新时期供电企业档案管理策略分析

吴少婵

摘 要：在供电企业全面深化改革的关键时期，档案管理也需与时俱进，提升档案管理成效，本文分析了供电企业档案管理现状，针对档案管理中存在的不足，探讨并提出了相应的管理策略。

关键词：供电企业档案;档案管理;管理策略

随着时代发展，供电企业步入全面深化改革的关键时期，供电企业档案真实记录了企业发展，成为其科学决策、科学管理的重要参考和依据。在供电企业档案管理中还面临管理“主体”错位、档案管理人员业务素质与企业发展要求不相适应、档案工作与企业变革不同步等问题。因此，本文对新时期供电企业档案管理策略进行了分析。

一、供电企业档案管理现状分析

1.档案意识不够强

在供电企业档案管理工作中，档案资料收集是一个非常重要的环节。通过收集让分散的资料集中化，让零碎的结构系统化，因而档案收集是否齐全决定档案利用的价值。但一些部门出于方便自己利用，将一些重复性批复文件留作自用，以备检查之需，但他们忽视了岗位变动、人员流动容易造成这些资料遗失的隐患，当需要时却找不到了。这些情况反映了供电企业中部分人的档案意识較为薄弱。

2.对档案认识存在偏差

供电企业档案存在很多门类，例如行政管理、经营管理、生产技术管理、人事劳资、财务审计、电力生产等，这些资料都应当归档，但有些企业把人事档案当成企业档案的“全部”，这种认识的“错位”造成企业大量有价值资料没有归档或归档的档案价值没有得到开发利用，对企业生产经营、自身发展带来不利影响。

3.档案基础设施落后

有些供电企业档案基础设施较为完善，库房面积、硬件配置达到了较高水准，但有的企业档案基础设施较为落后，甚至有的连独立的档案库房都没有，借用其他部门的房间存放档案资料，容易遗失档案。即使配备独立档案库房的供电企业，也可能因为库房不满足防火、防水、防盗等“八防”要求，影响档案资料的长期保存和安全性。

4.档案信息化建设滞后

目前，信息化已成为供电企业日常管理的基础条件，但在档案管理工作中信息技术应用依然较为滞后，原因在于档案管理信息化意识不强、档案管理信息化程度低、缺乏信息化技术人才等。虽然信息化管理已得到广泛应用，但有些档案工作者依然习惯传统纸质档案管理模式，没有意识到信息化管理的重要性。还有缺乏信息化技术人才、软硬件设施落后等因素，无法满足档案信息化建设的需要

5.档案队伍素质有待提高

有些档案工作人员为兼职人员，未经专业培训，对档案工作的重要性认识不足，缺乏档案管理所需的业务素质和专业技能。供电企业档案管理人员不但要掌握档案管理知识，还需要熟悉企业生产经营、工程技术等多方面的知识，在信息化背景下更需要熟练应用计算机技术，人员素质成为限制档案高水平管理的一个因素。

6.档案管理制度不健全、执行不到位

供电企业已建立了档案管理的各项规章制度，对于指导日常档案管理工作发挥了积极作用，但有些领域仍存在短板，例如，工程档案涉及多个单位，这些单位与供电企业没有行政隶属关系，要及时收集归档有一定难度，如何协调各单位关系，确保档案及时收集、收全是一个问题。还有些供电企业制定了“三纳入”、“四参加”等制度，但执行不到位，使制度流于形式。

二、新时期供电企业档案管理策略

1.树立大局意识，关注整体利益

企业档案的价值在于服务企业，有些部门及人员为了自己行事方便，置企业整体利益不顾，为此档案部门应发挥主导作用，对各部门的资料员进行档案全面收集重要性的宣传教育，坚持档案工作服务企业大局的原则，为企业整体利益着想。供电企业应将企业文化融入档案管理工作中，通过推行核心理念，使各部门了解企业档案的价值，从而理解档案收集、归档的重要性，自觉将手头有归档价值的资料及时归档。

