浅议中小城市城建档案异地备份工作

摘 要：本文分析了中小城市城建档案异地备份工作滞后的原因，并根据工作实际从权衡优劣，采用经济实用的备份方式等方面提出了关于中小城市城建档案异地备份的工作建议。

关键词：档案;信息;服务

我国城建档案异地备份研究，最早起源于上个世纪末。学术界对城建档案异地备份的研究越来越多，涉及的层面越来越广泛。在管理层面，2004年，住房与城乡建设部发布的《全国城建档案信息化建设规划与实施方案》（建办档〔2004〕39号）及2008年发布的《关于积极防御地震等自然灾害，充分发挥城建档案作用的通知》（建办档[2008]39号）为城建档案异地备份工作提供了理论、政策依据，为城建档案异地备份工作指明了方向。

通过调研得知，目前完成城建档案异地备份工作的大多均为经济较为发达的大城市，大部分中小城市城建档案异地备份工作尚未开展，个别中小城市虽已开展此项工作，但进展缓慢。

1 中小城市城建档案异地备份工作滞后的原因

首先是意识问题。一些单位对城建档案异地备份工作认识不够充分，不重视此项工作。大城市一般管理比较规范，各项制度比较完善，认识水平也比较到位，能够意识到城建档案异地备份的重要性，所以能够率先开展此项工作。

第二是经费问题。大部分中小城市城建档案馆的经费较少，能够用于异地备份工作的经费就更少，无法满足城建档案异地备份的需求，难以全面开展档案异地备份工作。

第三是数字化的开展问题。城建档案馆馆藏主要是以纸质档案为主体，要想进行异地备份，首先要解决的就是纸质档案数字化问题。纸质档案数字化工作以及电子档案收取工作的滞后，严重制约着城建档案异地备份工作的开展。

第四是相关中小城市城建档案异地备份工作的理论与经验问题。城建档案异地备份工作的理论研究与广泛开展是近些年的才开始的，相对成熟的经验的缺乏也是影响中小城市异地备份工作开展的一个因素。[1]

2 我市城建档案异地备份情况

朝阳市城建档案馆始建于1986年，截止2018年底，朝阳市城建档案馆共接收保存城建档案11万余卷。异地备份的前提是要做好电子档案的研究。朝阳市城建档案馆对电子档案的研究，始于2005年前后。由于受到经济、技术等因素的制约，一直未能有效开展电子档案业务，异地备份工作更是无从谈起。

为了加强城建档案异地备份工作，2017年6月30日，湖南省住房和城乡建设厅、辽宁省住房和城乡建设厅联合下发了《关于加强城建档案异地备份工作的通知》（湘建〔2017〕122号），通知明确了异地备份工作的工作原则和目标任务，确立了异地备份对口协作单位，强调要加快信息化建设、提高数据灾难恢复能力、加大设备投入、强化安全性和保密性措施。以此为契机，朝阳市城建档案的异地备份工作被提到了重要的议事日程。2017年，朝阳市档案馆与朝阳市城建档案馆合作的相关科技项目开始启动，我们项目组结合工作实际和工作经验，与软件公司合作尝试开发电子档案管理系统，并派工作人员到沈阳、阜新等省内电子档案业务开展较早的城市进行考察，初步形成了适合自身的工作思路。

3 关于中小城市城建档案异地备份的一点建议

1）权衡优劣，采用经济实用的备份方式。城建档案备份目前有两种复制品，一是缩微复制品，一是数字化信息复制品。档案缩微复制品与档案数字备份功能互补，然而，档案缩微的成本高。因此，综合考虑，受中小城市的经济、技术方面的原因制约，采取数字化方式最经济实用。

2）突出重点，确保重要城建档案异地存储。中小城建档案异地备份的内容应为城建档案馆所保存的本地区的全部城建档案。其重点为：（1）城市电子地形图，给排水、燃气、采暖、广电、通信等地下管线数据及管理系统等城市公用基础设施档案;（2）道路、交通、水利、桥梁、污水处理、垃圾处理、机场、码头、港口、铁路、汽车站、地铁、人防工程等重点市政基础设施和交通基础设施工程档案;（3）学校、医院、住宅、银行、商场、公园、名胜古迹等大型公共建筑及园林绿化、广场、风景名胜建设工程档案;（4）其他灾害发生时涉及救援、恢复生活，恢复生产、经济的城市详细规划和控制规划，以及重要工业建筑工程档案;（5）重要的住房城建声像档案。

3）科学筹划，规范城建档案异地备份的工作流程。一是申请资金，设备采购。在设备采购上，要考虑纸质档案数字化工作所需要的设备，以及存储服务器设备，没有设计电子档案管理系统的还需要考虑电子档案管理平台的引进。在采购设备时，还要考虑到计算机行业技术和设备淘汰周期性，要采购最先进的设备，以延长试用期。二是构建城建档案纸质档案数字化及电子档案管理平台。首先是纸质档案的数字化。考虑到中小城市的城建档案馆人员有限，资金有限，因此，纸质档案数字化工作宜采取外包给专业数字化公司的方式进行，中小城市城建档案馆争取财政经费支持，并提出相关标准、要求，专业数字化公司提供先进的技术和软硬件设备，双方合力，共同完成纸质档案数字化工作。第二是电子档案管理平台构建。朝阳市城建档案电子管理平台及数字化加工采取与设计部门联合，并面向社会招标的方式，面向全社会公开招标，选择适合的单位进行合作。软件系统方面，结合工作实际，与设计部门联合设计具有以下功能的软件：城建档案业务管理平台、档案互联网平台、电子档案编制平台、电子档案接收审核平台、档案查阅平台。在硬件方面，主要需要服务器及磁盘阵列。除明确规定各项功能、指标外，还要确保企业提供优质的售后服务，确保软硬件在以后的工作中正常应用。[2]

4）明确思路，选择好异地备份载体。除了考虑介质的存储容量、速度、耐久性等因素外，还要综合考虑以下几点：一是减少利用或存储过程的损坏频率，如防止撞击、震落，造成存储介质的损坏，以致影响数据安全。二是尽可能减少数据迁移的次数，防止数据丢失、篡改。三是应选用市场上较为畅销、市场保有率较高、兼容性较好的产品，在售后方面有所保障。朝阳市城建档案馆结合自身实际情况，异地备份工作采用的载体形式为蓝光光盘（单张光盘50G容量），运送方式为人工送达。

5）形成制度，异地备份档案后期维护与备份常态化。城建档案完成首次异地备份后，要有专人定期对备份数据、载体进行检查、检测，维护，确保备份档案存放安全、可靠。还要定期对新入馆城建档案进行异地备份，每半年或一年对新入馆档案进行异地备份，确保备份档案数据能及时补充、更新，做城建档案异地备份常态化。

总之，城建档案的不可再生性的特点决定了在任何情况下都处于安全状态的是重中之重，对于经济相对落后的中小城市，城建档案的异地备份工作任重道远，如何科学有效地做好城建档案的异地备份工作，是档案工作者需要长期重视的一个课题。

参考文献

[1]郭洁.吉林地区中小城市城建档案管理中存在问题及建议[J].城建档案，2013（12）：20-21.

[2]林紅文.苏州市城建档案完成异地备份工作[J].城建档案，2015（10）：11.

作者简介

韩秀娟（1975-），女，辽宁省朝阳市人。现就职于辽宁省朝阳市档案局（馆），编研征集科科长，辽宁省档案学会理事。从事档案工作22年，多次主持和参与档案科研项目研究，并获得辽宁省档案优秀科技成果奖。在档案专业期刊上发表论文多篇。