档案行政管理风险防控浅析

摘 要：随着国家治理体系和治理能力现代化进程，档案行政管理职能得到进一步优化，机遇越大，风险和挑战就越大，本文就档案行政管理中存在的风险和以及造成风险的原因进行分析，提出依法治档、加强内部控制、提升干部能力、深化廉政风险防控等风险防控策略，希冀能为档案行政管理工作的良好开展起到一定启示作用。

关键词：档案行政管理;风险防控;风险原因

风险无时无处不在，且机遇越大，风险越大。党的十九届三中全会以来，以习近平总书记为核心的党中央统揽全局、把握大势，推动党和国家机构改革取得重大成效，档案部门局馆分设，档案行政管理职能与档案保管利用职能划离，归入了各级党委办公室，档案行政管理得到进一步加强，迎来了前所未有的机遇，档案行政管理工作风险也逐渐增大，如何防范和规避风险成为档案部门一个迫在眉睫的课题。

1 档案行政管理风险

找对找准风险点，对于预防和规避风险有着积极作用。“档案行政管理部门承担对档案事业‘统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导的责任”[1]，在行使这些行政管理权力过程中存在的风险主要有以下几个方面：

1）监管责任风险。檔案行政管理人员在负责监管和执法的区域中如果无法把握其中的分寸，无所作为、作为少或乱作为将会档案行政管理面临的最大风险。近年来，群众通过申请政府信息公开和利用档案来维护自身合法权益的需求逐年增长，引发了不少行政复议、诉讼和信访案件，这些案件有的是因为群众对档案法规制度不了解而引起的，有的是因为档案部门查处损毁、丢失、涂改、伪造档案等违法行为不及时引起的，产生了一定的社会风险。

2）业务指导信任风险。档案行政部门行政服务能力不足，业务指导不及时、不当的时候，这就容易对行政指导相对人即档案员带来精神以及物质损失，从而就会容易造成相对人以及社会公众对档案部门产生不好的印象，信任感就会受到威胁，产生信任风险，特别是机构改革后，档案行政管理人员相对不足，人力缺乏造成指导、监督覆盖面不够，信任风险面临加剧的危险。

3）因法法衔接缺失的履职风险。档案行政管理法律法规之间、档案行政管理法律法规和其他行业管理法律法规之间，在内容方面存在着矛盾和冲突，衔接 存着“空当”和“断层”，成为行政许可履职的潜在风险，而理解方面的争议则更是加剧了风险。

2 档案行政管理风险的原因分析

1）客观环境的制约。在经济社会全面信息化的情况下，我们面临着以往从未面对的更复杂的情况。“如新形式的电子文件如何归档？电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性如何保证？大数据、云计算、区块链、人工智能对档案工作的影响如何应对？”[2]等等，随着经济社会飞速发展，档案工作的新领域、新业务不断出现，档案工作不断面临新的问题，新的风险点也不断出现。

2）法律法规体系建设进程缓慢。法律法规具有不可否认的前瞻性，但它主要是依据已经发生和正在发生的情况、问题制定的，从其颁布实施起，就难免存在一定的滞后性。《中华人民共和国档案法》是各级档案行政管理部门职能实现的上封宝剑，但上至《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，下至各地各级档案法律法规都已颁布实施多年，已逐渐不能适应档案工作领域出现的电子档案、人工智能等许多新情况新问题，出现法律空白、滞后、模糊等情况，出现无法可依、法律不适用，法律有矛盾有漏洞等状况，这就可能导致执法错误、执法过渡、不作为、乱作为等行为引起各方不满而带来风险。

