信息化背景下医院财务档案管理的趋势、问题与对策

摘 要：信息化背景下，医院财务档案管理呈现出资源数字化、传输网络化和利用多元化的趋势，信息化的管理方式给财务档案管理带来更多的思路但同时也给医院的档案管理水平提出了更高的要求。当前，医院财务档案管理存在信息管理意识不足、管理制度更新滞后、管理人员信息素养不高的问题，对此本文提出了相应对策以供同仁参考。

关键词：信息化;医院;财务档案

医院财务档案见证了医院改革和发展的真实历程，同时也揭示了当前医院各项资产的情况，是医院经营者制定发展计划、做出经济决策等日常管理的重要参考依据，对医院的实际工作和长远发展都有着重要意义。医院财务档案还是发现医院是否遵守财经纪律、是否存在违纪情况的直接证据。为了更好的遵守上级下达的各项财会制度、适应医院自身的长远发展、满足社会公众的档案需求，医院档案管理部门应充分了解信息化背景下医院财务档案的趋势以及面临的挑战，探索出以财务档案管理的新途径。

一、信息化背景下医院财务档案管理的趋势

1.由实体档案转向电子档案

信息化背景下，医院财务档案的资源数字化和管理网络是最为显著的趋势。当前，我国各地的医疗机构都在积极主动的推动医疗卫生信息化建设工作，如建立医疗档案信息资源数据库等，逐渐形成了线上办公、服务的格局。对于财务档案来说，信息化带来的影响更为直接。

第一，医院财务档案涉及的种类十分丰富、体量庞大，且具有专业性、综合性的特点;在制度上有专门的《医院会计制度》;在种类上有资产负债表、损益表、药品收支表、基金增减情况表等几大类，在大类下还分属了若干小类;在人员配备上，由医院档案会计进行财务档案的管理。这都可以看出医院财务档案管理的复杂性和专业性。在信息化背景下，医院财务档案逐渐从实体档案转化为数字档案，信息资源服务的载体也更加多元化。电子档案的载体可分离性和可编辑性给财务管理提供了更多的便利。

第二，网络化主要指信息传输网络化。在过去实体档案或证明的转移与传输效率较低，且实体档案具有保密性、真实性和不可复制性等特点，这也使档案查询、借阅等涉及到位置移动的档案服务效率较低。在档案数字化的基础上，档案传输更加便利。载体的可得分离性和互联网让档案传输效率更高，使医院财务档案的服务与利用开发更加多元化。

2.由信息保管逐渐转向信息开发

现代信息技术的变革发展影响了各行各业，医院财务档案作为重要医疗信息的一种，其工作方式和理念的改革更是颠覆性的。医院财务档案的管理也逐渐由线下转移至线上，便捷的信息流通方式给医院财务档案的开发与利用提供了广阔空间。现代化档案管理体制下医院财务档案的管理，更加关注解决过去丰富的管理状态，将数据充分利用起来，包括医院业务开展情况分析、财务状况分析、医院结余情况分析、医院效益分析和财产物资利用分析等是当前医院财务档案管理的重要方向。在未来，医院财务档案的管理不可避免的要运用到先进的大数据、云计算等信息技术，这些都是为了对医院财务档案进行深度的内容分析，进而挖掘出医院财务档案的内在价值和相互之间的关联性。因此，准确把握医院财务档案各个管理和适用主体的需求，采用现代化的信息技术对数据进行深层次的分析，是医院财务档案管理的必然趋势。

二、信息化背景下医院财务档案管理存在的问题

1.信息管理意识不足

信息化背景下医院财务档案管理有着资源数字化、传输网络化和利用开发多元化的趋势，这同时也给管理人员提出了新的挑战。但当前医院财务档案管理人员的管理意识与其信息化趋势还存在着一定程度上的不匹配。一是存在着“重经营、轻管理”的意识，没有正确认识到医院财务档案在医院发展过程中的重要参考价值和凭证价值。部分医院领导没有足够重视财务档案管理的重要性，导致了医院财务档案收集、归档工作滞后，财务档案信息资源较少;二是档案管理人员存在着“重保管、轻利用”的意识，没有认识到信息化背景下医院财务档案的新价值和新利用方式，导致医院财务档案管理缺乏创新、利用方式单一的情况，长期如此，会严重影响医院的日常管理效率和经济利益。

