新型矩阵管理模式下的民办高校人事档案信息化建设研究

陈曼煜

【摘要】分析了民办高校人事档案信息化建设的重要意义、现实状况及存在的问题。结合信息化时代特征和民办高校发展的现实需求，探索引入新型矩阵管理模式，从管理体制、条件保障、人员配备等方面加强人事档案信息化建设的对策和建议。

【关键词】新型矩阵模式  民办高校  档案信息化

民办高校需要积极推进人事档案信息化的建设和管理工作，基于先进的管理理念，充分利用计算机技术，建立起一套有助于民办高校长远发展，兼具信息共享和资源重组的人事档案信息化管理规范。民办高校的办学机制一般以市场需求为导向，突破传统办学思维的局限，可以借用现代企业优秀的矩阵管理模式，建立了一套更加灵活、高效的人事档案信息化管理机制。

一、民办高校人事档案信息化建设的现状

目前各高校普遍认识到人事档案管理信息化在高校人才建设中的作用越来越突出，也逐步受到大多数职工的普遍关注，但民办高校在信息化建设中存在不少困境：

（1）学校投资力度不够，基础设施建设不完善。在建设过程当中，各个学校的投资力度，有很大差异，有些学校资金投资力度不足，在档案信息改造过程中心有余而力不足。在软件及硬件基础设施配置上、信息化建设管理人才上、档案信息化管理制度等方面还不完善。

（2）没有统一化的标准与规范，信息化管理水平不高。当前有的民办高校没有制定相关的统一信息组建标准与规范，尽管目前各民办高校在信息化建设过程中取得了一定的成绩，但在档案信息化管理方面依然略显水平不足。诸如实际处理能力不强，存储设施标准化程度不够，信息化管理系统软件在处理数据资源过程中一致性不强。

（3）档案信息资源匮乏，利用效率不高。有些学校档案信息化建设程度相对较低，更不可能把原有纸质材料转变化电子化信息，导致其能够利用的信息化来源相当少。有的学校档案虽然电子化，但从实际信息共享利用现状来分析，大多数档案资源及数据信息并没有得到充分运用，从资源实际利用效率来分析不高，并不能体现出当前资源信息化建设的主要目标。

（4）人员技术较弱，安全性相对较低 。目前民办高校档案信息化的技术人员匮乏，基本只会简单的办公整理软件和搜查档案信息等基本常识，对于系统维护和新技术的应用缺乏学习。档案相关信息化管理都是应用计算机以及网络来达到傳输目的，在传输过程中，就加大了其外泄风险，此外，网上充斥的病毒以及黑客也会造成重要的安全隐患。

二、新型矩阵型管理模式的优势分析

矩阵型组织管理模式吸收了职能型和直线型的优点，是把按职能划分的部门和按项目设立的管理机构，依照矩阵方式有机结合起来的一种组织形式，其优点如下：

（1）有利于项目管理的优化。矩阵型管理将集权化与分权化有机地结合起来，处在纵横交叉点上的项目负责人具有纵向和横向信息源，信息占有量较大，为科学、正确决策和降低管理风险提供了保证。

（2）有利于内部细化管理。推行矩阵型管理模式，加强项目的纵向控制能力，可以从制度层面固化上级职能部门的监督和监控功能，健全内控制度，规范操作程序，杜绝了“暗箱操作”，堵塞管理漏洞，推进了廉政建设，不断提高项目管理水平和服务能力。

（3）有利于人才沟通交流。矩阵组织的组织形式就是将不同部门的人为了相同的目的组织起来的，在形成了整体形式下，实现人才互补，做到共同发展就变的较容易了。在矩阵组织的作用下，单位能够打破了旧的人事观念，将各单位的技术骨干抽至项目组，为项目的实施提供了保障，很大程度上加快了项目进度。

三、矩阵管理模式下的人事档案信息化对策

人才战略是学校事业发展的重要战略，在激烈的竞争环境下，民办高校要提高人才引进和使用的管理水平，必须创新人事档案管理模式。

（1）转变管理观念。随着学校硬件条件的有所好转，各个学校都在逐渐实现其信息化建设，但是学校相关管理人员还需要从其传统的管理思维中走出来，积极学习先进的管理模式，借助现代的网络与信息科技带来的便利，适应时代的变化。

（2）构建完善的档案管理信息化体制。首先在档案信息化建设技术方面，不但要提高信息技术的先进程度，也要提高这些高科技的适用性，保持两者之间的平衡能力，才能够将档案信息化建设的真正作用给体现出来。其次在档案信息化具体内容方面，应该不断搜集档案信息化管理资源并对其深层次研究及开发，构建完整的档案信息数据库，为档案信息化资源共享及综合利用提供必要的条件。

（3）强化档案管理员工综合素质。首先，要招聘专业能力强的档案信息化管理人才，构建专业性，综合能力突出的档案信息化管理团队;其次，强化档案管理员工综合素质培训工作。一是要加强对档案管理员工信息化水平进行专业性培训，提高档案管理员工信息化综合处置能力，能够综合利用信息化管理系统来管理及分析档案数据信息;其次，提升档案管理员工综合管理素能，利用多种形式培训来提升员工专业素养及信息化技能，而且和实际工作绩效相互结合起来。

（4）加大档案资源共享力度。学校在进行信息化建设时，必须高度重视标准化程度。其一，在最大程度上使用国际通用标准，同时需要结合国家、教育领域以及各地标准;其二，确立以标准化为主体的管理，并利用制度加以强化与规范。提高档案资源有效共享及相互交流，能够促使不同部门之间数据共享及共赢，也能够促进不同档案管理部门获得更好的发展，将电子档案管理真正优势给发挥出来。

参考文献：

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[4]朱琦.高校人事档案信息化管理建设[J].科技传播，2015（16）.75-76

基金项目：本文系湖北省教育厅项目“新型矩阵管理模式下的民办高校人事档案信息化建设”（项目编号：18G150）研究成果。