高校档案单套制管理研究

郭红霞

摘 要：作为一种新型的档案管理方式，单套制管理的方式具有一定的优势，它针对目前高校档案管理工作结构、资源构建、管理流程等方面都具有一定的改进作用。但是，根据现在高校档案管理工作现状调查研究发现，在高校采用单套制档案管理方式存在挑战，本文围绕高校档案单套制管理的推进进行探讨和分析，从基于高校管理工作的难点、单套制管理的优势以及推行单套制管理的建议三个要点进行深入探讨。

关键词：高校档案;单套制;管理

基于教育部现行条文规定，我国高校档案管理，尤其是电子文档仍然采用双套制管理和归档的方式。对于现阶段处于信息化时代的高校而言，这种档案管理方式具有一定的弊端，信息化系统的建设导致其电子文件、档案越来越多，出现了资源浪费、工作效率低下的负面作用。因此，信息化时代高校档案单套制管理具有一定的参考价值。另外，目前我国在政策法规方面逐渐开始引导支持档案单套制管理的方式，必然会为高校档案单套制的推行提供更好的帮助。

一、高校档案管理现状分析

1.高校档案的定义和管理特征

我国《高校档案管理办法》对高校档案的定义是：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。基于此种定义，对于我国高校档案的分类、服务对象等方面有了较为明确的划分标准。具体来讲，我国高校档案总共有十个大分类和若干小分类，这些分类的档案共同组成了高校的档案系统，为高校建立了一个统一的资料库，为高校活动提供了参考依据。另外，由于现阶段校园生活越来越丰富，通过调查可以发现，收集档案信息的内容也越来越多，构建了丰富的校园文化，以文娱活动为例，高校学生文娱活动和项目越来越多，通过这些项目活动所形成的档案信息也越来越多，这些档案信息丰富了校园文化。

另外，基于档案内容的特征，对于高校档案的利用服务对象也有四大类别的划分。高校内部档案使用者主要划分为：组织性利用对象;教职工;学生;其他社会人员。根据档案的不同，这四类人员所要使用的档案和使用档案的意义各有不同。具体来讲：教职工使用档案基本是通过查询档案去解决自己和他人个人问题，如发放工资;学生使用档案去查询或解决自身问题，如查询成绩信息;组织性利用对象多为学生会等组织群体，他们利用档案去进行信息查询或者业务办理;其他社会人员主要以学者为主，他们通过查询利用档案从事相关的研究。

2.高校档案管理存在的问题

第一，档案管理人员工作素质不高。根据多数高校档案管理人员的调查发现，从事档案管理的专业人员普遍年龄较大，档案管理队伍人员结构不合理，除此之外，由于档案管理工作的性质以及发展情况，导致很多人对档案管理工作的重要性不明确，在招聘从业人员时未进行严格的把控，导致从业人员水平不一。

第二，档案归档和收集存在问题。具体来讲，高校档案以十大项目分类作为一级分类标准，档案的收集和归档都是以此作为标准来进行管理工作，但是很多部门移交档案工作开展存在一定的问题，导致我国部分类别的档案内容不完整。档案收集工作存在问题主要在于，档案收集的部门和工作人员自身并不具备档案主动收集和整体规划收集的意识，导致很多档案都在其他部门或个人手中，严重影响后续的档案整理归档工作。

第三，档案管理水平一般。目前，信息化时代下，高校已经开始步入信息化系统管理的形势下，对于档案管理的工作仍然采取传统的模式，不能紧跟时代的发展，不能适应时代发展的需求，现阶段高校档案管理的水平一般，不能充分发展档案管理的作用。

第四，档案管理工作不深入。具体来讲：档案管理的开放程度、编研、开发都存在不足之处。根据调查多数高校的档案管理工作发现，很多学校的档案类别少，有些类别的档案内容不全，数量少，导致无法深入编研和开发，即使编研开发之后，也不具备深入研究和再利用的价值。另外，很多高校的档案开放观点存在两极分化的特征。一些高校的档案管理工作人员基于保守的态度认为档案不应当对社会开放，只允许校内使用，导致很多高校的档案资源浪费;一些高校则认为所有的档案都可以对社会开放，无视档案的价值和机密程度进行全公开，会严重影响到信息安全。

