新时期做好工程档案管理工作的创新思路分析

杨艳

摘 要：新时期，科技发展迅速，更多先进技术应用在工程建设领域，工程項目建设与管理模式创新加速。在工程建设中，档案是工程管理的重要组成部分，档案管理更是不可忽视的内容。面对全新发展环境，工程建设数量及规模不断扩大，档案资料规模也急剧膨胀，工程档案管理面临诸多新情况与新问题，挑战重重。因此，要将与时俱进思想渗透在工程建设档案管理中，积极创新，开拓思路，明确工程档案管理的特征，正视其价值，分析其不足之处，构建科学有效的发展方案，切实提升工程档案管理效率与质量，为档案资源的高效利用创造有利的价值。

关键词：新时期;工程档案管理;创新;思路

前言

立足工程项目建设领域，档案管理工作被纳入管理范畴，事关工程建设项目建设顺利与否，能够为工程建设的开展提供信息支撑。面对新时期，工程项目建设领域出现诸多新技术与新工艺，工程管理也面临新问题，而工程档案管理强调工程建设全过程信息的收录，其管理工作更显重要性。因此，要重视新时期工程档案信息的收集与整理，追求效率的提升以及质量的增强，全面发挥档案资料对行业发展的支撑作用，在根本上促进工程建设行业的长远与稳定发展。

一、正确认识工程档案的特征及价值

1.新时期工程档案的特点

对于新时期工程档案而言，自动化是突出特征。立足信息技术背景之下，工程建设档案管理模式不再一成不变，传统纸质档案发展为电子化档案，满足自动化存储要求，自动化管理成为主要手段。另外，随着工程档案信息化建设的加强，数字化成为工程档案的突出特点，能够支持档案信息的快速检索以及高效查询应用，档案安全性更高。

2.工程档案管理创新的价值

对于工程档案，是工程建设领域的重要资源。为了促使工程档案管理与时代同步，管理思想的创新势在必行，需要发挥信息技术的优势，加强信息化基础设施建设，以信息为载体，切实提升工程管理水平，为工程建设经济收益与社会效益的获取创造有利条件;工程档案记载了工程建设各个环节的具体情况，涵盖工程立项、工程设计、工程施工以及竣工验收等整个流程，涉及施工管理方方面面。因此，为了保证工程管理的有序性，创新管理成为必然。只有工程档案信息管理的高速运转，才能凸显先进技术的优势，构建工程档案网络化管理信息系统;管理的创新是增强档案资源共享性的根本。在网络信息时代下，工程档案管理以信息技术为依托，发挥信息资源共享平台的价值，构建现代化档案资源管理模式，为信息获取提供更大的支持;依托科学的档案管理方式，有利于了解资源调用情况，明确人员结构，实现真正意义上的档案数据信息共享，工程建设管理效率大幅提升。另外，档案管理能力的增强能够发挥对决策的辅助功能。除此之外，工程档案管理结合工程建设行业发展，对多元化信息进行分类整理，及时进行信息的完善与更新，有利于维护信息完整性，加快档案资料管理的规范化与信息化，是推动整个行业科学发展的重要支撑。

二、新时期工程档案管理存在的问题

1.资源投入有限，现代化技术应用凸显形式化

随着科技的不断进步，整个工程项目建设领域技术应用水平提升，新技术与新平台成为新时期工程管理的重要特征，档案管理领域也参与其中，但是，技术的引进与应用离不开资金的大力支持，同时，很多技术不是一次性投资，需要进行定期升级，目的是保证系统的先进性，以便更好服务于工程档案管理需要。但是，在工程建设领域，档案管理方面的投入有限，资金支持力度不强，很难跟上档案现代化管理工作模式的节奏，阻碍了档案管理创新，威胁工程档案信息的可靠性，整体管理效果不佳，在很大程度上不利于工程建设开展。另外，工程建设单位很难及时进行档案设备、系统以及相关软硬件的更新与升级，无法满足工程档案现代化管理需要，制约了档案信息价值的发挥。

2.尚未构建健全的档案管理制度，威胁档案实效性的发挥

在工程档案管理中，完善的制度是根本，能够有效发货指导性作用，推动档案管理工作有序开展，是增强管理实效性的基础。工程档案管理制度的构建与多方面因素有关，也是工程管理的重点。但是，这也是工程建设管理发展中所欠缺的，管理机制不健全，规范性不强，资源出现短缺现象，影响档案管理的连续性，管理凸显分散性特征，无法充分发挥工程档案对工程项目建设的指导性作用。