2.纠正错误认识，全面收集档案

电力企业档案部门要成为企业凭证中心和信息中心，发挥企业信息资源库的作用，这样才能为企业成长和发展提供可靠的信息资源保障。为此，档案部门应与其他职能部门加强沟通，形成联动机制，使各部门协同一致，推动企业档案工作步入健康发展的轨道。在档案收集工作中，档案部门应为其他职能部门提供指导，制定收集、归档标准，让职能部门明确哪些资料要归档，哪些资料不具档案价值，这样职能部门就能充分配合档案部门工作。

3.重视设施建设，夯实档案基础

档案管理离不开档案基础设施的支撑，档案利用服务更离不开设施建设的支持，所以应严格按照档案管理标准要求，配置档案库房、密集架、档案盒等硬件设施，同时档案库房应满足防火、防水、防盗、防潮、防尘、防高温、防有害生物、防日光紫外线照射的“八防”要求。同时，档案库房与办公用房、技术用房、阅览室等房间分开设置。档案资源高效利用的基础是完善的信息化设施，所以基础设施建设要加强数字化、信息化设备配置，例如，存储设备、网络设备、服务器和数字化设备等。档案基础设施建设需要资金支持，供电企业应制定发展规划，有计划地更新设备和改善设施条件。

4.打破部门壁垒，实现资源共享

信息化给各行各业带来巨大变化，供电企业业务管理通过信息技术的应用极大地提高了工作效率，然而档案管理信息化并未与其信息化同步，其原因是多方面的，首要原因是对档案信息化存在误解，例如，很多人认为引进档案信息管理系统就是在推动企业档案信息化建设，其实档案信息管理系统充其量只是档案管理的一个辅助工具，拥有档案信息管理系统不能宽泛地代表企业档案管理实现了信息化，所以供电企业档案信息化建设要正确理解档案信息化，不仅要认识到档案信息化的重要性，关键是要转变传统档案管理观念，增强信息化意识。从提升企业核心竞争力的高度，制定发展规划、技术标准。立足改善档案信息化基础条件，还要建立档案信息化的安全保障体系，保证硬件设施安全，保障档案信息安全、网络安全。其次，通过信息化整合资源，实现档案信息在企业内部共享，打破各部门数据壁垒，使档案收集、归档更快捷，检索、利用更高效，使纸质档案与电子档案同步管理，从而让档案信息化成为提升企业工作效率、增强企业实力的桥梁和纽带。

5.加强队伍建设，提升专业素质

新时期对档案人员素质提出了更高要求，需要全面掌握档案管理技能和专项计算机应用知识才能较好地适应企业档案管理要求，因此供电企业必须加强档案队伍建设，提升档案人员整体素质。提升队伍素质的途径包括引进高水平复合型人才和强化档案人员的培训，对于企业需要的人才可通过招聘方式引进，对于普通档案管理人员素质的提升应当通过加强培训解决，主要是参加档案技能培训、在职深造，对兼职档案人员的培训可由专职档案人员进行一对一带教。

6.健全管理制度，强化监督机制

供电企业开展档案管理工作，要建立合理合法的制度准则，才有利于规范企业员工的工作。制定规章制度既要符合国家法律法规及相关政策，同时也要结合企业实际情况，这样才能最大限度地发挥制度的效用。制度要明确档案工作的职责、管理目标、工作标准、考核细则等内容，并将档案管理工作纳入企业日常管理工作中，明确分管领导，落实分级管理责任。其次，建立档案工作的标准规范，包括档案收集、分类、保管、查询、利用都需明确的依据，以确保档案资料的完整性。为了严格落实档案管理制度及标准，还必须加强档案工作的监督，通过监督检查发现问题，随即整改纠正，以提高档案管理规范性。

三、结束语

在供电企业档案管理存在着档案意识薄弱、对档案工作存在认识偏差、档案基础设施落后、档案信息化建设滞后、档案队伍素质不高、档案管理制度不健全及执行不到位等问题，因此供电企业亟需以新的思维方式，锐意创新，改进不足，这样才能开创档案管理工作新局面，为推动企业健康发展助力。

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（作者单位：广东电网有限责任公司清远清城供电局）