论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效应

郭晓蕾

摘 要：企业的档案管理是反应员工个人经历、人事信息、财务信息、销售信息等综合的整体情况，是企业的重要组成部分。伴随着我国企业的改革和发展，企业的产权发生了变化，企业的档案管理工作也相应产生了变化。本文针对企业档案管理的重要性进行了分析，同时阐述了企业改革发展中档案管理存在的问题，探究了相应的加强措施，希望能够针对问题，规范企业发展过程中的档案管理，促进企业的健康可持续发展。

关键字：档案管理;企业;改革发展;服务效应

随着社会的发展和进步，我国企业的改革发展势在必行，由于企业在改革发展过程中所涉及的方面较为复杂，不仅涵盖生产和经营，还涉及到人员的调配等。在改革过程中需要档案材料为其提供有效的凭据，方便企业领导做出科学有效的决策。企业在改革发展过程中，档案管理可以充分发挥信息的提供者，站在企业的发展角度思考问题，为决策者提供更为便捷的档案服务。

一、目前企业档案管理存在的问题

1.不够重视档案管理工作

有些企业对档案管理方式还处于较为原始的阶段，忽视档案管理工作的重要性，认为档案管理工作与企业的发展和经济效益没有关联，对档案管理工作硬件和软件设施的投入资金较小。在档案管理中对人员不断简化，也没有意识去培养和引进高素质的人员，造成企业档案管理在进行资料收集、审核、保存過程中缺乏规范性，最终形成的企业档案管理的粗放型模式。长期以来，档案管理没跟上企业发展的步伐，制约着企业的进步，影响企业的经营状态。

2.管理不规范，收集的资料内容不全面

如今，有些企业的档案管理仍然没有严格规范管理的模式，出现了收集、分类、装订无序的状态。同时，企业没有制定相应的管理制度规范管理的过程，导致档案管理部门不清楚如何收集信息，模糊的操作顺序，导致工作人员在实际操作过程中出现收集资料内容不完整或是信息不真实的状态。主要原因是企业档案管理工作较为形式主义，管理人员在填写相关信息时没有严格按照实际情况填写，档案不能正确反映员工的工作面貌及个人素质。甚至企业存在一部分的人情关系，因此会出现借着人情制造虚假信息，这样会在后期考核升职中出现信息条件不符的状况，给档案管理工作带来困扰，影响企业的有序发展。

3.没有跟上信息化时代的步伐

随着我国进入信息化时代，企业不论是从经营到管理都在朝着信息化时代的方向发展。一部分企业的领导对档案管理工作不够重视和投入，导致其档案管理的信息化程度较弱，大部分企业处于传统的人工操作模式。信息化对档案管理可以做到规范化，减少人工操作的误差，提升企业档案管理工作的效率，减少企业的开支，促进企业档案工作的信息化、快速化、真实性。企业没有利用先进的技术造成档案管理处于停滞状态，进而导致档案的利用价值低，不能真实的反应企业的各项信息，制约企业的进步和企业效益的提升。

二、档案管理在企业改革发展中的作用

1.更好地完善企业的人事工作

企业档案主要是记录员工的信息、生产信息、财务信息、技术信息及其销售信息等基本信息，通过信息记录可以总结企业发展过程中的管理经验，为企业后续的发展提供有用数据。企业在改革发展中需要深刻了解企业的发展背景、历史、现状和人员情况，这些分都需要建立在真实、有效、全面的档案资料上。档案管理在一定程度上利于企业完善人事工作，帮助企业顺利完成战略组织。总的来说，档案管理在企业改革发展过程中完善了企业的人事资料。

2.为企业的战略重组提供数据支持

在企业改革发展中需要对自身的销售、生产、人事、财务等多个部门进行重新梳理，不断了解企业的生产技术水平能力、库存状态、销售情况、、财务状况和各岗位的人事设置情况等。只有企业充分掌握全面的基本资料后才能明确企业的发展方向、产量、大小，进行长短期的战略规划和布局，通过财务生产及市场信息，设计可行性的方案。总的来说，档案材料通过多年精确有效的记录，能够为企业的改革提供完备的信息，在企业战略重组时打下数据支持，促进企业改革发展的有效运行。

