性。

3.协调性方面

（1）档案部门应首先确定各个层面制度文件的“定位”，“定位”的内容主要包括文件的作用、解决的问题，避免“定位”出现“空白区”;

（2）档案部门其次根据制度文件的“定位”确定不同层面的内容范围、同一层面不同环节内容的界限和深度，明确文件结构及不同层面之间文件间的承接关系，避免出现“空白区”或“重叠区”。

（3）档案部门将同一层面不同环节的内容划定各门类档案的通用界限，使得各个环节内容有效衔接;

（4）档案部门制定同一环节的通用文件体例，编制通用基础内容，所有主要档案门类均须引用，避免制度文件内容上出现“空白区”;重点关注不同门类档案的特殊要求，避免出现矛盾。

4.规范性方面

（1）档案部门重点搭建涉及企业核心竞争力的门类档案制度体系;覆盖科研档案、基建设备档案、文书档案等核心门类档案;

（2）档案部门编制基于通用内容的档案制度体系文件体例;明确文件结构，编制内容和附件编写案例，覆盖档案收集、鉴定、整理、保管、开发利用各个环节;编制通用定义或内容描述，保证同一内容的描述准确性和规范性。

5.拓展性方面

档案部门实时跟进国家档案局令、行业标准的发布情况，定期重点补充、更新现有档案制度体系文件中涉及政策调整、新增门类、电子档案等内容;其中对上级标准没有明确规定的情况，档案部门也通过结合六〇六所科研、经营、生产业务流程，形成适用于六〇六所的档案制度体系文件。

四、结论

企业档案制度体系建设是一个动态发展的过程，鉴于笔者收集的资料和能力有限，文章仅依据六〇六所在档案制度体系建设中的一些思考和实践，提出了适合研发型企业档案制度体系建设方案和部分实践，利用CBB思想保证了档案业务标准与档案综合制度的承接性以及档案业务标准之间的协调性，同时，对体系中具体内容的构建还不够完善，尤其是管理层面和技术层面的内容还有待进一步深入探讨和实践。

参考文献：

[1]安小米.基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M].北京：中国标准出版社，2013

[2]宫晓东.企业档案管理体系的建设与运行[M].北京：中国工商出版社，2014

[3]李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M].北京：中国档案出版社，2014

[4]宫晓东.我国企业档案管理理念问题分析[J].档案学通讯，2017

[5]贾文溪.中國档案标准体系研究[D].辽宁：辽宁大学，2014

[6]白 颖.新时期企业档案工作制度体系建设研究[J].中国档案，2015

[7]唐兰琳.档案管理制度体系修订思路研究[J].机电兵船档案，2014

（作者单位：中国航发沈阳发动机研究所）