高校档案利用障碍及对策分析

崔丽丽

摘 要：近几年，我国社会经济发展突飞猛进，各行业均得到了较大的发展，市场竞争愈加严峻。竞争本质是对人才的竞争，谁拥有高质量的人才队伍谁便能够在激烈的竞争中脱颖而出。高校档案统计和记录了人才的信息，受到了高度关注，但是在实际利用的过程中存在着较多的问题，没有得到较好的利用，高校档案自身应有的作用得不到充分的发挥，甚至造成了一些矛盾和糾纷，如何高水平的利用高校档案成为现阶段面临的一大难题。因此，对高校档案利用障碍及对策的研究是十分必要的。

关键词：高校档案;障碍;对策

档案作为各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。高校档案是我国档案工作的一个重要组成部分，它是高校管理、教学、科研等方面的原始记录，是高校基础建设和办学成果以及社会价值的真实体现，为社会科学技术发展和经济建设提供有效的智力支持和推动，为高校的可持续发展提供了客观历史依据。随着社会的不断发展，对高校档案管理建设提出了新的要求，传统的高校档案管理手段已经不适应社会发展的需要。

高校档案利用的过程中存在障碍，一定程度影响了高校档案利用的效率和质量，造成了不必要的人才及财力的浪费，高校档案利用工作还有较大的提升空间，工作还需进一步改进。高校应正视档案利用工作中存在的不足，不断对档案利用工作进行改进，切实提高档案利用水平和管理水平，进而发挥出高校档案应有的作用，为社会经济的发展提供及时可靠的人才保障。

因此，针对高校档案工作中产生的问题加以改进和创新，健全档案资源体系、利用体系、安全体系和管理体系，加大对档案工作的支持保障力度，既是高等教育发展要求，又是档案工作自身发展的需求。只有不断创新档案工作，不断探索新的方式方法，与时俱进，才能使高校档案事业获得可持续性的发展，展现新的生机活力。

一、高校档案资源利用障碍

随着社会经济发展迅速，新兴科技不断涌现，人们愈加注重对高校档案的利用，并取得了一些效果，在一定程度上促进了社会经济的发展。但是由于多种因素的影响，高校档案利用并不顺利，信息泄露、丢失现象频频出现，对学生的生活和工作造成了极大的负面影响。本文对高校档案资源利用障碍进行了细致的梳理，并总结归纳为以下几点：

1.档案形式单一

随着高校招生规模不断扩大，高校档案资源越来越丰富。但是由于多方面因素的影响，高校档案形式较为单一，对信息的涵盖较少，不能全面细致的展示相关信息，为有关人员利用档案造成了极大的阻碍。目前，高校档案较多，工作人员在对档案进行处理时承受着较大的压力，而且部分高校工作人员不能对档案进行科学的分类和保存，导致档案存放位置较为混乱，加大了档案利用的难度。

2.档案管理意识薄弱

目前，部分高校对档案管理工作的认识不够充分，在开展工作时一味追求教学工作质量的提升，忽视了档案管理工作的开展，档案管理意识薄弱，在开展档案管理工作时存在敷衍心理，没有严谨认真的工作态度，导致档案管理工作开展水平较低，档案数量和质量得不到必要的保障，对档案的利用造成了极大的负面影响。由于管理意识薄弱，造成了大量资源的浪费，档案不够全面，不能为档案利用人员提供全面可靠的档案资源，造成了一定的负面影响，降低了高校档案的利用率。

3.档案利用意识有待提升

近几年，高校虽然不断加强档案管理工作的开展，加大了对档案管理工作的扶持力度，并取得了较好的效果，在一定程度上提高了档案管理工作的水平。但是，过分注重对档案的保存，忽视了对其利用，在对档案进行管理时没有充分考虑到利用人员的感受，导致在利用高校档案时难度较大，高校档案使用过程中问题频出，加大了工作人员的工作量，加重了人员的压力。

4.档案利用体系不健全

目前，我国高校为满足社会发展的需求，积极转变自身观念，不断改进工作，为利用高校档案提供了极大的便利，提高了高校档案的利用率。但是由于历史遗留问题的影响，高校档案利用体系不够健全，不能对利用工作进行规范，在档案利用的过程中仍旧存在着较多的不足，工作还需进一步改进。

二、应对高校档案利用障碍的对策

目前，高校档案资源的利用是时代发展必然趋势，是社会经济寻求自身进一步发展的必然要求。本文对现阶段高校档案利用中存在的问题进行了全面细致的研究，并针对性的提出了几点建议，并总结为以下几点：

1.提高档案利用意识

高校应转变落后的观念，不断工作改进，切实提高档案利用意识，充分认识到高校档案利用在社会经济发展中发挥的重要作用。高校应在档案利用中发挥积极主动的作用，注重和有关单位保持密切的交流，进行全面细致的协商，使档案能够得到高效的利用，避免信息泄露、丢失等问题的出现，保证档案的安全和完整。此外，高校应设定专职部门及人员为人们利用高校档案提供帮助，并对档案利用工作进行管理，确保高校档案利用工作的高效有序的开展。

2.为档案管理工作提供必要的保障

新形势下，高校应为档案管理工作提供必要的保障，确保档案管理工作的高质量开展。高校应注重对高水平人才的聘用，不断对档案管理人员结构进行优化，对工作人员的权责进行明确，确保人员能够按照既定流程开展工作，并注重对内部人员的培养，促使人员积极学习和应用先进理念及技术，切实提高工作人员的业务能力和思想素质，为档案管理工作提供可靠的人才保障。另外，高校应为档案管理提供充足的资金保障，确保资金链的稳定，确保档案管理工作的高效有序开展。

3.制度层面的保障

有关部门要不断健全相关规章制度，对高校档案利用进行规范，确保高校档案能够得到合理的利用，避免造成学生隐私的泄露，确保档案的安全。而且有关部门应建立健全严格规范的惩处机制，加大对档案盗用人员的处罚力度，形成强大的威慑力，尽可能减少档案盗用情况的出现。另外，高校应注重对相关政策制度的学习和应用，并根据自身实际情况不断健全内部制度，从制度层面上对档案利用工作进行规范，确保档案的高效利用，避免资源的浪费。

4.信息化技术的应用

随着科技的发展，信息化技术在民众生活和工作中得到了较为广泛的应用，极大地改变了民众生活和工作的方式。高校应紧跟时代发展的脚步，转变自身观念，加大对信息化技术的应用，克服以往档案管理及利用中存在的不足，切实提高档案的信息化水平，进而实现档案信息的快速传递，确保高校档案信息能够得到高效利用。高校在利用信息化技术时应注重结合自身实际情况，明确自身目标，并充分借鉴国外先进国家的经验，科学合理的利用信息化技术，进而发挥出信息化技术应有的作用。

三、结论

综上所述，高校档案利用能够为社会提供可靠的人才保障，进而推动社会经济的进一步发展，有着极大的现实意义。但是由于多方面因素的影响，高校档案利用工作开展效果并不理想，利用效率较低，工作开展过程中问题频出，造成了大量资源的浪费，不利于社会经济的进一步发展。现阶段，高校档案利用工作中存在意识薄弱、制度不健全等问题，对高校档案利用工作造成了极大的影响，有关单位应正视这些问题的影响，从制度、意识及能力等方面对工作进行改进，切实提高高校档案资源的利用效率，确保高校档案利用工作的高效有序开展，进而实现社会经济的进一步发展。

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（作者单位：南京审计大学）