3.管理人员专业性不足，综合素养亟待提升

工程档案管理包含多个领域，档案管理人员的素质与技能面临更高要求，专业性更强。在信息化背景之下，档案管理人员综合素养备受挑战。但是，很多单位工程档案管理人员并非专业人士，来源于多个专业，水平有限，缺乏全面的、系统的档案管理知识，很难承担工程档案管理工作。另外，在档案信息化建设不断深入的过程中，管理人员思想尚未跟上时代发展，现代化管理观念不强，信息素养亟待提升，技术使用不规范，熟练程度不达标，无法推动工程档案管理与信息技术的高度整合，不利于管理效率的提升。

三、新时期如何做好工程档案管理工作的创新

1.积极转变管理思维，创新工程档案管理机制

思路的创新源于意识的创新。工程档案的精准性对工程建设影响巨大，事关形象与荣誉，同时，档案资源也是影响档案实际作用的主要方面。立足工程档案传统管理实践，比较突出的问题是缺乏专门、独立的档案管理部门，使得资料管理缺乏统一性，以分散状态存在。在档案价值不断提升的过程中，工程建设单位也要加强档案管理平台建设，开拓思维，转变理念，与时代同步，成立专业化的档案管理机构，配备专业人员进行管理，实现对档案资料的统一化管控。具体讲，要深入调查各个部门档案保管情况，合理进行人员配备，落实相关岗位，明确职责范围，以实现管理效率全面提升。

2.重视引入先进的现代化技术，提升信息应用水平

对于新时期工程建设，档案管理水平集中反映了现代化技术应用层次。从本质上讲，现代技术的应用水平与档案管理质量息息相关。为此，要做好技术引进工作。首先，要力求存储模式的多元化。在工程档案传统管理中，主要以文本方式进行存储，需要大规模空间，时间成本较高，查询应用效率较低。依托现代化技术，能够增强档案管理的多样性，尤其是电子档案、视频档案等方式得以应用，更显现代化特征。其次，在档案管理中，需要加快电子化档案建设，建立新型管理网络，发挥计算机技术的作用，发挥网络档案管理模式的优势，实现档案管理效率的全面提升。在创新中，要以电子档案管理的网络化建设为基础，遵循协调性原则，保证统一化，将其有效渗透在档案管理各个环节，更显专业性的作用，发挥专业人员的指导性作用。也就是说，在未来的工程档案管理中，创新的本质是以行业发展实际为前提，加快档案信息化与现代化发展速度。

3.构建科学高效的档案管理制度，强化制度性保障作用的发挥

立足新的发展阶段，制度性建设影响各行各业，工程档案管理也要紧跟形势，加强制度化建设，从多角度出发，将档案采集、存储以及利用制度落到实处。具体讲，要明确档案归档范围与时间，将诸多制度的制定以及执行纳入考核范畴。另外，要建立科学合理的评价制度与奖惩措施，以便有效激发档案管理者积极性与热情，提升工作主動性。为了保证制度建设的顺利开展，在制度贯彻期间，可以结合实际情况，由专业档案管理人员组建专门小组，对档案资源进行全面与系统的收集，落实工程档案管理标准，实现规划与整理工作的有效进行。除此之外，要合理增加档案管理资金投入，保证管理与建设的先进性，积极进行相关管理设备的更新与升级，以便更好适应现代化信息档案管理需求，加快向着集约化与智能化方向发展。

4.加强人才综合素养培训，培养融和档案管理与信息技术于一体的复合型人才

立足信息化建设背景之下，工程档案管理挑战重重，尤其在信息技术的支持下，管理者更要积极掌握，更好发挥其对档案管理知识的促进作用。因此，档案管理者要增强责任观念，重视专业素养的提升，以时代要求为方向，积极创新档案管理思维，按部就班、循序渐进地提升档案信息化管理水平，在对知识结构进行调整优化的同时，积极掌握现代化信息技术，增强档案信息管理水平。具体讲，要对人才引进方式进行开拓，保证多样性与丰富性，为档案管理实践引进与培养更多人才。另外，要积极组织专业的培训与教育，重视行业交流，丰富人员知识储备，提升职业素养，实现对自身知识与技能的动态化更新。

四、结束语

面对飞速发展的新时代，工程建设领域与时俱进，新技术、新材料以及新工艺应用增多，工程档案管理工作成为制约工程管理不可忽视的内容。为此，要以信息化为方向，遵循行业发展实际情况，将创新发展融合在工程档案管理中，开拓思路，勇于转变思想，在充分认识当前档案管理特征、价值以及问题的基础上，制定行之有效的发展战略，综合制度、管理以及人员等多角度，在提升工程档案管理水准的同时，更好服务于工程建设行业的可持续发展。

参考文献：

[1]顾文婷.浅析工程档案管理问题及措施[J].陕西档案，2019

[2]梁珊珊.建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施[J].办公室业务，2019

（作者单位：雅居乐地产置业有限公司）