单位文书档案管理工作现状及建议

摘 要：文书档案管理工作是指文书档案的收集、整理、保管等档案工作，并且它是单位日常管理工作中必不可少的一部分。笔者主修档案管理专业，且从事档案管理工作近5年，文章是以笔者从事档案管理工作的经验和专业的视角就单位文书档案管理工作现状进行分析并提出建议，以便高质量地完成档案利用工作，达到为社会提供最大限度服务的目的。

关键词：文书档案;管理工作;现状及建议

文书档案是指本单位各部门在日常行政活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。文书档案管理工作是指文书档案的收集、整理、保管等档案工作。文书档案工作是单位管理工作的一部分，是提高工作质量和效率的必要条件，也是记录和反映单位业务开展的重要依据[1]。目前一些单位文书档案管理现状显现出待改进之处，对此，单位应不断完善文书档案管理工作，以便更好地为社会提供档案利用服务。

1 单位文书档案管理现状

1.1 档案管理意识程度不强

现阶段有的单位各科室虽都已有兼职档案人员负责收集整理本科室的档案，但近80%的档案员并不了解档案管理工作，他们把相关文件材料作为档案保存的目的往往只是为了迎接上级单位主管部门定期来本单位检查某些项目的需要，而不是因为文件材料本身具有保存价值才得以保存，所以往往会因此漏掉一些有潜在价值的档案材料。这明显体现出工作人员档案管理意识程度不强，有待提高。

1.2 文书档案整理工作不够规范

一些单位由于之前管理档案的人员非专业出身，采用的档案分类方法与档号结构不一致，单一从档号上看不出本单位的档案分类方法，此外，所有的档案一直沿用以卷为单位进行档案整理。即使现在单位引进了档案专业人员，但专业人员正因为具备专业知识，所以有要充分利用原有的档案整理基础这一档案原则的牵绊，仍会继续采用原有的档号编制基础及档案分类方法进行档案整理工作，这样就会导致查某份档案时不能快速锁定查找位置，不便于档案的查找和利用。

1.3 文书档案双轨制程度不高

如今，随着办公自动化意识的不断普及，一些单位在日常工作中产生的文件材料，除个别科室在上级单位主管部门的硬性要求下部分纸质档案和电子档案一并保存外，大部分科室保存的文件材料中，仅仅以电子形式保存的文件数量比重达到70%。尤其是在特定条件下，纸质文件材料和电子文件材料选其一时，工作人员仍就会出于保存电子文件既节省实地保存空间，又能减少工作量的意图，所以就会执着地选择电子文件材料作为档案保存形式，但他们却忽略了一部分档案本身具有较高的保存价值，再加上电子档案介质的不稳定性，若没有采用档案双轨制的保存方式，会导致档案信息的丢失，最终严重影响档案的利用。

2 单位文书档案管理工作建议

2.1 结合现行的档案行业标准完善现有的文书档案整理工作

现在一些单位仍就以卷为单位整理和保管档案，其实这已经不符合现在档案管理的要求，更加不利用于档案的查找和利用。笔者建议应该结合现行的国家档案行业标准—归档文件整理规则来整理现在的档案，按照归档文件整理规则中规定的文书档案以件为单位进行整理，根据现在的实际情况，确实以件为单位的整理方式更便于档案的查找和利用。当选择档案分类方法时，除了要有保管期限和年度这两个必备项外，笔者建议再选择组织结构和问题相结合的方式，这样更利于快速、准确地查找出想要的档案文件材料。此外，当按照档案行业标准为每件归档文件编码时，除了需注意空白页不用编码外，笔者还建议遇到非空白页但没有价值时，则也无需编此页的页码。例如一份文件材料的最后一页出于文件形成者美观的意图而在此页上点缀了图案或颜色并没有任何文字，但这样往往会干扰档案工作者正常编页码，其实此页无需编码，因为它并无保存价值，可以忽略不计。

2.2 定期进行档案管理人员培训和交流，增强档案管理意识

在平时的档案管理工作中，即使单位的档案管理部门给各科室规定了档案收集范围，但由于结合实际情况可能不会面面俱到，这就要依靠各科室档案员的档案管理意识。如果各位档案员对档案管理比较了解，则会考虑到此份文件材料具有保存价值，那么就会因此保存下来，将来有可能会发挥其潜在价值。因此，单位相关管理部门应加强对档案管理人员的督促和管理，切实提升他们的理论知识，有效提升单位档案管理人员的业务素养和政策水平[2]。笔者建议单位档案部门定期组织各科室档案员进行档案培训及交流，增强各位档案员的档案管理意识，通过培训和交流，让大家更加懂得档案的价值，更加谨慎地决定文件材料的去留，使之成为有保存价值的档案。文书档案管理工作人员要积极努力，以积极饱满的心态进行档案管理工作，以获得单位领导和其他部门的重视与配合，提升文书档案在单位工作中的地位[3]。

2.3 加强档案的双轨制保管方式

由于电子档案存在载体性能不稳定，寿命远远比不上纸质档案这一特点，所以不能一味地为了节省实地保管空间、减少工作量而舍弃纸质档案的保存，这样不利于档案的保护。反之，有些档案材料为了充分体现原件的真实性而直接形成纸质文。针对此情况，笔者建议要尽量把纸质文件材料通过设备扫描成电子版，当不需要非得查找纸质档案原件时，可以快速地通过查阅电子档案实现利用的目的，也有利于延长纸质档案的寿命。此外，有的单位档案室有许多之前产生的纸质档案材料，由于当时硬件条件的限制，工作者没有及时把这些纸质档案形成相应的电子档案，以致于档案室保管的所有纸质档案的数字化程度低于30%，这既不利于档案的保护，也不利于档案的利用。笔者建议现在的档案工作者不要因为日常工作繁忙就忽略了及时补充完成这些老纸质档案的电子化工作，当有档案利用者需要查阅这些档案时，档案工作者也可以尽量选择提供电子档案，这样可以尽可能地延长老档案的纸张寿命，利用档案的保护，更利于长远地为档案利用者提供利用服务。

3 总结

总之，文书档案管理工作是单位日常管理工作中必不可少的一部分，所以单位更应该加强工作人员对档案管理意识程度，内部档案管理部门根据档案行业标准结合实际情况做好文书档案的整理工作，充分利用现代化手段与传统纸质档案相结合的双轨制方式保存档案，使档案管理工作更加规范化，更加利于档案的利用，最终实现最大限度为社会服务的目的。

参考文献

[1]王金秀.创新文书档案管理工作分析[J].办公室业务，2019（20）：115.

[2]孙树萍.文书档案管理存在的问题及对策研究[J].卷宗，2019（29）：15.

[3]白雪峰.文书档案管理创新研究[J].才智，2019（36）：221.

作者簡介

贾晨（1989-），女，汉，北京，助理馆员，学士，研究方向：档案管理。