综合办公室精细化管理的办法研究

刘梅茹

【摘 要】在全球市场经济中，企业竞争日趋激烈，办公室作为确保企业正常运转的基本单位，发挥着重要作用，以及有着潜在的影响。本文主要阐述了新形势下综合办公室的精细化管理方法与措施，以及如何有效提高企业的整体实力和市场竞争能力。综合办公室是企业或单位的中央管理部门，其作用非常重要，如外部的接待、内部的通信、互连，以及确保各个部门的平稳运行。综合办公室在其中起着重要作用。综合办公室办公室的责任很重，如果处理不当会影响到企业每个部门的运作效率，因此在综合办公室中促进良好管理的方法将有助于规范企业发展，增强市场环境下的竞争。

【关键词】综合办公室;管理办法;精细化管理;应用措施

在当下的经济环境中，国际市场竞争激烈。无论是任何企业，专业且精细的功能划分能够有效地应对残酷的竞争并保持企业的最大业务利益。综合办公室是企业的外部窗口，负责处理各种外部事务。这也是提高企业整体管理的基础。对于综合办公室而言，精细的管理有助于有效地对繁琐的任务进行分类，合理地协调时间的安排，并有效地提高企业工作效率。全面性，可持续性，及时性和服务性是综合办公室职能的四个基本特征，充分体现了在综合办公室实施精细化管理的紧迫性。只有完善的管理才能确保所有任务正常运行。综合办公室负责企业或单位的对外事务，行政管理，通讯，文件，保密，印章和其他管理职能，还负责服务保障，组织协调和各级高级管理人员的接待。工作范围广泛而复杂。针对精细化管理办法，目前尚无可供参考的意见，许多只是临时解释。这就要求综合办公室做出合理的安排，区分主要和次要，以确保工作的正常进行。

一、改变管理理念，强化责任意识

如果将一个企业当做是人体，那么综合办公室就是企业的大脑。只有大脑能够时刻保持清醒，那么企业的发展与建设才能更加长远。所以，在对综合办公室进行精细化管理的过程中，需要对其进行管理理念的改变与创新，进而实现对管理责任的强化和管理意识的提高。这对于改变当下的综合办公室管理方法，促进综合办公室的工作效率与工作质量有着非常重要的作用。

例如：在对其进行精细化管理的过程中，需要结合先进的管理理念对其进行方式方法的制定。首先，需要提高综合办公室对外的服务意识，并且要对员工进行指责和态度的转变，使其能够形成一种顾大局、识大体的意思，进而在开展后续工作的时候才能更加顺利，且失误和错误的概率才会更低。这对于综合办公室的发展，乃至是企业的发展有着很大的推进作用。通过精细化管理的办法对综合办公室工作人员进行职能上的分配与安排，以及对其进行服务性的提升和构建，能够让综合办公室的管理理念以及服务理念有一个全新的改变与提升，同时还能大大提高相关工作人员的责任意识，且能够让任何事情只要经手就能做到事无巨细。这一态度是保证企业发展的关键所在，也是提升个人和企业严谨程度的关键要素。

二、简化办公流程，提高管理效率

繁琐的办公流程是影响工作有效开展的一个关键问题。如果想要对这一问题进行合理的解决，务必要从综合办公室的角度对其进行研究与分析。因为综合办公室是一个企业的核心组织，如果综合办公室的工作效率能够得到有效地提升，那么其他科室自然会被带动起来。在此，需要结合企业经营的规模以及企业负责领域的市场环境对其进行调整，进而实现对综合办公室工作效率的全面改革与创新。

例如：日常工作过程中，综合办公室的工作量巨大，且工作内容比较繁重，这就给整体工作的开展带来了很多的阻碍与不便。为了有效改变这一状况，实现办公的简洁化与舒适化，在此需要对综合办公室的管理方法进行全面的研究和分析。其中，主要涉及的有对行政部门的改革、对人事部门的指导、对财务部门的监管、对外宣部门的规划等。通过该方法，能够让不同的职能部门做到分工明确，且不会因为繁重的工作出现任何偏差。该方法对于提高綜合办公室工作人员的职能意识，促进工作人员严谨负责的态度，带动工作人员的积极性和工作热情有着很大的帮助。

三、严格公文处理，强化基本技能

在企业的综合办公室中，体现个人能力的一个方法就是通过公文的处理来提升自己和锻炼自己。这是一个有效促进个人能力发挥的空间，也是一个可以实现个人基本办公技能提升的通道。在这一过程中，工作人员务必要严格按照规定来处理公文，并且要在其中学会灵活应用自己的思维，从而让公文的处理更加准确、高效、便捷。这对于企业的发展效率与发展质量，以及外在的口碑有着很大的帮助和促进作用。同时这也是精细化管理过程中的一个重点环节。在审批过程、传阅过程、完结过程、归档规程以及涉密保护的过程中，能够体现出非常严谨，且非常高效的工作效率。

综上所述，对企业综合办公室进行精细化管理是当前企业在市场经济环境下发展的当务之急。对于日常复杂的综合办公室工作，其特定的企业管理方法和职责将把精细化的管理与每个阶段的任务、目标和发展计划紧紧地结合在一起。该方法能够有效地提高综合办公室工作水平，并为企业发展提供支持。

参考文献：

[1]于自佳.如何提升基层项目部综合办公室管理的工作效率[J].经贸实践，2017（24）：213+215.

[2]杨丁懿.高职院校二级学院综合办公室工作机制探析——以长春金融高等专科学校为例[J].科技资讯，2017，15（34）：154-155.

（作者单位：泉州中车唐车轨道车辆有限公司）