高校教务档案管理工作的功能价值及优化对策分析

李红

摘 要：随着我国教学体制不断改革，教务档案管理在高校管理中扮演着更为重要的角色，逐渐由传统化管理向现代化管理方向发展。但是，目前我国一些高校在进行教务档案管理的过程中仍存在一些问题，为此需要采取有效措施提升其管理质量，使其对我国教育事业的发展起到较大的促进作用。

关键词：高校;教务档案管理;功能价值

教务档案主要有教学活动、招生活动以及科研等，对学校与学生来说具有较好的保存价值。此外，教学效果评价、教学经验以及评估等材料均属于教务教学档案，这对高校整体教学质量的提升具有较大促进作用。为此，高校应当采取有效措施提升教务档案管理工作质量，以此为档案管理未来发展奠定良好的基础。

一、高校教务档案管理意义

1. 能够提升教学质量与管理水平

我国高校教务档案主要是教学管理与活动的真实体现，通过教务档案能够有效提升教学管理水平与质量，在教学过程中存在的一些不足均会通过记录的方式体现在教务档案中。由此可以看出，通过对教务档案进行分析与总结，能够有效发现教学中的问题，并且可采取有效措施及时解决，这对提升教学质量具有较大促进作用。

2.能够为教学改革与研究提供依据

教务档案是教学工作中重要的记录材料，记载了教学中的具体情况与经验教训，学校在对教学管理活动进行改革的过程中，可以通过教务档案提供的真实参考数据与经验，来准确、有效地制定出符合高校发展的决策。

3.能够支撑教学评估工作

高校在教学的过程中，教学评估尤为重要，其中教务档案是教学评估最好的媒介，对教务档案管理质量与水平能够直接反映高校办学能力。此外，在进行教学评估的过程中，评估人员可以通过教务档案资料掌握教学具体情况，因此，提升教务档案管理质量，以此使教学评估质量更高，更具有说服力。

二、高校教务档案的组成与功能价值

1. 高校教学档案组成

教学档案是高校教学程序运转形成的资料记载，凝结了师生与教学管理人员劳动成果。随着我国教育体制的改革，教学质量有较大提升，其中高校教务档案管理尤为重要，在新的教育体制发展中面临着挑战，这就需要提升管理水平，适应现代教务档案管理需求。此外，在进行高校教务档案构建的过程中，管理人员存在不同的区别方式，比如，周学颖根据考卷类、资料类以及教学规划类进行区分;郭荣祥根据教务管理以及政治管理进行区分等。

2.高校教务档案价值功能

（1）为资料考察提供凭证

教务档案是较好的历史记载，具有较高的凭证作用，主要特征是具有较好的初始性，无法被其他信息替代。此外，教务档案管理者在工作的过程中，需要对教务规律特点进行深入的分析，并在此基础上对存在的问题进行有效的解决，在此过程中若有必要可参考教务档案。除此之外，教师还应对往届教学课程有全面了解，只有这样才能确保教学科研工作质量。另外，还需要了解学生以往的学习状态，这也需要通过教务档案来完成。

（2）为校务决策提供依据

教务档案能够为高效决策提供有力支持，可为教师以及保管人员提供导向性以及决策性，具有较好的指导凭证，同时也为教学管理提供有力的数据支持，除此之外也为领导层组织教务活动提供真实数据。

（3）为教务管理提供经验与资料

高校在进行教务档案管理的过程中，管理人员需要对教学规划进行有效的制定，不但需要确立新型管理理念，掌握新型管理知识，而且还应根据以往资料与经验提升现有管理质量，如教务管理人员需要在新型管理理念的基础上借鉴教务档案资料与经验，制定新的教学管理方法，为提升教学工作质量奠定良好的基础。

三、高校教务档案管理存在的問题

1.管理人员观念淡薄

目前，有些高校的教务档案管理理念较为淡薄，工作形式化，表面看得较重，但是在实际操作中不够重视。一些管理人员在管理的过程中还兼任其他职务，对档案归属观念较为淡漠，致使一些档案资料没有及时归档，这对高校教务档案管理质量的提升会产生较大影响。

