高校成人教育档案规范化管理研究

摘 要：高校成人教育行政事务档案、教学档案等的管理活动，呈现出一定的海量化、周期化与复杂化特征，且随着成人教育专业招生人数的不断增加，为档案部门的多元化信息管理工作带来困难。基于此，互联网信息化发展背景下，高校应对传统人力资源为主的纸质化成教档案管理模式，作出档案管理、管理方式的改革创新，规范海量档案资源的搜集、筛选分类、统计分析与存储流程，从而提高成人教育档案管理效率、管理质量和服务水平。

关键词：高校;成人教育;档案;规范管理

成人教育教学档案包括在整个成教活动开展过程中，存在的行政事务材料、教学档案材料等，其能够准确反映出高等院校在某一时期内，所进行的一系列教育教学、行政管理活动。这一情况下，借助于大数据及云计算技术、网络档案信息管理平台，更新高校领导的成人教育档案管理理念，构建档案数据分布式并行计算、分类存储管理的云资源数据库，可以实现对海量成教档案信息的扫描录入、动态资源分配与管理，解决成人教育纸质化档案管理的检索、统计分类与存储难题。

1 高校加强成人教育档案管理的重要意义

1.1 落实国家教育教学改革的基本要求

当前不同高等院校成人教育的档案管理，包含一系列招生指标、入学成绩、人事信息登记、财务资金核算，以及专业教学大纲、教学内容规划、毕业设计论文、学籍与学位统计表等档案内容，不同成人教育档案信息需要系统化归档整理。因而对现有的成教档案管理内容、管理模式作出改革优化，主要在于响应国家十三五教育信息化建设，以及《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》的基本要求，通过投入部分财政资金，开展校内网络化档案管理设备、管理人才的添置与修缮，建立高等院校完善的公共档案信息管理与服务系统，加强数字化档案信息内容管理，对高校行政事务、专业教育教学活动的支持力度，以保证国家高等教育信息化发展思路、现代化总体建设目标的实现。

1.2 提升成人教育档案管理的科学性与规范性

高校成教学生行政档案、教育教学档案的管理，对高等院校或学生都属于重要的统计管理工作，特别对于那些在企事业单位工作的人群而言，自身的学籍档案、教育教学档案，在后续的求职、升迁或工作中的用途非常广泛。互联网信息技术快速发展背景下，开展高校成人教育档案信息的系统化、规范化管理，将有利于加快高校内部行政事务管理的转型升级，促进成人教育档案向数字信息化管理的方向转变，解决纸质成教档案管理的筛选、分类与存储难题。所以对于非全日制的成人教育，高校更应该做好成人教育档案的录入登记、信息统计、资料分类、遗漏补办与存储管理工资，以便于师生及其他教育人员对档案内容的查看、调用。

2 高校成人教育档案管理存在的问题分析

2.1 成人教育档案管理的服务意识淡薄

随着高等院校学生扩招人数的不断增长，以及多种新的学科专业的开设，使得高校领导、行政部门与教师主体，将大量精力放在教学内容、教育活动的组织方面，以完成国家规定的专业人才培养目标，因而也就大大忽视了成人教育档案的管理工作。现阶段多数高校并没有专业的档案管理部门，而是由各院系行政管理人员，对自身院系内的教师档案、学生档案作出分类管理，行政人员在成教档案管理中的服务意识淡薄。特别部分档案管理人员认为成人教育学生只需保管好学历证、毕业证即可，而无需对毕业后的档案材料作过多关注，这一思想造成部分学生档案资料的遗失问题。

2.2 成教档案管理缺乏网络化信息平台

虽然近年来我国在成人教育档案管理中，已经逐步由传统的纸质化档案管理，向数字化、电子化档案管理方面转型，多数校内行政部门都通过计算机档案信息扫描、录入，实现对大量成人教育档案内容的数据上传、存储管理。但这一数字化成教档案管理模式，并非真正意义上的网络档案管理，不同行政部门的档案内容至存在于各自计算机之中，相互之间缺乏有效的网络对接平台、信息共享通道，仅仅依靠微信、QQ等即时社交媒介进行档案数据共享。这样一旦某一电子计算机出现系统故障、硬件损坏等情况，其内部存储的成人教育档案资料，就可能面临损毁或消失的危险状况。所以缺乏网络化云计算档案管理信息平台，以及缺少不同行政部门档案互联互通的对接通道，是当下高校成人教育档案管理面临的主要问题。

2.3 成教档案管理人员的专业技能欠缺

在互联网信息技术快速发展情况下，高校行政部门仍旧以纸质化档案管理为主，部分档案管理人员并非从事行政工作的专业人员，其在成人教育档案管理工作中，大多是以手工档案资料打印、电子档案信息上传等为主，缺乏使用网络云计算档案管理平台的经验，因此会严重影响不同类别成人教育档案的数字化、及时化管理水平。所以成教档案管理人员缺少专业化的网络操作培训，在行政或教学档案管理中的专业技能欠缺，将导致成教部门的档案管理效率低下、管理质量不高，从而对学生档案资料凭证的调用、参考等操作造成影响。

3 高校成人教育档案管理中使用的网络信息技术

3.1 大数据虚拟化技术

网络大数据云计算平台的虚拟化，是对传统利用计算机、网络服务器，开展海量档案数据信息搜集、统计分析与存储模式的革新，其通过将多种数据运算服务，有选择的分配到每台虚拟机、虚拟化操作系统与服务器中，可以在减少现有网络服务器占用的同时，大大提升数字化档案信息管理的工作效率。所以借助于大数据及云计算技术，在网络云平台中进行虚拟机、操作系统、虚拟内存或存储等软硬件的虚拟化，再利用这些虚拟化网络系统、应用程序，展开现有成人教育档案信息的资源合理配置、并行运算处理，可以满足不同用户多元化的任務请求。当前市面上存在VMware、hypervisor、XEN等虚拟化平台，多种网络应用程序在虚拟化环境中的运行，能够有效实现海量档案数据的批处理、存储管理。

