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建筑施工企业档案人才培养途径探究

2020-04-14舒明磊

陕西档案 2020年1期
关键词:档案管理人员专业

文/舒明磊

档案对建筑施工企业的重要作用越来越明显,但各企业档案人才配置普遍不到位,也缺乏人才成长机制。本文以中铁一局集团有限公司(简称中铁一局)为例,分析档案专业人才培养困境,从完善“用人”机制、多措并举“育人”两个方面,探究档案专业人才培养途径,以提升档案人员素质和档案管理水平

一、中铁一局档案专业人才队伍现状

据统计,2019 年底,中铁一局 20 个子(分)公司、2 个事业部,共有27 名专(兼)职档案人员。通过统计数据和日常工作情况分析,近几年档案专业人才具有以下特点:

一是有些单位档案人员身兼数职,平均一个单位只有1 人负责各类档案管理,这明显与档案工作量不匹配,档案员只会忙于日常事务,难以实现更大作为。

二是从年龄构成看,各单位年龄构成比较合理,多数为参加工作10年左右的员工,具有一定的工作经验。

三是从学历构成来看,虽然半数以上为本科,但是具有专业档案理论知识人才少,仅有1人本科为档案专业。对于“半路出家”的档案人员来讲,要想快速上岗、具备较高业务能力,有一定困难。

四是从技术职称来看,75%档案人员都有档案专业职称,但高级职称人员较少。近年来,副研究馆员人数每年在递增,但人数仍然相对较少,导致档案人才队伍整体素质不高,档案管理水平难以迈入更高水平。

总之,档案人员队伍呈现非专业化、学历层次不高、缺乏专业档案知识等情况,高学历、高素质、复合型、专职型、专业型人才缺乏,能够进行档案理论研究的人才为数不多。

二、中铁一局档案专业人才队伍建设主要问题

(一)档案人员主体意识不强。

部分档案人员不能够正视档案存在的客观性,不能以长远眼光看待档案工作和档案的重要性,工作不思进取、缺乏主动性和创新性。另外由于多数单位领导档案意识不到位,认为档案工作任何人都能干,安排与档案工作毫无交集的人员从事档案工作;或者安排档案人员身兼多职,或者临时安排档案人员完成一些阶段性工作,导致档案人才队伍业务素质参差不齐,档案人员不能静下心来研究档案工作,这些问题本质上由于档案人员主体意识缺失所导致。

(二)档案人员在素质提升和岗位发展上受到限制

各建筑施工企业平时对档案工作不够重要,总是在投标揽活、发生法律纠纷、办理房产证明等关键时刻想起档案,却不懂得平时积累工作是多么的重要,总是感慨“档案用时方恨少”,这也导致各企业不注重档案专业人才的引进和培养。目前中铁一局只有1 名档案专业本科生,对于提升档案人员整体理论水平和专业素质,存在较大难度。

档案学既要有档案学自身的理论和知识,也要有相关门类档案的专业知识,更要根据各单位的业务特点具备档案实操能力,这其实对档案人员来说,要求非常高。由于教育背景、知识结构、技术经验等方面的差距,使得档案人员在实践方面的不足表现出来,无论对于档案管理水平提升还是个人职业成长,都带来障碍。

三、中铁一局档案专业人才培养途径

(一)完善“用人”机制,促进人才成长

1.建立健全档案用人机制

中铁一局在《企业档案工作规范》的基础上制定了《中铁一局档案管理办法》,为企业档案管理“基本法”,关于档案专业人才除了满足《规范》中的规定外,还强调档案干部应具有档案专业中级及以上职称,具有会计工作管理经验或具有项目施工工作经历等,重点抓好领导型、专家型、复合型、技能型人才建设,注重基层“工匠型”档案人员培养,为档案专业人才培养,明确了大方向。

2.建立健全档案管理制度

从国家档案法到行业规范,再到企业的档案管理办法及科技、文书、会计管理办法等,档案管理制度都非常健全。但对于一名初入档案行业或施工项目的资料员来说,他们更需要一套档案整理作业指导书,能明确工作任务、操作步骤和详细的整理过程。中铁一局针对这个问题编制《项目档案整编说明2019 版》,并附有整理操作视频,让第一次接触档案整理的人员看完说明和视频就能上手操作,可谓简单明了。

3.建立健全激励机制

合理、科学、先进的激励考核制度能够激发档案人才队伍的主动性与创造性,使其全心全意投入到日常工作中,提升工作质量与工作效率。主要采取了两项措施,一是将档案工作情况纳入子(分)公司和项目经理部的绩效考核体系,档案工作占5%的分值,由上级公司每年对其打分考核,有效提升了各单位档案工作积极性。二是对档案工作管理情况进行检查和通报,量化检查内容,定期进行检查考评,公开通报考核结果,以此来督促各单位做好档案工作。

