制造企业档案资料管理的信息化发展战略趋势

敬娴

摘 要：在当今时代，科技不断进步技术不断创新，对于制造企业发展的利用需求，只重视保管和收集资料从而对档案管理放松利用的传统资料管理模式，已经完全不能达到要求了。对于传统的档案管理模式而言，没有更多的去合理开发档案，把其当作信息资源充分去利用，而是只一味地将精力投入在对于保管的重视上。在当前的社会背景下，档案资料管理发展的趋势已经将重心转移到了档案资料资源的创作开发和最终成果的共享共用上。

关键词：档案资料;信息化发展;一体化管理系统

1 制造企业档案信息化管理发展建设的必要性

现如今，具备一定规模的制造企业大多开始通过实施各类业务管理系统，实现业务文件、数据的电子生成并流转，由此可见，信息化已经覆盖绝大多数制造企业生产管理活动的各个方面，对其起到了很大的作用。再者很多制造企业开始拓展或已经拥有分子公司，甚至设立境外机构，在总部与不同地域的分子机构之间进行实体档案传递、查阅、存储都非常不便。第三，随着企业运作周期越久，规模越大，所产生的文件数据就越庞大，海量存储对实体库容是个考验。应对现状，在传统管理模式的执行中，不得不开始思考电子档案的管理，以及寻求适合的信息化管理系统实现电子文件向电子档案的流动与转化，即档案信息化管理。传统的档案管理模式不完全适应当前新的文件与数据形式，不适应当前信息化发展的趋势，一成不变的管理思维不仅不利于收，也不利于用，除了不断加大工作人员的工作量，还难以将档案资源的最优价值发挥出来。

在如今科技日新月异的大趋势下，国家档案局也在不断尝试与推动电子档案的管理与发展。配合新的管理要求，科技公司也在配合开发适用的系统或开发业务系统端口以便与档案系统互通。企业应当也必然要消化吸收相关的要求、拓展管理思维，真正走上档案资料信息化管理的道路，实现前端文件、中端档案、后期开发的全周期管理。

综上，适应并做好新的发展时期档案的管理，全面地使档案资源的价值最大地发挥出来，并且使档案资料的利用更便捷，信息化管理是必然的选择。

2 制造企业档案资料信息化管理的发展趋势

2.1 制造企业档案资料概述

在制造企业的档案资料信息化管理中，绝大部分都是科技文件占据主要位置，但不可否认的是，无论何种类型的档案资料，都是关乎着制造企业的重要资料，甚至部分档案还涉及制造企业的商业秘密。如制造企业的生产过程、研发过程都记录于制造企业的档案资料中，档案资料各个制造企业文件资料管理的重中之重，绝不可以轻视或者忽视。

2.2 制造企业开展档案资料管理信息化需要注意的问题

1）注重信息安全建設。制造企业档案资料管理信息化建设以及发展的核心要素，就是这个制造企业的信息安全管理情况，不仅仅因为制造企业档案资料关乎制造企业的管理和发展更加重要的是制造企业档案资料管理更是直接关乎制造企业以及行业的利益。制造企业档案资料管理一定要严格、细腻地执行，想要确保制造企业的信息绝对安全，就需要结合企业自身特点同时严格执行国家的规定标准。

2）加强制造企业档案资料的标准化和规范化。想要使档案工作日渐地严格统一、合理规范，就需要制定各种科学的规章和准则，并且不断地修订和贯彻实施，这样才符合档案资料标准化、统一化、规范化。如此说，若是想要制造企业档案资料管理信息化的进程，必要的前提标准就是着重加强制造企业档案资料的标准化，并使其严谨规范。若要规范档案资料的管理，就需要制定统一的著录、标引方法，制定统一的专业名词术语和制定统一的档案工作分类标准，以上就是档案工作的具体方案。最终实现一体化管理制造企业档案资料，选择一体化管理系统并且实施开发和转化，借助制造企业信息化科技来达成制造企业档案资料信息化管理。

3 制造企业档案资料信息化管理的具体措施

3.1 制度建设

要确保档案信息化建设安全、有效、统一，必须切实制定符合企业自身特点及信息化水平的档案信息化管理制度，为企业的档案信息化管理提供制度保障和实操标准。同时，要考虑通过多样化的培训或宣传等方法对档案信息化制度进行全面贯彻与大力宣传。特别强调的是，企业档案信息化标准的制定、修改、完善、整合应确保不背离国家档案管理部门发布的相关要求。在建立档案资料信息化管理和安全管理方案的同时，为保证后续管理可以顺利推进，一定要同步关注相关保障制度的建设与落实。

3.2 硬件及数据库系统建设

档案资料信息化管理是要建造一个全方位一体的数据库系统，这个数据库系统中涵盖了许多不同类型的数据库，例如：多媒体数据库、专题数据库、全文数据库等等，而且前提条件是一定在操作系统和储存设备确定的情况下，还需要确保服务器和网络都完备才可以。这样用户就可以使用网络且不受时空的制约，运用计算机到特定的管理模块中去查找和阅读所需要的档案资料信息。

3.3 各类管理系统建设及系统集成建设

想要实现档案资料信息化管理首先要实施档案资料实体化管理。其次，就是需要系统的支持，例如对科技文件、档案的管理的实现，需要科技文件管理系统和档案管理系统，以上两个系统是实现档案管理信息化的重要前提条件，同时要做到系统间的信息的顺畅流动，确保文件向档案的转化，即从业务部门向档案机构的流动可以通过系统流程实现。不仅可通过顾客的需求来提出相应的信息资源，更可以满足顾客的需求，以此来建立信息资源利益及服务系统，使一体化管理中还要涵盖制造企业的各类档案资料，将各类系统根据他们所具有的内在关联通过信息化科技手段加以合成。

3.4 人员队伍建设

现如今的制造企业都格外有待于复合型人才，而想要很好地实行档案资料信息化管理，集聚复合型人才团队是最有保障的可行性方案。档案管理人员最终是要保证档案信息资料的安全性和完整性，所以不仅需要牢记计算机系统网络安全防护的相关知识，更需要对电子档案的全程规范管理烂熟于心，对电子文件的特征熟识熟知。

4 制造企业档案资料信息化管理模式将促进档案资料管理效率的全面提升

制造企业想要将档案资料的利用达到最大化使其能够主要地服务于制造企业内部生产制造等方面，就必须关联各种类型的不同档案，使他们联系到一起。实行一体化的管理需要信息技术人员创造一体化管理系统，最终能够使整个制造企业档案资料的查找和阅读更加便利。

4.1 信息化促进档案管理效率提高

制造企业档案资料信息化管理相比传统的档案管理模式而言，节约了人力物力资源，使管理的范围和空间都有效地扩大，大大地提高了档案管理的效率，并且提供了真实性和有效性，减少了二次文献信息的加工时间。

4.2 信息化促进档案使用效率提高

档案资料信息化管理的应用，大大解决了服务地点、服务内容以及服务人数等在传统档案管理模式下受到严重限制的问题，并且使资源通过网络的方式获得了资源共享。

5 结语

制造企业档案资料管理信息化的发展是必然趋势，想要将档案资料的价值充分发挥，更好地服务于制造企业的发展，制造企业档案资料管理信息化管理必须要逐步、快速实现。

参考文献

[1]姜启洋.制造企业档案信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2019（24）：40-41.

[2]曹俊.浅析制造企业档案信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2019（32）：7-8.