第五，高校档案部门缺乏对档案管理的正确认知，对于档案的收藏重于利用，导致很多院校的档案仅用于存储，而非整理再利用。另外，由于缺乏正确的认知和重视，很多科研类别的档案存储在其他部门或个人手中，或者档案部门存储的内容不完整，不具备参考价值，无法发挥这类别实用性档案的作用。而且，档案部门存储的方案多为行政公文的档案，其再利用率低，导致资源的浪费。

二、档案单套制的定义与管理特征

1.档案单套制的定义

信息化时代下，为了适应社会发展的需求，提高工作效率，降低资源的浪费，企事业单位开始逐渐建立和完善自身的信息化管理系统，对于高校而言，其信息化管理系统涉及到校内行政、教学、财务、科研等等板块的管理，在这种背景下所产生的电子文档数量庞大，种类繁多，对这类文档的管理采用传统的双套制模式管理无疑效率极低。因此，采用单套制的制度进行此类档案的管理，是现行高校档案管理急需改进的策略。单套制管理是对此类电子文件进行管理，取消管理纸质档案的制度，并且通过数字签名的方式去完成整个档案存储管理的流程。

2.单套制的管理特征

单套制存储管理的内容是以电子文档的形式存储的，其档案以数字形态显示，在存储电子档案时，是紧随档案生成的，即档案的生成—归档—管理具有同步性。相对于纸质档案的存储，单套制存储下的电子档案存储空间小，极易存储。对于后续档案的管理，侧重于确保电子档案存储的安全性能维护，而不是传统存储模式下档案本身的存储管理。

三、高校档案单套制管理的优势分析

1.降低了管理运行成本

信息化管理系统下的高校，在每时每刻生成了无数的电子文件，存储价值不一，很多电子档案不具备充分的利用价值。如果采用双套制的存储管理方式，將这些无利用价值的电子文件以纸质档案的方式进行配套存储，会造成纸质资源的浪费，存储空间的压力以及人力资源的浪费，如果采用单套制的管理方式，可以极大的节约了纸质资源、空间资源以及人力资源，降低了档案管理的成本费用。

2.优化了工作流程

以往双套制的档案管理方式，需要以档案收集—分类—整理—编研—归档等流程化的方式去完成档案管理的工作，其中耗费的人力、时间资源无疑是巨大的。单套制管理方式下，档案的管理工作是同步完成的，其流程所耗费的时间和人力资源是极小一部分的。另外，以电子档案为主的单套制管理方式下，对档案进行检索再利用时，可以通过系统、类别等方式进行快速检索，是非常便利的。

3.确保档案的完整性和真实性

单套制档案管理下的很多电子档案以视频、音像、ppt、图文等方式进行存储管理，确保了档案的原始性，百分百的传达和反映了信息，避免了以纸质档案存储形式下信息不对称、传达不完整情况的出现。另外，由于双套制模式下，纸质档案和电子档案需要进行二次校正，以确保档案信息的准确性和完整性，但是这种方式是通过人工来完成的，它具有一定的误差性，单套制存储下不使用人工来校正，而是直接以原有形式进行存储，避免了这种误差。

四、高校档案单套制管理面临的挑战

1.政策支持力度不足

我国现行《档案法》和其他档案管理条例下，对于电子档案和纸质档案的法律效力同等性并没有明确的表示，很多高校不能确保现行法律约束下，电子档案具有和纸质档案具有同等的法律效力，导致很多高校不能完全的进行档案单套制管理，严重制约了档案单套制管理工作模式的推广。

2.技术不成熟

高校档案单套制管理模式下，档案系统的稳定性、安全性是是确保档案信息安全的前提，现阶段我国高校档案系统稳定性和安全性是急需解决的难题。尤其是很多电子文档不能转化为纸质档案，给档案管理的安全性也带来了一丝隐患。

3.管理人员有技术瓶颈

由于高校档案管理工作人员水平参差不齐，整体年龄偏大，档案单套制管理又急需具有信息操作处理技术的人员来进行文件的存储管理，导致很多工作人员不能很快的适应单套制的要求，影响了单套制管理效果的发挥，甚至一定程度上影响了档案管理的工作。

五、高校档案单套制管理改进策略

1.政策层面的支持

要想在高校推广单套制档案管理模式，就需要解决高校的后顾之忧，确保电子档案和纸质档案具有同等的法律效力。目前，我国《档案法》提交修改条例，提出了相对应的条文，国家只有在政策法规上保证了二者的同等效力，才能在实际操作过程中解决问题。另外，还需要制定相关的法律条文来确保单套制管理实施的合法合规。