4.建立健全档案宣传机制

中铁一局加大对档案的宣传力度,重点结合企业发展情况宣传档案的价值和取得的重要成果。在局庆日利用微信公众号,展示历史档案资料,图文并茂介绍企业发展史,引起广大员工的强烈共鸣。每年“国际档案日”,都结合宣传主题和企业现状,利用网络和展板等,宣传档案和企业,展示档案魅力和企业发展成就。同时,还建立了企业展览馆,展示了300 余件历史物件,60 余件奖杯奖牌,400 多幅图片档案,50 多条视频资料,全面展示了企业的发展历史和强大实力,无论对档案的宣传,还是对企业综合实力的宣传,都具有显著的效果。

(二)多措并举“育人”,提升业务能力

1.开展“校企合作”育人工程

中铁一局与西北大学公共管理学院(档案系)签订合作协议,建立长期的合作关系,具体包括以下内容:一是为学生提供参观场所,中铁一局每年接待一年级学生参观学习,了解档案实际工作情况。二是为学生提供实习岗位,每年档案专业毕业生到中铁一局本部或者子(分)公司进行为期2 个月的工作实践;同时,老师现场指导,将理论知识带到工作现场,理论的传授更有实际性,这样不仅毕业生有了切实的实践经验,企业档案工作人员也接收了理论知识。三是支持专业调研,中铁一局本部及下属公司、项目部,每年都在繁忙的工作中认真接待调研的学生,并指导他们论文的写作。四是双方开展档案科研,中铁一局与西北大学联合开展了“建筑施工企业境外机构档案管理研究”“档案信息化管理研究”等课题的研究,提升了企业档案人员的学术水平。通过合作与实践,双方实现了优势互补,达到了“双赢”的目的。

2.开展“档案专家”后备工程

2016 年,中铁一局选拔7 名思想政治过硬、工作业绩突出、具有发展潜力的档案人员成立“档案专家组”,旨在通过课题研究、工作讨论、日常交流等,先提升部分档案骨干人员的业务水平,再通过点对点、帮扶政策来提高档案人员的整体业务水平。2017 年,上级单位中国中铁举行优秀论文评选活动,我们将50 篇论文分配给专家组成员评分,通过对论文的阅选,让大家一方面学习理论知识,另一方面了解兄弟单位档案工作情况,相互学习,借鉴经验,弥补自己不足之处。2018年和2019 年,协助中国中铁完成“电子档案管理办法”“资产与产权变动档案处置办法”两个办法制定工作,通过办法的制定,各专家主动学习相关档案知识,并积极向兄弟单位档案人员沟通和交流,提升了业务能力。

3.开展档案人员远程教育工程

中铁一局充分依托陕西省档案远程教育平台,开展线上档案岗位培训和继续教育,满足不同地区档案人员的转岗、上岗、评职的需求。另外,中铁一局也自行进行远程教育培训,指导工作,例如中铁一局有20 多个海外项目工程,先后三次对斐济项目、新加坡项目、巴基斯坦项目档案人员进行远程视频培训。

4.开展档案人员技能实训工程

2016 年开始,中铁一局推行档案人员“轮训制”,各子(分)公司每年派一名档案员到公司本部进行半个月左右的工作交流。人员素质的提升不能只停留在书本上,要通过实际工作来接收新知识、了解新规定,查漏补缺,弥补工作中的不足。后来,“轮训”范围扩大的部分项目部的档案员,通过“轮训”,各档案人员的实际操作能力和解决具体问题的能力得到了有效提升。

5.开展档案人员项目档案业务提升工程

针对档案人员知识结构、动手能力差、业务水平低的现象,中铁一局组织各子(分)公司档案员参与项目档案预验收工作,以及竣工档案移交工作。例如2018年1月,中铁一局组织下属建安公司、物贸公司档案员到兰渝铁路项目进行竣工资料验收,进行现场学习。2018 年4 月和2019 年6 月,中铁一局指导下属厦门公司档案员,向中国中铁移交福建平潭地区多个投资项目竣工资料。

6.开展“职教”人才培养工程

职业教育是一个非常有潜力、可培养在第一线从事档案应用工作的专业性教育人才基地。这种培养模式的优势在于可以根据市场的需求,有针对性地主动调整课程设置。陕西铁路工程职业技术学院原隶属中铁一局,向中铁一局输送很多技术型人才,特别是向施工第一现场。目前,业主方对档案重视程度已提高,加之项目档案数量之多,显现出项目资料员人数缺乏、业务水平低的问题。中铁一局联系陕西铁路职业技术学院,在定点班开设档案学基础课程,结合工程实际特点,融会档案专业知识,培养一批懂理论、操作能力强的档案技术人员。

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