3.2 数据分析与可视化技术

利用大数据技术，对高校成人教育档案信息作出处理分析，是指通过响应不同用户的档案数据分析请求，在云计算系统内开展虚拟资源节点分配、动态任务调度，以完成海量化的档案数据资源服务请求。而且与传统计算机档案数据处理技术相比，大数据云计算的机器学习模型更智能化，可以针对不同的数据处理需求，对虚拟机服务器进行动态的资源调用、任务分配，以保证大规模虚拟化服务器集群的充分利用。在完成成人教育档案信息的分析处理后，将其存储于数据仓库之中，之后再使用ER建模、关系建模或维度建模技术，展开数字成教档案信息的可视化展示，帮助用户更加快速进行档案资源的检索、浏览与下载操作。

3.3 数据存储与能耗管理技术

云计算服务的数据存储、资源管理技术，主要借助于网络操作系统、应用程序、Web资源等软硬件，以及可扩展的功能服务软件，对电子化档案数据作出抽取、清洗、转换、加载（ETL），并在不同虚拟资源节点中实现任务动态分配、并行计算，其在档案数据处理、资源存储及管理方面更加方便快捷，不同类别的档案数据被存储于独立网络单元。因而相比于传统计算机的档案数据分类归档、存储管理模式而言，大数据云服务存储技术在软硬件虚拟化、资源整合与任务调度中，其有着更大的灵活性、动态性，可以保证某一云服务器发生故障后，仍能维持后台数据库信息处理、存储的正常运行。而大数据云计算平台的能耗管理，则是根据用户差异化的信息处理请求，对现有虚拟机服务器进行资源池分区、并行运算，以降低虚拟环境中的系统资源利用率，大大降低网络云计算平台的能耗。

4 高校成人教育档案规范化管理策略研究

4.1 加强成教档案规范化管理的服务理念

随着高等院校成人教育专业学生的不断增多，多种不同类别、数量庞大的档案材料内容，开始出现在院系的行政管理部门，包括招生指标、入学成绩、人事信息登记、财务核算，以及教师教学大纲、学生学习与考试内容、毕业或退学证明、就业创业服务等档案资料信息。面对海量化的成人教育档案资源，高校领导要对行政管理人员展开培训教育，培养相关档案管理人员专业的服务理念，不仅要做好最基础的纸质档案搜集、统计分类、上传存储，还要根据不同校内用户的实际成教档案需求，提供档案信息登记、资源检索、调入调出、查阅复制等多方面的服务。特别对于成人教育学生群体的档案管理服务，高校可以通过实地行政事务办理、网络远程在线服务，对学生开展学籍证明、毕业证书或学位证书，以及其他档案资料的调取、管理服务。

4.2 搭建网络云服务成教档案管理信息平台

大数据及云计算技术、网络信息软件等的快速发展，为新时期成教档案管理提供改革创新机遇，数字化、信息化成为高校成教档案管理的发展趋势。因此依托于国家财政下拨的教育教学资金，对高校现有的档案管理网络设施、档案管理人员进行完善，构建大数据云服务成教档案管理平台，可以最大程度优化成人教育的档案管理流程。如在高校学生学籍管理系统的建设过程中，通过聘请专业的网站开发与运维人员，对不同院系的成教学藉档案管理页面进行开发建设，包括其中各项系统功能模块、服务页面的完善。之后将构建好的成教学藉档案管理软件，与网络云计算平台形成对接，由大数据云服务平台为其提供任务请求、数据信息处理、档案资料存储等服务，并由专业的网络云平台运营维护人员，定期对整个成人教育档案管理系統作出维护，以保证数字化成教档案的规范管理。

4.3 完善成教档案管理人员的专业技术能力

在成人教育档案管理不断规范化的形势下，高校也应围绕档案管理人员的专业教育，对其进行大数据云平台档案管理方式、网络档案管理软件的操控培训。首先，要根据教师、学生有关成人教育档案资源的服务需求，对其中档案数据信息的搜集、统计分析、调入调出与存储等流程，作出科学化、规范化的操作培训，培养学生在参与成教档案管理中的责任意识、专业素质。其次，面对海量化的行政档案、教育教学档案管理任务，高校领导要对不同部门的档案管理职责作出划分，建构层级式的档案管理服务体系，引导档案管理人员协同合作，开展不同院系专业、不同类目的档案信息管理活动，切实提升成人教育档案管理效率和管理质量，满足广大师生群体多样化、个性化的档案管理服务需求。

5 结语

高校成人教育档案管理，与全日制教育的档案管理之间存在差别，其中最重要一点是应改革传统的纸质化档案管理模式。通过引入行政管理的财政建设资金，搭建网络档案信息管理的云计算平台，开发行政档案、教育教学档案一体化的网络管理软件，可以减少档案信息管理中的人力资源、财政资金支出，实现对海量成教档案数据的即时搜集、统计运算与维护管理，逐步推进不同类别成人教育档案的信息自动化、规范化管理。

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作者简介

黄泽晶（1977-），女，苗族，湖南怀化市人，硕士，湖南医药学院继续教育学院档案员，研究方向：档案管理。