3.为企业在文化建设过程中提供充足的素材

一个企业的改革和发展离不开企业文化的建设，企业文化在一定程度上能够凝聚人心，强化员工的责任感和归属感，提高员工的工作积极性。在建设企业文化时需要与时俱进，根据企业改革发展的理念而不断深入和定义。企业在建立之初会根据创始人的价值观而形成一定的企业文化，企业会随着时代的变迁不断壮大企业文化。企业文化的发展需要保留历史根源，提炼优秀的文化精髓，不断形成独特的企业文化。因此，档案管理在企业改革发展中为企业设立优质的文化，将企业的文化加以宣传，提升企业的形象。

三、发挥档案管理在企业改革发展中的措施

1.重视档案管理工作

企业档案管理工作想要做得更好，促进企业的整体发展。首先，企业需要重视档案管理工作，加大档案管理的宣传力度，转变传统的管理方式。企业的领导需要认识到档案管理工作的意义，及其对于企业发展的价值和重要性，树立正确的档案管理意识。其次，企业领导需要加强对员工的培训工作，保证档案管理人员在认真工作，严格做好员工入职工作，按照真实情况填写档案信息。同时，鼓励他们结合信息化的管理方法，促使档案管理工作变得方便，快速。另外，企业可以安排相应部门对其档案工作进行监督，防止出现虚假信息的记录，保证每一个员工资料的真实性，每一条财务、销售、生产、技术信息的真实，为企业创造更丰富可靠的档案信息，推动企业的改革和发展。

2.加大投入，对档案内容分类管理

企业需要认识到档案管理存在的问题，加大投入。首先，加大人员培训力度，引进高素质、能力强的档案管理专业人才，提升档案管理的质量和水平;其次，加大对硬件和软件设施的投入，保证工作人员可以利用先进的计算机技术，对档案工作进行信息存储查找不断实现信息化管理，方便档案的利用，提升了档案查找的工作效率。与此同时，传统的企业档案管理内容较为复杂，无法在第一时间找到相应的内容，那么对档案内容进行分类管理，方便后期查阅。

3.结合信息化技术管理档案，注重安全性

企业档案工作需要跟上信息化时代的脚步，结合硬件设施和软件设施，利用信息化技术对其进行管理。在传统的档案管理基础上开发相应的管理信息软件，特别需要注意的是保证软件的安全性，防止黑客盗取企业员工、销售、生产等相关数据信息，提高企业档案的使用价值，促进企业的改革发展。这样一来，不仅改变了传统纸质存储的管理模式，在一定程度上保证了企业档案管理的安全性。

4.规范档案管理的流程

首先，檔案管理的流程需要以企业改革发展服务为根本，不仅需要为企业改革发展提供有效全面的档案信息，还需要为企业改革发展提供高效便捷的档案查询服务。基于此，档案管理的流程可以结合《档案法》和多种文献的数据进行指导，再结合本企业的实际情况，建立档案规则和制度。其次，根据便捷档案使用人才阅读档案的原则，建立核心内容和目录，让档案使用者能够在较短的时间内查阅到有效的信息。最后，建立健全档案管理的考核制度，由于档案管理和查阅过程中容易出现档案遗失信息泄露等问题，需要纳入考核，将责任落实到人，保证档案管理符合各项管理标准，保证企业改革发展中科学有效的档案管理。

5.树立主动积极的服务意识

企业档案管理需要以企业改革发展的战略目标为基础，在部门内部大力宣传主动服务的意识。严格要求档案管理人员根据企业改革发展中所需的档案信息进行归档和分类，主动为档案使用人提供相应的档案材料，然后结合企业改革发展的实际需求，深入各个职能部门，与负责人进行沟通，有效地将各部门的重要文件和信息进行整理和归档。档案归档过程中需要主动研究企业在改革发展道路中需要的相关文件，主动了解档案的相关信息内容，积极地为企业决策层提供有效的档案参考数据，推动企业的改革和发展。

四、小结

在企业改革发展过程中，企业需要对档案管理引起高度重视，根据目前存在的问题加以改正，转变企业传统的纸质档案管理模式是必然的。提高档案管理意识，规范档案管理工作，结合信息化技术进行档案管理，树立积极主动的服务意识，将企业的档案管理工作做得更加透彻和规范，促进企业改革发展过程中的进步。

参考文献：

[1]梁晓蓉.论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用[J].中国管理信息化，2018

[2]陈丽萍.我国企业档案管理体制的发展与演变[D].福建师范大学，2011

[3]杨汝鉴.与时俱进 开拓创新 服务国企改革发展——在全省企业档案工作研讨会上的讲话[J].云南档案，2002

[4]赵 勇.浅谈如何做好企业改革中的档案管理工作[C].中国档案学会.中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集.中国档案学会：中国档案学会，2002

（作者单位：陕煤实业集团）