在家办公，这些工具应该能帮到你

2020-04-15

电脑报 2020年6期

由于工作性质使然，作为新闻工作者的我们在上班形式方面并不追求绝对的坐班制度，关注我们的朋友都知道，即便在春节七天假期期间我们也没有停止内容的更新;而在这一过程中我们也积累了不少关于在家远程办公的经验，借此机会就与大家一起分享一下那些不坐班远程办公的经验之谈。

怎样在线编辑文档？

非常时期，每日定时汇总员工个人健康情况是许多公司必做事项。对于部分没有远程协作办公经验的公司而言，通常做法是在工作群里扔出一个Excel表格，让员工自行下载填报或者员工依次填报。这种传统的1V1收集方式不仅效率低下，还容易报错出现如重复填报或者信息被后来者覆盖等问题。

其实我们可以有更简单怏捷的方法，借助一些文档协作工具，目前许多文档协作应用都针对新型冠状病毒推出了疫情登记统计模板。

以腾讯文档为例，我们只需打开应用，通过新增一在线收集表一选择对应模板一完成手机信息问题填写一发布，最后只需要在信息填写时间截止之后，选择一键将采集结果汇总成表格，就能获得一份完整的员工个人健康信息报告。

快速完成指定信息收集只是腾讯文档的诸多功能之一，支持各种文档在线编辑才是这款应用的意义所在，也是解决当前大家在家办公的燃眉之急。

腾讯文档支持在线编辑Word、PPT、Excel等文件，同时这些文件还允许他人对文档内容进行批注，可以说是非常适合编辑审稿、产品讨论方案、运营撰写周报等。此外，所有文档都是实时保存在云端的，支持随时随地查看、编辑和分享文檔。

除了上述举例的腾讯文档，类似石墨文档、有道云笔记等也是在文件协同方面拥有一定知名度的同类产品。另外，这些工具开发厂商都已经宣布在疫情期间免费开放会员专属或商业版功能，大家也可以趁此体验一下各种原本收费功能，再根据个人实际使用体验进行最终选择。

如何给在家的成员安排任务

在家办公与在公司坐班最大问题是沟通，直接的面对面交流效率必然是高于单纯的线上沟通，这一沟通成本在无形中增加了工作量。导致沟通问题出现的原因无非就是领导的工作任务安排与员工任务落实之间的矛盾。这意味着只要解决这一环节，在家办公沟通问题也就不复存在了。

市面上也有不少基于云服务的项目协作产品。通过这些应用，领导可以直接给手下员工安排每日工作任务，同时通过信息提示实时查看员工的工作进程，并且还可以借助沟通功能与员工进行在线的头脑风暴或者任务指示。

我们可以夸张地说，用好一款团队协作工具能够让团队的项目协作效率高于直接在办公室面对面交流。

在这里，我们以Teambition为例给大家进行示范。在打开Teambition之后，通过点击右上角的“+”创建一个新项目，支持直接套用模板;随后你便可以通过“任务”、“分享”和“文件”等模块来管理所创办的项目。

部门负责人可以通过“任务”创建任务并给任务指派执行者，也可以通过“分享”直接与项目其他成员分享和沟通想法;还可以通过“文件”跟大家共享文档、图片、视频与音频。此外，如果你是项目负责人，可以利用“回顾”功能快速了解每一个成员的工作进展，一旦你参与的项目有新进展，就能自动收到消息通知。这比起在办公室需要亲身前往员工身边查岗要方便许多。

有哪些NAS的替代品

在公司正常坐班时储存或共享文档、图片等文件时，我们都会用到自建的NAS（网络存储器）。但当我们在家开始办公时，NAS的在线读取速度相信试过的朋友都知道，随便几百兆的图片下载速度慢到让你怀疑自己是不是打开了百度网盘进行下载。

那么，在家办公又有哪些可以替代NAS的团队共享文件存储工具呢？需要注意的是，既然是在家办公，我们需要使用的自然就得是同步网盘，而不是云盘。所谓同步盘顾名思义是指软件随着电脑启动，指定一个同步文件夹，这个文件夹内的任何文件只要有更新或修改，会被自动同步到云端;然后在其他地方同步后也能够看到这个最新的文件。

如果单论同步盘的易用性、稳定性，首选肯定是海外的dropbox，而该软件需要科学上网。不过dropbox在国内也有“替代品”坚果云。

在完成安装之后，部门主管可以将自己想要分享给员工的文件，包括Word、PDF等直接另存为到坚果云指定文件夹，而员工在家就能够直接获得最新的同步文件;并且每一个文件的修改都能够在云端找到历史版本。