开阔档案人员国际视野学习档案工作先进理念——陕西省档案馆赴日本、韩国访问交流

陕西省档案馆副馆长 解华波

和茨城县立历史馆同行交流业务

应日本茨城县日中友好协会理事长五十嵐則夫、韩国首尔特别市政府市长朴元淳邀请，经省委批准，2019 年12 月下旬，陕西省档案馆组团赴日本、韩国进行非物质文化遗产档案资源建设、档案文献保护修复技术访问交流活动。

一、访问交流概况

代表团共由4 人组成，陕西省档案馆副馆长解华波任团长，团员分别为延安市档案馆馆长李庆锋、汉中市档案馆馆长侯富乐、陕西省委办公厅秘书处档案科科长贾希俊。代表团访问、调研了日本茨城县立历史馆（县立公文书馆）、首尔记录院（首尔市档案馆）和图书馆、博物馆等单位。

1.访问日本情况

在日本先后访问、调研了日本茨城县立历史馆（县立公文书馆）、茨城县政府、茨城县立图书馆、日本国立国会图书馆、大阪府公文书馆等单位。日方对此次档案工作交流十分重视，在交流内容等方面做了精心准备。代表团在日本茨城县立历史馆进行了深入座谈，史料学芸部部长富田任先生及行政资料课、历史资料课的负责人参加了座谈会。双方就档案行政机关和档案馆等档案机构运行管理机制、社会档案管理与治理体系建设情况、地方档案馆档案资料收集与归档范围、档案安全风险防控管理与安保技术、档案宣传利用工作机制等内容进行了全面交流。之后参观了档案接收整理室、库房、阅览室、固定展厅和专题展厅。

茨城县位于日本关东地区东北部，为东京都市圈的组成部分，面积6097 平方公里，总人口288 万人，农业和渔业十分发达。茨城县立历史馆初建于1969年，1974 年正式开馆运行，由县政府的教育厅和总务部双重管理，占地面积107亩，建筑面积8438 平方米。设馆长1 名、副馆长1 名，下设管理部和史料学芸部，为档案馆与博物馆一体融合式架构。现共有工作人员59 人（含聘请的专业人员和临时聘用职员），其中史料学芸部即档案部为22 人。主要馆藏有历史档案、考古资料、民俗资料、美术工艺品等，较为珍贵的有一桥德川家族后人捐赠的6000 余件历史档案、文件记录和美术品、实物等。档案部主要负责茨城县政府的公务文书档案接收管理工作和历史档案的调查、收集、整理、研究、保存、利用工作。制定有《茨城县文书管理规程》《文件整理保存规程》和有关电子文件的移交方法、保存、公开、阅览利用制度，茨城县政府各部门文书档案一般于次年交总务课集中管理，期满后移交县立历史馆。完成了馆藏档案资料目录数据及内容简介数字化，开展了史料丛书的编印刊行，举办有档案固定展览、专题展览和文物展览。年进馆查档、参观展览、参加历史馆普及活动和休闲的总人数达到18.3 万余人。

2.访问韩国情况

在韩国访问了首尔记录院（首尔市档案馆），调研了国立民俗博物馆、国立中央博物馆、梨花女子大学博物馆、首尔市图书馆等单位。代表团和首尔市档案馆馆长赵永山先生及各部门负责人举行了座谈。座谈会气氛热烈，代表团向韩方详细介绍了陕西省档案馆在非物质文化遗产档案和档案文献保护修复领域科研方面取得的成效，双方就档案文献遗产修复保护策略与技术方法、电子文件归档标准制定和电子档案管理制度与长期安全保存策略、数字技术在档案馆业务建设中的具体应用情况等内容进行了深入交流。代表团参观了首尔市档案馆消毒室、扫描室、目录数据校对室、音频视频制作室、实物展室、库房、咖啡吧等，其完善齐全的各类档案管理现代化设施设备和所收集的齐全完整的重大事件档案给我们留下了深刻印象。

首尔市档案馆隶属于市政府管理，是永久性档案管理机构，是市财政全额拨款、2016 年开工、2018 年竣工投入使用的新馆，总投资3 亿元人民币，总建筑面积1.5 万平方米，地下2 层为库房、地上5层为阅览、展厅、技术用房和办公区；内设记录政策科、服务科、运营支援科3 个部门，现有工作人员23 人；共有13 个库房，档案、资料、实物等有134 个种类，由市政府搬迁档案入库21 万卷盒，市民电子档案7TB，寄存、托管电子档案40TB。首尔市档案馆依据《公共文件管理法》实施管理，负责有系统地收集管理关于首尔历史的多样性记录，并推动建立相关政策和完善机制。主要接收保存时间超过30 年的市政记录档案，收集保存首尔的历史记录和市民生活回忆资料、实物。

