应用型本科院校二级学院教务秘书队伍建设现状及发展探析

姚焕茹

摘 要：随着高等院校教育的迅速发展，应用型本科院校二级学院教务秘书工作的重要性作用越发凸显，教务秘书成为了教学管理工作中与教师、学生、院校之间的重要关节，其队伍的建设保证了提高人才培养质量，实现人才培养目标，对教学工作顺利开展有着重要意义。教务秘书工作的持续健康发展，离不开完善合理的教务秘书队伍建设，以及健全的教务秘书队伍的培训机制。应用型本科院校为教务秘书提供合理的发展通道，促进教务秘书的工作积极性，为教学管理提供动力，才够有效发挥二级学院的教育功能。

关键词：教务秘书;队伍建设;现状;发展

虽然二级学院作为应用型本科高校的二级单位，在人才培养过程中起到承上启下的重要作用，但是二级学院的教务管理水平，直接关系着人才培养目标的实现，更是教学管理工作质量的保障。由于学校在办学、发展中会出现各种原因，导致二级学院在教务秘书管理制度、队伍建设、发展水平等方面存在很多问题和不足，目前教务秘书普遍出现了职业倦怠现象以及教务秘书工作不受重视、发展受阻、缺乏合理完善的培训等现状。而这些现状日益影响着教务秘书工作人员的稳定性和工作的积极性，在一定程度上使教学管理工作出现了阻滞。

一、教务秘书工作特点

（一）教务管理内容繁多复杂、涉及范围广泛

作为院校系部教学管理工作以及教学运营的最直接的组织管理者，教务秘书的工作内容繁多复杂，内容涉及范围广泛是其主要特点之一。教务秘书的相关工作包含学籍管理、教学档案管理、人才培养方案的制度、任课教师教学工作安排、学生上课课表的制定、系部以及全院各类考试安排与成绩修改登录、教师教学工作量的核算以及教师科研工作量汇总、各类教学相关竞赛安排、教学工作检查、学生思想教育安排等等，事无巨细，繁琐复杂。通过教务秘书的工作，为广大师生提供信息服务，为系部教学管理运行以及教师教学任务安排正常有序地进行提供了保证。做到为教师解决问题为学生解决疑问为学院的通知安排起到承上接下的作用，在行政和教学上，两者通过教务秘书的工作相辅相成，相互促进。

（二）教务管理工作的高效性、准时性

教务秘书工作时常涉及学生的各类考试安排，如期初补考、期末正考以及各种各类的国家性考试，如四六级、计算机考试等。还有任课教师课程替换、教师的调代课管理、实习计划安排，实践课程的课外学习安排等，这些都要要求在规定的时间内及时完成，以防影响学院整体教学工作计划的安排、学生课程的落实、成绩的计算以及毕业的审核。

（三）国家和学院政策、文件的落实运行第一人

各院校的教育管理规章制度都是紧紧围绕国家和地方的教育方针政策以及学院发展现状而制定的。那就要求了教务秘书的工作是必须灵活掌握各类政策的内容及实施办法，这样才能在教学管理中按照政策和学院文件的指示，做好相关的教学管理工作，在政策和学院文件的规定中落实教育要求。同时，在办理相关的学生免修课程、受伤或生病学生的缓考、因学分不足而要自主降级以及按国家政策入伍参军后回来继续教育等的手续时，需要我们严格落实，按照规矩办理好相关手续、流程。

二、教务秘书队伍建设现状

（一）队伍人员素质参差不齐，缺乏相关的专业知识教育

在院校的教学管理中，一直以来都是以人才的培养、教师的教学质量提升、学生的全面发展作为首要目标。这就导致了：一方面，教务秘书人员聘选方面缺乏严格标准，不少的学院会把教务岗位看做是能力较弱的管理人员备用岗位;另一方面，二级学院教学管理岗位人员配备严重不足，以至于教务秘书管理岗位人员配备的严重缺乏，不少的院系中教务秘书一职是由专任老师或者其他行政人员如辅导员兼任。这样，二级院校的教务秘书队伍就呈现出人员专业素质层次不一的现象。而这些教务秘书普遍的缺乏相关的教务管理专业知识教育，在该岗位的工作上难以应对突发事件，缺少处理突发事件的能力。