3）工作人员水平限制。工作人员的专业水平和工作的最终效果有着直接影响，人员素质决定工作质量，无论是业务指导、监督检查还是档案执法，都是专业性、原则性、程序性很强的工作，特别是档案执法，专业能力和经验对于自由裁量权影响极大，如果档案行政管理部门人员的素质没有符合工作岗位要求，就会在具体的工作开展当中出现相应的问题风险。据国家档案局统计，“截至2018年底，各级档案行政管理部门和综合档案馆中具有大专及以上档案专业程度人数仅占总人数的16.5%”[3]。档案部门人才队伍中，本只有极少数是档案专业科班出生的，机构改革后，因编制等客观原因制约，档案行政管理队伍档案专业人员就更少了，且懂档案业务的不一定懂管理，懂管理的未必精通业务，落实工作时候就难免会出现各种各样的问题。

3 档案行政管理风险防控策略

1）依法治档。依法治国是党领导人民治理国家的基本方略。推动档案事业发展必须依照法律法规来进行，不仅要依法治档，更要良法善治。档案行政管理部门不仅要推动做好档案立法，构建科学、实用、完善的档案法规体系作为档案事业发展的根本遵循，还要制定一系列的措施确保档案法规体系能够落到实处，法无授权不可为，法定职责必须为，才能有效减少了由于人为因素或者其他客观因素造成的不必要的风险和失误，促进了档案行政管理工作的高效开展和运作，充分释放改革带来的红利。

2）加强内部控制。加强内部控制是规避风险的重要保障手段。“政府内部控制是指为各级政府机关、审判机关、检察机关以及事业单位工作的行政人员制定的制度”[4]“风险社会制度化管理建立，将使我们在应对复杂局面、处置各种风险事件时拥有科学有效的工作制度和机制，可以把矛盾和问题解决在基层和萌芽状态”[5]近年来，内部控制在财务管理上取得了很好的成效，笔者认为，内部控制引入行政管理同样适用，没有完善的内部控制体系，对外的行政职能将成为空谈。将风险管理与内控机制紧密结合到一起，遵循国家及政府部门制定的法律法规，建立单位内部的管理制度体系，规范个人行为，强化集体决策机制，避免在实际工作中出现职责不清、岗位混淆的现象，才能有效降低履职风险事故的发生概率。

3）提升干部业务能力。档案行政管理工作的落实需要有专业化人才的支持，如此才能保障工作的有效推进。档案行政管理部门要通过档案教育培训规划，着力开展继续教育，如专家授课、“引进来走出去”、实践规培、跟班学习等方式，大力提升档案工作实务理论和专业技能的更新速度，同时，也要注重将行政管理、经济管理、相关法律法规以及其他业务知识作为学习的方向，提升综合素质，避免具体档案行政管理执行时出现变形走样的问题发生。

4）深化廉政风险防控。行政单位工作宗旨就是全心全意为人民服务，只有廉洁的队伍，才能确保绝对的忠诚，才能有效化解各种潜在风险。思想是行动的先导，理论是实践的指引，档案行政管理要公平公正，必须要落实全面从严治党主体责任，排查确定廉政风险点、划分风险等级、制定防控措施、总结考核评估，坚持从严管理，增强党性修养和从政道德，弘扬劳模精神、工匠精神，以零容忍态度坚决惩治腐败，大力营造敬业奉献、担当作为的良好氛围，建设一支绝对忠诚的干部队伍。

档案行政管理虽然不像税务、工商等与市场经济密切相关的部门一样属于“高危部门”，但档案部门也不属于市场经济的“真空地带”，档案行政管理工作实际实施过程中，相关工作人员必须从根本上提高自身思想和业务素质水平，做好应对各种情况的准备，切实做到履职尽责不缺位、不越位、不错位，使档案行政权力在最低的风险限度内自由发挥。

参考文献

[1][2]李明华.李明华在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].北京：中国档案报.2019.

[3]政策法规研究司.2018年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要[EB/OL].中华人民共和国国家档案局.http：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/201909/2a5d923fbf064858bb93f3bd95982523.shtml

[4]陈莉.浅谈我国政府内部控制[J].中国外资.2014（6）：80.

[5]李鲁.风险话语与行政管理[J].中国行政管理.2006（8）：55-56.

作者简介

周文洁，女，广西民族大学管理学院在职研究生，中共北海市委办公室。