基于邮件合并功能的人力资源工作优化案例分析

张旭 秦宇 陈函璟 杨国栋 丁瑞凰 李智强

【摘要】人员信息数据库是一个单位最基本的信息。为建立起人员信息数据库，采用树状分类法建立组织架构、人员岗位、职称信息等，同时对员工按照部门、岗位、职称进行编码，确保每位员工编码具有唯一性和可识别性。通过邮件合并功能，在人员数据库中遍历所需数据，可提供员工详细信息、出具各类证明等。这大大简化了操作手续，提高了工作效率，对于优化工作流程、提高工作质量具有重要的作用。

【关键词】人员信息  数据库  树状分类法  邮件合并

一、人力资源现状

人事工作是一项复杂且具体的工作，具有较强的政策性。人员信息是人事工作的基础，维护好人员基本的信息也是最重要的一环。众所周知，人员信息包括个人基本信息、学历信息、工作信息等。实际上，员工个人信息是随着时间的推移而不断变化的数据，如工龄变化、职务升迁、职称变动、学历提升、岗位调动等。

然而，由于工作类别不同、人员性质不同，如何系统、快速、准确地查阅员工详细信息是较为繁琐的。传统的做法是汇总成表，每位员工信息数据占据一行，这样在查阅某位员工的基本信息就显得尤为困难。再次，由于部门较多、人数庞大、人力资源信息化实现方式较滞后，这无疑再次加剧了工作的复杂程度，浪费了大量时间。为了解决这些冗余问题，在现有工作基础上，我们采用全方位树状分类法，在维护好人员信息数据的基础上，结合邮件合并功能批量处理共性问题。这为人力资源数据统计、实现人员信息化管理、优化人员队伍结构具有极为重要的意义。

二、人员信息数据库的建立

人员信息数据库是一所单位最重要的信息数据，它为管理者进行管理决策和进行各种人力资源调配活动提供重要的依据。如何分门别类地建立起所有人员信息数据库至关重要。树状分类法是基于树状图原理建立起人员信息数据库的，如图1所示。节点N1是总分之处，根据事物的总体情况将其分类，节点N2和节点N3再根据二者的不同依次分类，如此循环，可将事物分到最细。建立起树状分类，不仅可以清晰地观察出各类事物的特点，而且在查找时根据限定条件不需要从头至尾的遍历所有数据，极大地提高了数据检索效率，方便查询。

以某单位为例，从业人员千余人，经营范围涉及医疗、科研、生产等，人员涉及医生、技师、护士、科研、生产、管理等岗位，职称包括正高、副高、中级、初级以及各技能等级。依据这三个节点，我们对全体从业人员进行编号，顺序如下：首先采用树形分类对所内各组织架构进行编码，即形成部门编码，然后依据岗位和职称进行编码，最后对每位员工采用4位数的短编码形成个人编号，这样就组成了部门、岗位、职称、个人编号为一体的长编码，其中个人编号有唯一性和专有性，这能对每位员工的人事档案、薪酬福利等进行有效管理，如图2所示。相反地，通过长编码也可以快速地识别出员工所属部门类别、岗位类别和职称信息，标识着每位员工的综合信息。

数据库的建立可采用Word、Access、Excel等办公软件，同时也可以用SQL Server或Oracle数据库进行创建数据库。本文采用Office Excel 2010进行建立职工的信息库，包括基本信息、学历信息、工作信息、职称职务信息等20余种。

三、邮件合并功能的应用

在人事日常工作业务中，提供员工信息、出具各类证明、批量导出信息是最常用的。Office 提供了较为快捷的操作工具——邮件合并功能。它是在两个不同的文档中，将主文档的变量即源数据合并到主文档的常量中，从而批量打印或生成需要的文档。简单地讲，它是利用Word文档遍历读取Excel文档中的源数据后返回显示所需数据的过程。

基于以上原理，采用树状分类法在Excel中建立人员信息数据库，如图3所示。其中员工照片在录入Excel中采用绝对地址，照片名称须与个人编号一致，保证照片的唯一性和可识别性。如在Excel照片一列中可引用如下地址：C：＼＼Users＼＼Administrator＼＼Desktop＼＼员工照片＼＼2589.jpg

通过这种操作可以在Excel中不显示照片，保证了数据库的美观性和导出数据的整齐性。然后根据工作需要建立制式文档模板，即需要输出的界面，本文以导出员工基本信息为例应用邮件合并功能进行实操。此外，员工工作证明、收入证明、任职资格证书的制作等均可采用邮件合并功能，这大大简化了操作流程，极大地提高了工作效率。

采用邮件合并功能完成员工信息数据库的导入与合并，具体步骤如下：

（1）导入Excel数据库。打开员工信息数据模板，选择邮件合并功能中的“信函”，依次點击“使用当前文档”、“使用现有列表”，通过撰写信函导入全部员工数据库。

（2）插入合并域。根据员工信息数据模板，选择“其他信息”将数据库的信息与模板信息一一对应插入合并，在此过程中须保证数据库中的标题行与模板信息行一致，如图4所示。通过“预览信函”可查看每位员工的基本情况，若员工人数较多，可在指定域中查找关键词。

在众多信息中，照片的插入较为特殊。在数据库中照片仅提供存储路径，因此需采用插入域的方法并结合邮件合并功能完成。在插入域时选择“IncludePicture”，域属性文件命名为“照片”，此时域代码为：{ INCLUDEPICTURE  "照片" ＼* MERGEFORMAT }，然后通过邮件合并功能将代码中的“照片”替换，插入合并数据库中的域，最终照片一栏信息中的域代码为：{ INCLUDEPICTURE  "{ MERGEFIELD "照片"}" ＼* MERGEFORMAT }，通过“Alt+F9”可切换显示员工照片，查看每人的信息使可按F9进行刷新预览。

（3）完成域的合并。通过预览生成完整的信函，可完成员工信息域的合并，最后进行存档或打印。如图5所示。

四、结语

员工个人信息数据库的建立在人事工作中处于关键地位，它不仅对每个人的成长发展至关重要，而且涉及每位员工的切身利益，本文采用高效、准确、便捷的树状分类法建立完整的员工数据库，采用邮件合并功能可批次量查阅员工详细信息、开具工作证明和收入证明等，这些均简化了操作手续，提高了工作效率，对于优化工作流程、提高工作质量具有重要的作用。

参考文献：

[1]上官丽英.企业人员智能信息数据库的建立初探[J]. 现代企业文化，2015（9）：100.

[2]周嘉懿.Word 2010中邮件合并功能在办公室工作中的应用[J].数字技术与应用，2016（3）：238.

[3]黄嘉.利用“IncludePicture域和域嵌套”批量制作带照片的证件[J].计算机时代，2017（8）： 43-45.

作者简介：张旭（1991-），男，助理工程师，硕士研究生学历。