2.管理制度更新滞后

当前，医院现行的财务管理制度和档案管理制度多沿用传统的模式。传统的管理制度对应的是过去信息流通效率低、档案管理松散和收集率低的工作格局，具有一定的封闭性。但在医院现代化发展和档案管理信息化的背景下，财务档案的产生、流通、收集工作都有着较大的改变，这就要求应有与之匹配的管理制度的引领。但部分医院在制度创新上还较为滞后，尤其是缺少财务档案数字化标准、财务档案信息安全、财务档案网络传输等相关制度标准，制度的缺乏一方面降低了财务档案的管理效率，让管理工作缺乏依据、无从开展，也使得财务档案的管理缺乏系统性、整体性和协调性，无法与医院其他部分形成良好的协同工作机制，对医院体系化管理带来困扰。

3.管理人员信息素养有待提高

与其他档案有所不同的是，在财务档案管理工作中，信息的收集只是其工作的开端，更多的管理工作涉及到财务数据的分析、整理、核算等等，因此管理人员和财会人员自身的素养对于财务档案管理的重要性不言而喻。当前，我国大多数医院财务档案管理人员的配备都较为散乱，仅有部分中大型医院配备有专门的档案会计，而更多的医院则是由行政工作人员转岗或者护理人员临时充当。信息化背景下，医院财务档案管理对管理人员的信息素养提出了更高的要求。信息素养包括网络素养、计算机素养等多个方面，不仅要求了管理人员具有计算机操作、系统操作、信息检索能力，更对其信息价值挖掘、信息开发利用能力提出了新要求。信息素养的缺乏，使得财务档案管理的工作格局无法扩展，很多财务档案的新服务和新利用方式无法执行，影响了财务档案管理的多元化发展。

三、加强医院财务档案管理的途径

1.提高信息管理意识

为适应信息化背景下医院财务档案管理的新特点和新趋势，医院管理人员应加强对财务档案信息管理的重视。第一，通过主题讲座、会议交流、培训、主题宣传月等丰富多彩的活动强化领导层和基层管理人员的财务管理意识，提高他们对财务管理重要性和必要性的认识，为财务管理的改革和创新打下良好的基础和氛围;第二，要提高医院财务档案信息管理的意识，扭转“重保管、轻利用”的思想，借助档案信息化建设扩展财务档案信息资源库，针对财务档案的特点，重构管理流程，将信息化的思维嵌入到财务档案收集、整理、分析、流通的各个环节，通过可视化的档案管理流程让财务档案管理的脉络更加清晰，进而为财务档案的利用打下良好基础;第三，加强财务档案的利用，根据财务档案的种类和特性以及现有的技术条件积极探索多元化的信息服务方式，重点提供个性化查询和在线咨询服务，以提高财务档案的利用率。

2.加强管理制度创新

管理制度的创新应从两方面考虑：一是要根据财务档案管理的特点和趋势改革传统的管理制度。医院财务管理和档案管理部门要进一步丰富财务档案管理制度的内容，使其有充分的适应性。具体来说，要增加电子档案收集、管理标准、档案机房建设标准、财务档案信息安全管理制度、财务档案利用服务与开发制度等信息化的相关内容，通过完善的制度内容引领信息化背景下的财务档案管理工作的发展。此外，管理制度应注重前瞻性和容错率，给未来财务档案管理工作发展留有空间。二是提高财务档案管理制度与其他部门的协调性。财务档案管理与利用是一项系统性和全局性的工作，因此在制度制定上要充分考虑到各部门的工作特点，将财务档案管理制度与其他部门的制度协调起来，推动医院的体系化管理，减少部门之间的信息冲突，解决信息闭塞的问题，让各个部门都能够享受到财务档案管理信息化带來的工作便利。

3.强化管理人员信息素养

档案管理人员作为领导层管理方针和管理制度的执行者，应不断提高自身信息素养，适应信息化建设带来的工作变化，以高水平的业务能力和高度的责任心推动医院财务档案管理的高质量发展。首先，要加强基层管理人员的培训。信息技术具有更新快的特点，对此应进一步提高基层管理人员的培训频率，将信息素养培训分为常规性培训和集中性培训两条线。其中，常规性培训主要针对常规业务进行有计划的开展，集中性培训则是根据业务变化或技术更新不定期的开展。第二，要加强信息服务方面的培训，顺应医院财务档案利用多元化的趋势，提高基层管理人员的信息服务意识和用户意识，为财务档案利用开发打下良好的基础。

参考文献：

[1]赵兰珍.医院财务档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国煤炭工业医学杂志，2012

[2]邓胜华.大数据时代对医院财务档案管理发展的影响[J].中国管理信息化，2017

[3]林妙影.关于医院财务档案中存在的问题分析及对策[J].兰台世界，2013

（作者单位：海南省人民医院综合档案室）