2.技术层面的支撑

技术层面需要进行完善。具体来讲，高校档案的存储管理必须要确保档案信息真实、正确、完整、安全及循环利用，那么高校档案单套制管理相对应的技术开发完善也必须以此为标准，保证电子文件的来源可靠、信息完整准确。另外，为了保证技术的可行性和稳定性，我们也必须在部分地区进行分类试点运行，在实践过程发现问题并及时调整完善技术，从而为在全国推行单套制档案管理奠定基础。

3.管理层面的支持

高校推行单套制档案管理制度之后，需要从管理方式、流程、意识等方面进行工作上的改进。具体来讲，基于单套制的特殊性，其工作流程大大优化，因此对档案的管理方式也需要改变，传统模式下的定期归档应该改变为随办随归，确保档案的办理和归档同步完成，对于单套制的工作流程所需要的技术和步骤也需要学习。另外，区别于双套制模式，单套制管理更需要加强安全意识，确保电子档案的真实性和完整性。

4.建设科学的档案管理人员队伍

高校档案单套制管理工作需要依靠档案管理人员来完成，要想确保单套制档案管理工作的顺利推行，就需要一个科学的管理人员队伍作为后盾。因此，高校必须要从两方面对档案管理人员进行培训加强。具体来讲，高校必须要让档案管理人员意识到档案的价值所在，认识到档案是高校文化不可或缺的一部分，它不仅能够反映高校的每一个活动，还能为后续的工作提供依据;另外，单套制管理模式下需要高素质能力强的专业人员，高校必须要对档案管理人员进行技术的培训，帮助其提升自身能力，档案管理人员也必须有所意识，去提升自身的能力，以完成单套制档案管理工作。

5.实现档案资源的合理规划

信息化时代下，资源的共享可以產生更大的价值。高校档案管理部门必须要认识到档案的利用价值，对校内档案咨询进行整理归纳，对高校的档案进行划分整理，建立一个高校档案资源系统，根据档案的类别、价值进行分类配置，方便各个档案利用群体进行档案查询和使用。另外，档案管理部门还需要对档案的机密性进行区分，意识到哪些档案是可以开放给社会大众，哪些是需要严格保管的，并且端正对档案作用的态度，改变传统观念，深入了解且掌握档案的意义，让公众了解档案作用的同时，规划档案的管理工作。

6.提高档案的社会服务水平

首先，对于以往的纸质档案，高校档案管理人员需要将其转变为电子档案，通过单套制管理方式进行存储归档，使这些档案能够更加方便的被利用群体所查询或使用。其次，由于档案编研开发的成果不高，其再利用率较低，没有充分发挥档案的价值，因此，针对这一部分的档案，档案管理人员需要进行加工整合。最后，高校档案部门需要认识到档案管理工作的目标和意义在于提高档案的利用率，让档案利用群体能够更加便捷和高效的利用到档案，因此，高校档案管理工作不仅要满足利用群体的实际需求，还需要满足利用群体其他方面的需求。具体来讲，首先，高校档案部门需要了解自身利用群体的需求，挖掘自身的特色，将自身存储的档案整合成一种文化资源;其次，通过档案内容的研究，和社会需求、群体需求结合在一起，创造一种具有吸引力的档案文化，吸引群体的兴趣，让利用群体能够主动去了解档案;最后，创建一个便利的档案服务系统，通过档案资源的线上服务方便利用群体的档案查询和使用，最终深入推行档案管理工作，使档案管理工作更具有价值意义。

六、结束语

高校档案单套制管理是未来高校乃至全国企事业单位档案管理的发展趋势，是解决双套制档案管理弊端的有效措施，具有一定的现实性和可行性。推行单套制档案管理，在人力、物力资源上能够实现节约的同时有效提高了档案管理的工作效率，能够让大众充分了解到档案的价值，并且能够充分发挥档案的价值。但是，在实际的推行过程中，高校也需要根据档案的存储保管年限、现行法律法规等情况来进行策略调整，在实践过程中去发现漏洞，并从方法上进行改进，积累单套制管理的工作经验，最终进行全方位的推行。

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（作者单位：广州番禺职业技术学院）