（二）缺少工作奖励机制，教务秘书的工作积极性不足，人员流动性大

作为教务秘书，教务秘书的晋升渠道非常的少，除了院内工资薪酬制度里的晋升以及校外的职称评定，教务秘书与专任老师的晋升相比，更加缺乏途径。虽然现在的教务秘书学历已经不是成为晋升的主要障碍，但是在同等的职称评审中他们比专任老师缺少了空间、路径上的优势。而高校中的工作奖励机制也缺乏了对教务秘岗位的合理完善考虑，以至于一些工作了七八年以上或者更甚者还是处在科员级别，拿着科员的工资待遇。而又由于教务管理工作的繁杂、量大、全天坐班的制度、工资待遇相对较低等特点。这就造成了很多教务秘书在工作中只是單纯的应付工作，直接出现了教务秘书持续保持消极的情绪和懒散的工作状态、人员流动比较大、教务秘书频繁的更换等结果，也间接地影响了教学管理运行的质量。

三、教务秘书队伍发展展望

（一）提高对高校教务秘书的重要性认识，打造强而有力的教务秘书队伍

在高校的教务管理工作中，由于教务秘书需要完成的工作内容繁杂众多，在教学运行中起着承上启下的作用，充当着教学和行政直接的纽带，因此，高校教育中一定要意识到教务秘书在教学管理工作中的重要性。注重在招聘或遴选中，提高教务秘书人员质量的识别，认真筛选合格的、受过专业知识教育的工作者。同时，要引导教务秘书认识到每一项工作内容的性质是什么，以及开展该项工作的目的是什么。只有教务秘书厘清这些工作内容的性质和目的才能把性质相同、目的一致的工作合并到一起，缩减工作完成的时间，提高工作效率[1]，从而形成一支强而有力的队伍。

（二）加大教务秘书后备人才储备和在岗人员培训力度

学院在根据自身的教学规模、教师和学生数量，引进合适数量的教务秘书后，为了避免出现岗位人员不足，教务秘书长期超负荷工作而导致教学工作事故的出现，理应在开展学校教学管理工作的同时，对新入职教务秘书进行专业的岗位培训，加强他们应对突发事件的应变能力。另外，对于在岗教务秘书人员，各院校还可采用“一人一带一考核”的制度，利用老带青提升新老教务秘书的管理水平和工作能力。

（三）完善教务秘书激励机制，提高工作积极性，减少人员流动

各院校要建立明确的教务秘书岗位职责，避免出现教务秘书管理职责不清现象以及需建立健全的教务秘书岗位考核制度和标准，对考核成绩优秀或相对较差的教务秘书给予一定的晋升、物质嘉奖或相应的惩罚。其次，还需要为教务秘书提供缓解工作疲劳的平台，适当开展心理疏导活动，减轻教务秘书的工作压力，提高他们的积极性。从而为广大教务秘书提供上升平台，减少人员的频繁流动。

四、结语

教务秘书在教学管理中占有重要地位，通过改变目前教务秘书队伍建设的困境，健全教务秘书管理方法，完善规范以及制度化教务秘书激励机制，对于教务秘书队伍建设工作至关重要。只有全面认识到教务秘书在院校教学管理工作中的重要作用，提高教务秘书的岗位热情和工作积极性，加大教务秘书后备人才储备和人员培训力度，时刻保持一支稳定的教学秘书队伍，才能为学校教学管理工作提供源源不断的发展动力。

参考文献：

[1]张瑞芳.教务秘书在高校教学管理工作中面临的困境与对策[J].教育文化，第26期：146-147.

[2]陈思成.高校教务秘书队伍的现状及发展路径探析[J].高校科技，177-178.

[3]左莹莹.新建应用型本科院校二级学院教务管理工作的实践与思考[J].佳木斯职业学院学报，2019，12：158-160.