二、访问交流体会

他山之石，可以攻玉。通过一周的深入访问、调研、座谈交流，代表团4 名成员认为，这次出访学习，极大拓展了档案工作国际视野，学到了许多先进的工作理念和方法，对推进新时代陕西档案工作追赶超越、服务“三个经济”发展具有积极的作用。

1.坚持依法治理档案事务。日本不但在公务文书记录管理方面加强了立法，还针对电子文件出台了一系列规范、标准和制度，适应了信息化社会需求。首尔市档案馆提出树立“首尔型档案管理标准”，规定了市政档案和市民记录的产生、管理、收集、处理、保存、公开、利用标准规范，为收集、归档和快速查询利用提供了法律依据。

和首尔市档案馆馆长交流业务

2.强化档案馆的公共性、开放性。茨城县立历史馆院内为园林式布局，环境优美，主体建筑和附属设施错落有致。首尔市档案馆内公共空间布局合理，除为公众提供档案阅览利用外，还布展有结合当地历史文化实际的档案展览、历史文物专题展览；围绕首尔市民生活状况变迁，制作了《记忆的力量》展览供市民参观；为满足市民知情权，在网络上公开了从日本殖民时期的市政记录到所收集的市民记录。两馆均设有市民休闲设施和咖啡吧，体现了很高的公共性、开放性，使每年来馆参观、休闲人数保持了较高的水准。

3.注重档案宣传工作的双向互动。日韩两国在档案宣传方面，除了举办档案展览、文物实物专题展览外，还定期走出去，到各机关、企业、学校举办学术讲座，宣传档案知识，提升档案积累归档意识。根据不同用户需求，策划运营定制式教育专项课程；为推广市民社会记录文化，策划运营市民参与式活动与咨询活动。日积月累，宣传效果显而易见，市民群体出现了自发收集各门类档案并自觉向档案馆捐赠的现象，逐渐形成了氛围，极大丰富了档案来源，有效改善了馆藏结构。

4.拓展档案收集渠道。除定期接受政府机关公务文书档案外，日韩还大量接收民间捐赠档案，开展档案寄存、托管业务，收集重大活动、重大事件档案。如茨城县立历史馆对区域内所有小学保存的校志、日志、乡土志、周年纪念活动资料等以缩微摄影的形式加以收集归档；如首尔市档案馆把2014 年韩国“4·16 世越号沉船事件”档案、慰安妇档案、2016 年韩国民众多次集会游行要求朴槿惠下台的档案资料收集进馆。这些档案是历史面貌的真实记录，有效支撑起了档案馆多维度的历史记录传承功能。

5.落实落细以人为本的服务理念。代表团不论是走进档案馆，还是参观图书馆、博物馆，都能明显感受到无处不在的以人为本的服务理念。重视基础设施建设，设备配置齐全，各类方便利用者的简介、指南、须知、纸笔在入口处摆放得整整齐齐，直饮水、雨伞、残疾人轮椅等便民设施随时可用，供儿童阅览的书架、桌椅高度完全符合儿童人体工学，服务者态度真诚可亲，利用者、参观者安静有序，凸显着文化、文明的魅力。首尔市档案馆正在构建数字档案馆系统，开发多样的检索工具，制作目录数据库，2020年计划大力推进档案服务项目网上阅览和纸质档案数字化工作。

6.追求精炼高效的工作作风。日韩两国档案机构工作人员总数都不多，作为相当于国内省一级的档案馆，其人数均在二十余人，包含了正式职员和聘请的专业技术人员、临时职员。不少人是一人多岗，工作十分敬业，工作任务十分繁重，许多业务工作都由本馆职员完成，较少购买外包服务，但工作成效却有声有色。

7.打造廉洁简约的办公特色。不浪费纳税人的钱，把钱用在刀刃上。在公务交流活动中，不论是日方还是韩方，都没有繁琐的迎来送往，但又令人感到宾至如归。其办公设施十分简约，办公场所为多人一室，较为拥挤。但是为公众服务的设施设备却配置先进、齐全到位，很是方便。在我省档案事业追赶超越进程中，如何学习借鉴日韩两国档案工作的法治理念、收集理念、服务理念，如何进一步提升档案馆的公共性，建设公共档案馆，如何进一步提高工作效率、改进工作作风，不仅需要我们每一个档案工作者深入思考，更需要我们扎实落实习近平总书记关于档案工作的重要论述，踏石留痕、勠力前行。