2.档案管理人员综合素养偏低

高校教务档案管理工作具有较高的保密性，档案管理人员应具备使命感与责任感，从思想上应认识到教务档案资料的重要性，保守档案机密，这是作为一个档案管理人员最基本的素养。但是，有些教务档案管理人员综合素养偏低，没有保密意识，缺乏管理经验，同时信息化技能与水平相对较低，很难提升教务档案管理质量。

3.教务档案归档不及时

有的高校在进行教务档案管理时，存在档案归档不及时问题，在存储资料与使用方面基本上处于停滞状态，在较大程度上忽略了未归档的资料，导致归档教务档案管理工作失去了意义，同时也使档案失去自身价值。

4.教务档案载体简单，与现实脱节

目前，有些高校教学档案载体依然是以纸张为主，但是对其管理重视度不够，导致档案管理出现问题。由于纸张文档具有稳定、长远等特点，而非纸张档案载体更为多样化，并且可操纵性高，同时重复利用性也相对较高，是高校教务档案未来发展的重要趋势。因此需要高校在进行教务档案管理时，由纸质档案管理逐渐向非纸质档案管理方向发展。

四、高校教务档案规范化管理的对策

1.提升高校教务档案管理重视度

由于高校教务档案管理是一种较为复杂的工作，并且具有较高的时效性，主要从两个方面来提升高校对教务档案管理的重视度。（1）高校领导层应认识到教务档案管理对高校发展的重要性，并构建管理体制与团队，同时在此基础上制定有效的管理方法。（2）档案管理人员还应提高自身综合素养，同时提升自身的负责精神与管理水平，这在较大程度上能够提高教务档案管理质量。

2.提升档案管理水平，实现管理现代化

目前，我国一些高校教务档案管理在收集、归档的过程中存在一些问题，这就需要教学机构应采取有效措施对传统管理方法进行有效的革新，以此适应现代档案管理需求，这对我国高校教务档案管理水平的提升具有较大促进作用。为此，高校首先应当提升管理水平，并且制定适合高校教务管理规律与可控的档案管理规章制度，以此使教务档案管理向体系化与现代化方向发展。

3.完善管理平台

随着我国科学技术的不断发展，高校在进行教务档案管理期间，应将计算机网络技术融入到管理中，以此实现信息化管理。此外，在存档的过程中应将电子文档信息与纸质文档信息进行合理配置，并在此基础上对信息编码进行整理，以此构建以信息化技术为基础的教务档案管理平台。这就需要档案管理者提升自身的管理技能与综合素养，为高校教务档案管理质量的提升奠定良好的基础，这对教学研究的发展具有较大促进作用。

4.提升管理者综合素养

由于教务档案管理具有较高的专业性，并且信息化逐漸融入到教务档案管理中，这就需要管理人员应具备较高的信息化管理技能，全面提升自身的综合素养，只有这样才能确保教务档案管理质量的提升，主要表现在以下两个方面。

（1）档案管理人员需要提升自身的思想政治修养，并在此基础上提高爱岗敬业、服务意识。

（2）档案管理人员还应增加自身专业知识储备，这对提高管理水平具有较大促进作用。除此之外，教务档案管理在应用信息化技术的过程中，会产生一些安全隐患，这就需要管理人员在管理的过程中，具备较高的计算机网络技能，同时在保证档案安全的基础上，由传统管理方式向现代化管理方式方向发展。

五、结语

我国高校教务档案管理存在一些问题，比如，制度不完善、管理意识偏低以及材料收集不完整等。为此，高校应当提升教务档案管理人员管理意识，并且在此基础上构建完善的档案管理制度，从工作标准、管理流程等方面进行规范。除此之外，高校还应构建档案收集以及归档制度，使档案管理工作有序进行。高校在发展期间，需要引进以信息化技术为基础的档案管理，不但能够提升管理质量效率，而且可大大降低管理成本，这对高校的未来发展具有较大促进作用。构建专业的教务档案管理团队，以此提升档案管理效率，为高校教务档案整体质量的提升奠定良好的基础。

参考文献：

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（作者单位：海南医学院）