关于档案信息化建设与档案管理的探索

齐宏佳

【摘要】随着我国社会经济的不断发展，科学技术已经融入到人们日常生活和工作的方方面面，档案管理工作也不例外。当前，档案信息化建设已经成为我国现代化建设的重要组成部分，相关人员需要不断探索提高档案信息化建设与档案管理的措施和方法，提高档案管理工作的水平，为我国现代化建设贡献力量。

【关键词】档案信息化建设；档案管理；措施

作为现代档案管理的主要方式，档案信息化建设已经成为我国未来档案管理工作不可逆转的发展方向。随着我国信息技术的不断发展与深化，其在我国档案管理工作中的有效应用，也推动了我国档案管理工作水平的不断提升，为我国档案信息资源的共享提供了可能与保障。

一、档案信息化建设的基本理论

档案信息化指的是将计算机、网络等现代化的信息技术应用于档案管理工作当中，实现档案收集、保存、管理的统一化、和谐化，实现档案信息共享化的一种模式。

二、档案信息化建设的特征

在实验时期，档案信息化建设的特征主要表现在两个方面：一是档案管理向着多元化的方向发展。二是实现了对传统档案管理的优化。在普及时期，档案信息化建设又表现出了其他固有的特点，主要包括：1.对档案的公布，并实现对档案检索的开发与利用。2.计算机的使用逐步得到社会各界的肯定，计算机编目进一步普及，计算机辅助立卷得以实现。在网络时期，档案信息化建设的特征主要体现在：计算机已经成为引领档案管理的中坚力量，多媒体技术和光盘存储功能已经得到了广泛的应用。数字档案时期，档案信息化建设的主要特征表现在：数字档案已经成为档案管理的主流，各档案数据库得以建立和使用，同时，电子文件的相关管理网站也逐步建立和完善，数字档案管理成为档案管理不可逆转的发展潮流。

三、档案信息化建设与档案管理的措施与方法

（一）不断推进档案管理信息资源的整合工作。在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通過两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理，确保信息资源能够在宏观角度上实现优化发展。

（二）提升电子文件归档管理的信息化水平。在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。

（三）提升档案管理人员的服务意识，拓宽档案信息管理人员的管理思路。之所以要进行档案管理工作，主要是为了为社会提供有效的服务。要实现这一点，档案管理部门以及其内部的相关管理人员就需要不断拓宽其管理思路，提升档案管理工作的服务意识。传统而言，我国的档案管理工作将过多的精力放在了“保管”资料之上，而没有对资料进行充分的“利用”，这制约了档案资源价值的实现与发挥。因此，需要转变这一观念，集中注意力到资料与资源的利用之上。此外，我国传统档案管理还存在着过于重视档案信息资源的安全性与可靠性的价值取向，在档案信息化建设时期，一定要转变这一理念，推进档案信息管理的全面发展，提升档案管理人员服务大众的思想意识。除此之外，档案管理人员还需要不断提高自己的专业知识水平和综合素质能力，使自己从单纯的档案资料管理人员向着档案信息管理的方向不断发展。档案管理人员一定要铭记于心，档案管理工作并不仅仅是对档案的保存，更需要综合性的人才对档案信息进行分析和归纳，为社会经济发展提供信息支持。当然，相关领导也需要立足长远，充分发挥出档案对国家发展的积极作用，只有这样，才能够顺应时代的发展要求。

四、结语

随着世界范围内计算机技术的不断提高，将信息化技术应用于我国的档案管理工作已经成为不可逆转的发展方向。档案的信息化建设能够有效提高档案管理的水平，为我国经济社会的发展提供信息支持。本文从简要介绍档案信息化建设的基本理论与特征入手，从不断推进档案管理信息资源的整合工作、提升电子文件归档管理的信息化水平以及提升档案管理人员的服务意识、拓宽档案信息管理人员的管理思路三个方面提出了档案信息化建设与档案管理的措施与方法，以期为提高我国档案信息化建设与档案管理水平贡献一份微薄的力量。

【参考文献】

[1]刘莉.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 商，2016（26）：235.

[2]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J]. 企业改革与管理，2016（05）：58.